Quy Trình Gửi Hàng Quốc Tế: Hướng Dẫn Chi Tiết 5 Bước

Gửi hàng quốc tế không còn là chuyện xa lạ với người Việt. Kiều bào ở Mỹ, Úc muốn gửi quà về cho gia đình. Người trong nước cần gửi hàng cho con em du học. Các shop online nhỏ lẻ muốn mở rộng thị trường sang Nhật, Hàn, Canada.

Nhưng nhiều người vẫn lúng túng khi lần đầu gửi hàng quốc tế. Không biết chuẩn bị giấy tờ gì. Lo hàng bị mất, bị hỏng. Hay đơn giản là không biết bắt đầu từ đâu.

Năm 2025, quy định hải quan ở nhiều nước ngày càng chặt chẽ. Nhu cầu gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc tăng mạnh. Hiểu rõ quy trình gửi hàng quốc tế giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro và yên tâm hơn khi hàng của mình bay vạn dặm.

Bài viết này hướng dẫn chi tiết 5 bước trong quy trình gửi hàng quốc tế. Từ việc chuẩn bị thông tin, chọn dịch vụ, đóng gói, khai báo hải quan, theo dõi vận đơn cho đến khi hàng về tay người nhận. Sau khi đọc xong, bạn sẽ tự tin hơn khi muốn gửi hàng đi bất kỳ quốc gia nào.

Tín Phát Express hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế từ 2020. Chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm thực tế này để bạn có hành trình gửi hàng thuận lợi nhất.

Bước 1 – Tư Vấn Và Lựa Chọn Dịch Vụ Phù Hợp

Thông Tin Cần Chuẩn Bị Trước Khi Gửi Hàng

Chuẩn bị thông tin đầy đủ giúp bạn nhận báo giá chính xác và nhanh chóng. Thông tin càng chi tiết, bạn càng tránh được các chi phí phát sinh không mong muốn. Dưới đây là 7 thông tin quan trọng bạn cần có sẵn:

1. Loại hàng và đặc tính

Bạn gửi gì? Quần áo, thực phẩm khô, mỹ phẩm, hay đồ điện tử? Hàng có dễ vỡ không? Có chất lỏng không? Có pin hay nam châm không? Những đặc tính này ảnh hưởng trực tiếp đến cách đóng gói và phương thức vận chuyển.

2. Mục đích gửi hàng

Bạn gửi quà tặng cho người thân, hàng mẫu cho đối tác, hay hàng hóa kinh doanh? Mỗi mục đích có cách khai báo và yêu cầu giấy tờ khác nhau. Quà tặng thường đơn giản hơn hàng thương mại.

3. Kích thước và trọng lượng thực tế

Cân và đo hàng tại nhà trước khi liên hệ. Dùng cân điện tử để biết trọng lượng chính xác (tính bằng kilogram). Đo ba chiều thùng hàng: dài × rộng × cao (tính bằng centimet). Một số hãng vận chuyển tính phí theo trọng lượng quy đổi (volumetric weight), không chỉ trọng lượng thật.

4. Thông tin người gửi và người nhận

Cần đầy đủ họ tên, số điện thoại, email và địa chỉ chi tiết. Địa chỉ phải viết theo chuẩn quốc tế. Ví dụ: số nhà, tên đường, quận/huyện, thành phố, mã bưu chính (postal code), quốc gia. Số điện thoại nên có mã quốc gia (+84 cho Việt Nam, +1 cho Mỹ).

5. Giá trị hàng hóa

Đây là số tiền bạn khai báo với hải quan. Giá trị này quyết định mức thuế người nhận phải trả. Hãy khai đúng giá trị thực tế dựa trên hóa đơn mua hàng. Khai giá trị quá thấp có thể bị phạt. Khai quá cao thì thuế tăng.

6. Thời gian mong muốn

Bạn cần hàng đến trong 3-5 ngày hay có thể đợi 2-3 tuần? Nếu gấp, bạn sẽ chọn đường hàng không Express. Nếu không vội, đường biển sẽ rẻ hơn nhiều.

7. Yêu cầu bổ sung

Bạn có cần mua bảo hiểm cho hàng không? Có muốn dịch vụ đóng gói chuyên nghiệp? Có cần chụp ảnh hàng trước khi gửi? Những yêu cầu này giúp bạn yên tâm hơn, đặc biệt với hàng giá trị cao.

Khi bạn chuẩn bị đầy đủ các thông tin trên, đơn vị vận chuyển sẽ báo giá chính xác ngay. Bạn cũng dễ dàng so sánh giữa các phương thức để chọn phương án phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách.

So Sánh 3 Hình Thức Vận Chuyển Quốc Tế

Hiểu rõ sự khác biệt giữa các hình thức vận chuyển giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn. Không phải hình thức nào cũng phù hợp với mọi loại hàng. Chi phí và thời gian cũng chênh lệch đáng kể.

Khi nào nên chọn Express?

Bạn cần gửi tài liệu pháp lý gấp. Hàng có giá trị cao và cần đến tay người nhận trong vài ngày. Hoặc bạn gửi quà sinh nhật, kỷ niệm mà không muốn trễ hẹn. Express đảm bảo tốc độ nhưng bạn phải chấp nhận chi phí cao.

Khi nào nên chọn Economy?

Hàng của bạn không quá gấp. Bạn có thể chờ từ 1-2 tuần. Loại hàng như quần áo, giày dép, mỹ phẩm, thực phẩm khô. Economy giúp tiết kiệm đáng kể so với Express mà vẫn khá nhanh.

Khi nào bắt buộc nên chọn đường biển?

Bạn gửi hàng có khối lượng lớn, nặng trên 50kg. Hoặc hàng không gấp, giá trị thấp mà bạn muốn tiết kiệm tối đa chi phí. Ví dụ: gửi đồ dùng gia đình, sách vở nhiều, hoặc hàng cho cửa hàng nhập về.

Thông tin bạn đã chuẩn bị ở phần trước sẽ quyết định bạn chọn hình thức nào. Trọng lượng, kích thước, loại hàng, thời gian mong muốn đều ảnh hưởng đến lựa chọn cuối cùng.

Bước 2 – Nhận Hàng Và Đóng Gói Chuẩn Quốc Tế

Quy Trình Nhận Hàng Tại Tín Phát Express

Sau khi chọn dịch vụ phù hợp, bước tiếp theo là đưa hàng đến đơn vị vận chuyển. Tín Phát Express cung cấp 2 lựa chọn linh hoạt: nhân viên đến tận nơi lấy hàng (pickup) hoặc bạn mang hàng đến chi nhánh gần nhất.

Quy trình chung gồm 3 bước đơn giản:

Bước 1: Đặt lịch hoặc đăng ký

Bạn gọi điện hoặc nhắn tin qua hotline 1900 4642 để đặt lịch pickup. Hoặc mang hàng trực tiếp đến một trong ba chi nhánh: TP.HCM (42/45 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Tân Bình), Đà Nẵng (20 Lý Nhân Tông, Cẩm Lệ), Hà Nội (51 Ngõ 389 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy).

Bước 2: Nhân viên kiểm tra và tư vấn

Khi nhận hàng, nhân viên sẽ kiểm tra sơ bộ loại hàng. Họ hỏi thêm về nội dung, giá trị, địa chỉ người nhận. Nếu hàng thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế, bạn sẽ được thông báo ngay để tránh rủi ro sau này.

Bước 3: Tạo mã vận đơn

Sau khi kiểm tra, nhân viên nhập thông tin vào hệ thống và tạo mã vận đơn (tracking number). Bạn nhận được mã này để theo dõi hành trình hàng hóa. Thời gian làm việc linh hoạt, phù hợp với lịch trình của bạn.

Quy trình này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo hàng được kiểm tra kỹ ngay từ đầu.

Tiêu Chuẩn Đóng Gói Theo Từng Loại Hàng

Đóng gói đúng cách bảo vệ hàng hóa trong suốt hành trình vận chuyển. Đây cũng là điều kiện để được bồi thường nếu có sự cố. Nếu đóng gói không đạt chuẩn, đơn vị vận chuyển có quyền từ chối nhận hàng hoặc không chịu trách nhiệm khi hàng bị hư hỏng.

Ngoài ra, một số đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín hiện nay để đảm bảo hàng hóa của khách hàng thông quan nhanh chóng, họ sẵn sàng cung cấp dịch vụ đóng gói, xử lý hàng hóa chuyên nghiệp một cách miễn phí. Bạn có thể tận dụng dịch vụ này để vừa tiết kiệm vừa đảm bảo hàng hóa được an toàn. Hiện tại, Tín Phát Express cũng đang miễn phí dịch vụ đóng gói hàng hóa chuyên nghiệp cho khách hàng của mình. Áp dụng cho cả pickup tại nhà và khách hàng đến bưu cục.

1. Hàng dễ vỡ (thủy tinh, gốm sứ, điện tử)

Dùng thùng carton dày, chắc chắn. Bọc từng món bằng giấy bọc bong bóng (bubble wrap) ít nhất 2-3 lớp. Chèn khoảng trống bên trong thùng bằng xốp, giấy báo hoặc túi khí. Dán nhãn “FRAGILE – DỄ VỠ” ở nhiều mặt thùng. Tránh để hàng dễ vỡ va chạm trực tiếp với thành thùng.

2. Thực phẩm và mỹ phẩm

Đảm bảo bao bì kín, không rò rỉ. Nếu là chất lỏng, bọc thêm túi nilon và dùng băng dính cố định nắp chai. Ghi rõ hạn sử dụng và thành phần trên bên ngoài. Một số quốc gia yêu cầu nhãn thành phần bằng tiếng Anh. Tránh gửi thực phẩm tươi sống vì hầu hết quốc gia không cho phép.

3. Quần áo, giày dép

Gấp quần áo gọn gàng, đựng trong túi nilon hoặc túi zip để tránh bẩn và ẩm. Giày nên nhét giấy hoặc xốp bên trong để giữ form, sau đó bọc riêng từng đôi. Bạn có thể dùng thùng nhỏ hơn để tiết kiệm phí (vì phí tính theo cả trọng lượng và thể tích).

4. Tài liệu, giấy tờ

Dùng bao thư cứng hoặc túi nilon dày để chống nước và chống gập. Nếu gửi nhiều tờ, đặt chúng vào bìa cứng hoặc folder. Ghi rõ “DOCUMENTS – TÀI LIỆU” bên ngoài. Tài liệu quan trọng nên photo hoặc scan lưu trữ trước khi gửi.

Nhớ rằng đóng gói không đúng chuẩn có thể dẫn đến hàng bị hư hỏng mà không được bồi thường. Nếu bạn không tự tin, hãy yêu cầu dịch vụ đóng gói chuyên nghiệp từ đơn vị vận chuyển.

Bước 3 – Khai Báo Hải Quan Và Chuẩn Bị Chứng Từ

Giấy Tờ Bắt Buộc Cho Hàng Cá Nhân

Gửi hàng quốc tế không chỉ là bỏ hàng vào thùng rồi gửi đi. Bạn cần chuẩn bị giấy tờ để hàng của mình được thông quan hợp pháp. Dưới đây là 4 loại giấy tờ bắt buộc cho hàng cá nhân:

1. Shipping Label (nhãn vận chuyển)

Đây là nhãn dán trên thùng hàng, ghi rõ thông tin người gửi, người nhận, mã vận đơn. Đơn vị vận chuyển sẽ cung cấp cho bạn. Nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Thông tin phải viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng của nước đến.

2. Invoice (hóa đơn thương mại)

Hóa đơn liệt kê chi tiết hàng hóa bên trong: tên hàng, số lượng, giá trị từng món, tổng giá trị. Viết bằng tiếng Anh. Ghi rõ “Gift” (quà tặng) hoặc “Personal Use” (sử dụng cá nhân) nếu đúng như vậy. Hóa đơn này giúp hải quan biết bạn gửi gì và tính thuế (nếu có).

3. Packing List (danh sách đóng gói)

Giống Invoice nhưng chi tiết hơn về số lượng, kích thước, trọng lượng từng kiện hàng. Dùng cho những lô hàng lớn hoặc nhiều thùng. Với hàng cá nhân nhỏ, đôi khi Packing List và Invoice có thể gộp chung.

4. Giấy ủy quyền (nếu người khác gửi hộ)

Nếu bạn nhờ người khác mang hàng đến gửi, hãy viết giấy ủy quyền đơn giản. Ghi rõ: ai ủy quyền, ai được ủy quyền, nội dung hàng, ký tên. Điều này tránh hiểu lầm khi nhân viên hỏi thông tin.

Lưu bản scan hoặc chụp ảnh tất cả giấy tờ này. Nếu có vấn đề sau này, bạn có căn cứ để đối chiếu và giải quyết.

Giấy Tờ Bổ Sung Cho Hàng Thương Mại

Nếu bạn gửi hàng hóa kinh doanh (thương mại), yêu cầu giấy tờ phức tạp hơn nhiều so với hàng cá nhân. Dưới đây là các giấy tờ bổ sung thường gặp:

1. Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

Chứng minh giao dịch giữa người bán và người mua. Ghi rõ điều khoản, giá trị, điều kiện giao hàng.

2. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Chứng nhận hàng hóa được sản xuất ở quốc gia nào. Một số nước yêu cầu C/O để hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại.

3. Bill of Lading (B/L – vận đơn đường biển) hoặc Air Waybill (AWB – vận đơn đường hàng không)

Chứng từ vận tải chính thức, xác nhận hàng đã được chuyển cho hãng vận chuyển. B/L dùng cho đường biển, AWB dùng cho đường hàng không.

4. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Khai báo chi tiết hàng hóa theo mẫu của hải quan nước đến. Thường do đơn vị vận chuyển hoặc đại lý hải quan làm hộ.

5. Giấy phép đặc biệt (nếu cần)

Một số mặt hàng như thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng cần giấy phép nhập khẩu hoặc chứng nhận an toàn từ cơ quan chức năng nước đến.

Làm hải quan thương mại rất phức tạp. Nếu doanh nghiệp nhỏ chưa có kinh nghiệm, nên nhờ dịch vụ logistics hoặc đại lý hải quan trọn gói. Tín Phát Express hỗ trợ khai báo hải quan miễn phí cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

Nguyên Tắc Khai Báo Giá Trị Chính Xác

Khai báo giá trị hàng hóa là bước quan trọng nhất trong thủ tục hải quan. Giá trị này quyết định mức thuế nhập khẩu mà người nhận phải trả. Khai sai có thể gây hậu quả nghiêm trọng.

Vì sao phải khai đúng giá trị?

Thứ nhất, nếu khai giá trị quá thấp để trốn thuế, bạn có thể bị phạt nặng hoặc hàng bị tịch thu. Hải quan các nước đều có hệ thống giám sát giá. Họ so sánh giá khai báo với giá thị trường. Nếu chênh lệch quá lớn, họ sẽ yêu cầu kiểm tra kỹ.

Thứ hai, nếu khai giá trị quá cao, bạn phải nộp thuế nhiều hơn. Và khi có sự cố (mất hàng, hư hỏng), bảo hiểm chỉ bồi thường theo giá trị thực tế. Khai cao không có lợi.

Ví dụ minh họa:

Bạn gửi một chiếc áo khoác giá 1 triệu đồng (khoảng 40 USD). Bạn khai giá trị chỉ 10 USD để “tiết kiệm thuế”. Hải quan nghi ngờ, mở thùng kiểm tra và thấy áo mới, có hóa đơn 40 USD. Bạn sẽ bị phạt vì khai gian. Người nhận có thể phải nộp phạt trước khi nhận hàng.

Ngược lại, bạn khai áo khoác 100 USD trong khi giá thật chỉ 40 USD. Thuế nhập khẩu tăng gấp đôi. Nếu áo bị mất, bảo hiểm chỉ đền 40 USD (giá trị thực), không phải 100 USD.

Nguyên tắc chung:

Dùng giá trên hóa đơn mua hàng làm căn cứ. Nếu là quà tặng mà không có hóa đơn, ước tính giá trị hợp lý dựa trên giá thị trường. Nếu là hàng mẫu không bán, ghi “Sample – No Commercial Value” và khai giá trị thấp hợp lý (dưới 5-10 USD).

Luôn giữ hóa đơn gốc hoặc bản scan để chứng minh khi cần. Khai báo trung thực là cách tốt nhất để bảo vệ cả người gửi và người nhận.

Bước 4 – Vận Chuyển Quốc Tế Và Theo Dõi Hành Trình

Hành Trình Vận Chuyển Chi Tiết

Sau khi hàng rời khỏi Việt Nam, nó trải qua nhiều giai đoạn trước khi đến tay người nhận. Hiểu rõ hành trình giúp bạn không lo lắng khi thấy trạng thái tracking thay đổi.

Giai đoạn 1: Rời khỏi Việt Nam

Hàng được tập kết tại kho của đơn vị vận chuyển, sau đó chuyển đến sân bay hoặc cảng biển. Trạng thái tracking thường hiển thị: “Departed from origin” (đã rời điểm xuất phát) hoặc “In transit to destination country” (đang vận chuyển đến nước đích).

Giai đoạn 2: Bay hoặc đi biển

Nếu đi đường hàng không, hàng lên máy bay chuyển đến nước đích trong vài giờ đến vài ngày. Nếu đi đường biển, hàng lên tàu container và có thể mất 3-6 tuần tùy tuyến đường. Trạng thái: “On board” (đã lên phương tiện) hoặc “In transit” (đang vận chuyển).

Giai đoạn 3: Trung chuyển (nếu có)

Một số chuyến hàng phải dừng ở nước hoặc sân bay thứ ba để chuyển tiếp. Ví dụ: hàng từ Việt Nam đi Canada có thể transit qua Hàn Quốc hoặc Nhật Bản. Trạng thái: “Arrived at transit hub” (đã đến trung tâm trung chuyển).

Giai đoạn 4: Đến nước đích và thông quan

Hàng đến sân bay hoặc cảng của nước đích. Hải quan kiểm tra giấy tờ và hàng hóa. Trạng thái: “Arrived at destination country” (đã đến nước đích), “Customs clearance in progress” (đang làm thủ tục hải quan). Giai đoạn này có thể kéo dài từ vài giờ đến vài ngày, tùy mức độ kiểm tra.

Hiểu rõ các giai đoạn này giúp bạn bình tĩnh hơn khi tracking không cập nhật liên tục. Đôi khi hàng đang bay hoặc đi biển nên không có tín hiệu, tracking sẽ cập nhật lại khi hàng đến điểm tiếp theo.

Cách Tra Cứu Vận Đơn (Tracking) Hiệu Quả

Tracking (tra cứu vận đơn) giúp bạn biết hàng đang ở đâu và trạng thái hiện tại. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Truy cập website của đơn vị vận chuyển hoặc mở ứng dụng di động (nếu có). Tín Phát Express cung cấp tính năng tracking trên website.

Bước 2: Nhập mã vận đơn (tracking number) mà bạn nhận được khi gửi hàng. Mã này thường gồm chữ và số, dài 10-20 ký tự.

Bước 3: Nhấn “Tra cứu” hoặc “Track”. Hệ thống hiển thị danh sách các trạng thái theo thời gian.

Tần suất cập nhật trạng thái:

Trạng thái thường cập nhật mỗi khi hàng đến một điểm mới: kho tổng, sân bay, cảng, hải quan, kho nước đích, đang giao hàng. Không phải lúc nào cũng cập nhật liên tục. Đôi khi hàng đang trên máy bay hoặc tàu biển thì không có tín hiệu, bạn sẽ thấy trạng thái “đứng yên” vài ngày. Đừng lo, đó là bình thường.

Gợi ý:

Lưu mã tracking vào ghi chú điện thoại để dễ tra cứu. Chia sẻ mã tracking cho người nhận để họ cũng có thể theo dõi. Nếu thấy trạng thái lâu không đổi hoặc có thông báo lạ, hãy liên hệ hotline để được hỗ trợ.

Giải Pháp Khi Hàng Bị Delay

Hàng bị chậm là tình huống không ai muốn nhưng đôi khi xảy ra. Dưới đây là các nguyên nhân phổ biến và cách xử lý:

Nguyên nhân 1: Thời tiết xấu hoặc thiên tai

Bão, tuyết lớn, lũ lụt có thể làm đóng cửa sân bay, cảng biển. Hàng sẽ chậm đến khi tình hình ổn định. Bạn nên kiểm tra thông tin thời tiết tại nước đích và chờ đợi. Liên hệ hotline để biết dự kiến thời gian giao lại.

Nguyên nhân 2: Hải quan yêu cầu kiểm tra kỹ

Một số lô hàng bị hải quan chọn ngẫu nhiên để kiểm tra chi tiết. Họ có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc giải thích về hàng hóa. Bạn cần cung cấp thông tin nhanh chóng để hải quan giải phóng hàng.

Nguyên nhân 3: Địa chỉ sai hoặc không rõ ràng

Nếu địa chỉ người nhận sai hoặc thiếu mã bưu chính, nhân viên giao hàng không tìm được địa chỉ. Họ sẽ liên hệ qua số điện thoại. Hãy đảm bảo số điện thoại người nhận luôn bật máy.

Nguyên nhân 4: Mùa cao điểm (Tết, Black Friday, Giáng sinh)

Trong những dịp này, lượng hàng tăng đột biến. Hàng có thể chậm hơn 3-7 ngày so với bình thường. Đây là tình trạng chung của toàn ngành, không chỉ riêng một đơn vị.

Nguyên nhân 5: Sự cố vận chuyển (máy bay delay, tàu gặp bão)

Phương tiện vận chuyển gặp sự cố kỹ thuật hoặc thời tiết xấu. Hàng sẽ được chuyển sang chuyến tiếp theo. Thời gian chậm thêm vài ngày.

Cách xử lý:

• Kiểm tra tracking thường xuyên để nắm tình hình.
• Liên hệ hotline của đơn vị vận chuyển để biết nguyên nhân cụ thể.
• Nếu hải quan yêu cầu, cung cấp giấy tờ bổ sung ngay lập tức.
• Giữ liên lạc với người nhận để họ sẵn sàng nhận hàng khi hàng đến.

Nhớ rằng chậm vài ngày trong mùa cao điểm là bình thường. Điều đó không có nghĩa hàng bị mất. Hãy kiên nhẫn và tin tưởng vào quy trình.

Bảo Hiểm Hàng Hóa Trong Vận Chuyển

Bảo hiểm hàng hóa là lớp bảo vệ tài chính cho bạn khi xảy ra rủi ro. Dù đơn vị vận chuyển cố gắng bảo vệ hàng hóa, tai nạn vẫn có thể xảy ra: mất hàng, hỏng hàng, hoặc trộm cắp.

Lợi ích của việc mua bảo hiểm:

Bạn được đền bù theo giá trị khai báo nếu hàng bị mất hoàn toàn hoặc hư hỏng nghiêm trọng. Phí bảo hiểm thường dao động từ 15-20% giá trị hàng hóa, rẻ hơn nhiều so với việc mất trắng. Đặc biệt quan trọng với hàng giá trị cao như điện tử, trang sức, hoặc hàng dễ vỡ.

Phạm vi bảo hiểm:

Bảo hiểm thường bao gồm: mất hàng do tai nạn vận chuyển, hư hỏng do va chạm, rơi rớt, cháy nổ, hoặc trộm cắp. Không bao gồm: hàng cấm vận chuyển, hoặc giá trị khai báo sai.

Quy trình yêu cầu bồi thường:

Bước 1: Báo ngay cho đơn vị vận chuyển khi phát hiện hàng mất hoặc hỏng.

Bước 2: Cung cấp ảnh chụp, video (nếu có), hóa đơn mua hàng, giấy tờ khai báo.

Bước 3: Điền mẫu yêu cầu bồi thường.

Bước 4: Chờ đơn vị vận chuyển và công ty bảo hiểm xác minh. Thời gian xử lý thường 15-30 ngày.

Với hàng giá trị từ 5 triệu đồng (khoảng 200 USD) trở lên, bạn nên cân nhắc mua bảo hiểm. Chi phí nhỏ nhưng yên tâm rất lớn.

Bước 5 – Thông Quan Nhập Khẩu Và Giao Hàng Tận Nơi

Quy Trình Thông Quan Tại Nước Đến

Sau khi hàng đến nước đích, bước cuối cùng là thông quan nhập khẩu. Đây là thủ tục bắt buộc của hải quan nước đến. Quy trình gồm 4 bước chính:

Bước 1: Kiểm tra hồ sơ

Hải quan xem xét các giấy tờ: Invoice, Packing List, Shipping Label, giấy phép (nếu có). Họ so sánh thông tin khai báo với dữ liệu trong hệ thống. Nếu thiếu giấy tờ hoặc thông tin không khớp, họ sẽ yêu cầu bổ sung.

Bước 2: Kiểm tra vật lý (nếu cần)

Một số lô hàng được chọn ngẫu nhiên để mở thùng kiểm tra thực tế. Họ đối chiếu hàng hóa với khai báo. Nếu phát hiện hàng cấm hoặc khai sai, hàng có thể bị tịch thu hoặc phạt.

Bước 3: Tính thuế nhập khẩu

Dựa trên giá trị khai báo và loại hàng, hải quan tính thuế theo tỷ lệ quy định của nước đó. Thuế có thể từ 0% (hàng quà tặng dưới ngưỡng miễn thuế) đến 30-50% (hàng xa xỉ).

Bước 4: Giải phóng hàng

Sau khi nộp thuế (nếu có), hải quan cấp giấy thông quan. Hàng được chuyển cho đối tác giao hàng bản địa để giao tận nơi. Toàn bộ quy trình có thể mất từ vài giờ đến 3-5 ngày làm việc.

Vai trò của người nhận:

Người nhận có thể phải nộp thuế nhập khẩu trước khi nhận hàng. Nếu hải quan yêu cầu giấy tờ bổ sung, người nhận cần cung cấp nhanh chóng. Trong một số trường hợp, người nhận phải ra cơ quan hải quan để làm thủ tục nếu hàng có vấn đề.

Hạn Mức Miễn Thuế Theo Từng Quốc Gia

Mỗi quốc gia có ngưỡng miễn thuế riêng cho hàng quà tặng hoặc hàng cá nhân. Nếu giá trị hàng hóa dưới ngưỡng này, người nhận không phải nộp thuế. Vượt quá ngưỡng, phải nộp thuế theo quy định.

Cách hiểu:

“Tính thuế toàn phần” nghĩa là toàn bộ giá trị hàng hóa phải chịu thuế, không chỉ phần vượt. “Tính thuế phần vượt” nghĩa là chỉ phần vượt quá ngưỡng mới tính thuế.

Ví dụ: Bạn gửi hàng trị giá 200 USD đến Hàn Quốc. Ngưỡng miễn thuế là 150 USD. Bạn chỉ nộp thuế cho phần 50 USD vượt quá, không phải 200 USD.

Lưu ý:

Số liệu mang tính chất tham khảo. Ngưỡng miễn thuế có thể thay đổi theo chính sách mới. Nên kiểm tra thông tin mới nhất trên website hải quan nước đến hoặc hỏi đơn vị vận chuyển. Trao đổi trước với người nhận về khả năng phát sinh thuế để họ chuẩn bị tài chính.

Nhận Hàng Tại Nhà (Door-to-Door)

Sau khi thông quan xong, hàng được chuyển cho đối tác giao hàng bản địa. Họ sẽ giao tận nơi theo địa chỉ đã khai báo. Đây là khâu cuối cùng của hành trình.

Trải nghiệm người nhận:

Nhân viên giao hàng mang hàng đến, yêu cầu ký nhận. Người nhận nên kiểm tra vỏ thùng: có bị rách nát nặng không? Nếu thùng bị hư hỏng nghiêm trọng, có quyền từ chối nhận và yêu cầu kiểm tra ngay tại chỗ.

Sau khi ký nhận, hàng chính thức thuộc về người nhận. Nếu phát hiện hàng bị hỏng bên trong, phải báo ngay cho đơn vị vận chuyển trong vòng 24-48 giờ để được xử lý bồi thường (nếu có mua bảo hiểm).

Chốt lại hành trình:

Từ lúc bạn gửi hàng tại Việt Nam, hàng trải qua nhiều giai đoạn: nhận hàng, đóng gói, làm giấy tờ, bay hoặc đi biển, thông quan, giao tận nơi. Cuối cùng, người thân nhận được hàng an toàn. Đó là kết quả của cả một quy trình phức tạp nhưng được tối ưu hóa để mang lại trải nghiệm tốt nhất.

Danh Mục Hàng Hóa Được Phép Và Cấm Vận Chuyển

Hàng Hóa Được Phép Gửi Phổ Biến

Hầu hết hàng hóa dùng trong đời sống hàng ngày đều được phép gửi đi quốc tế. Dưới đây là 6 nhóm hàng thông dụng bạn có thể gửi:

1. Quần áo, giày dép, phụ kiện thời trang

Đây là nhóm hàng phổ biến nhất. Hầu hết quốc gia đều cho phép nhập khẩu. Lưu ý: số lượng lớn có thể bị nghi ngờ là hàng thương mại và phải nộp thuế cao hơn. Nên gửi theo lô nhỏ nếu là quà tặng.

2. Thực phẩm khô (bánh kẹo, hạt, mì gói)

Thực phẩm đóng gói kín, không cần bảo quản lạnh. Tránh gửi thực phẩm tươi sống, thịt, hải sản vì hầu hết quốc gia cấm. Ghi rõ thành phần bằng tiếng Anh và hạn sử dụng.

3. Mỹ phẩm, chăm sóc cá nhân (không chứa cồn cao)

Kem dưỡng, sữa rửa mặt, dầu gội được phép. Nước hoa chứa cồn cao có thể bị hạn chế. Đảm bảo đóng kín, không rò rỉ.

4. Sách, tài liệu, văn phòng phẩm

Không có hạn chế đặc biệt. Chỉ cần đóng gói cẩn thận để tránh ướt, gập.

5. Đồ chơi trẻ em (không chứa pin lithium)

Búp bê, xe mô hình, đồ chơi nhựa được phép. Đồ chơi có pin lithium cần khai báo đặc biệt và có thể bị từ chối vận chuyển đường hàng không.

6. Đồ điện tử nhỏ (tai nghe, chuột máy tính, bàn phím)

Các thiết bị điện tử nhỏ thường được phép. Tuy nhiên, nếu có pin lithium tích hợp, phải khai báo.

Lưu ý chung:

Quy định của mỗi nước khác nhau. Một số nước cấm nhập thực phẩm thịt, sữa. Một số nước hạn chế mỹ phẩm chứa một số thành phần. Trước khi gửi, hãy kiểm tra quy định cụ thể của nước đến hoặc hỏi đơn vị vận chuyển.

Hàng Cấm Vận Chuyển Tuyệt Đối

Một số loại hàng bị cấm hoàn toàn không được gửi đi quốc tế. Nếu vi phạm, bạn có thể bị phạt nặng, hàng bị tịch thu, và trong một số trường hợp có thể bị xử lý hình sự.

• Vũ khí, đạn dược, chất nổ: Súng, dao găm, lựu đạn, pháo hoa. Bất kỳ vật phẩm nào có thể gây nguy hiểm đến an ninh hàng không hoặc hàng hải.
• Ma túy và các chất kích thích: Heroin, cocaine, cần sa, thuốc lắc. Dù ở một số nước hợp pháp, việc vận chuyển qua biên giới vẫn là vi phạm pháp luật quốc tế.
• Tiền mặt lớn: Hầu hết quốc gia cấm gửi tiền mặt qua đường bưu điện quốc tế. Nếu cần chuyển tiền, dùng dịch vụ ngân hàng hoặc chuyển tiền trực tuyến.
• Hàng giả, hàng nhái: Túi xách, giày dép, đồng hồ nhái thương hiệu. Hải quan có quyền tịch thu và phạt người gửi.
• Động vật sống, mẫu vật sinh học: Chó, mèo, chim, côn trùng. Các mẫu máu, mô, vi khuẩn cần giấy phép đặc biệt và phải gửi qua kênh chuyên dụng.
• Đồ cổ quý hiếm, di sản văn hóa: Tranh cổ, tượng Phật cổ, gốm sứ quý. Nhiều nước cấm xuất khẩu di sản văn hóa không có giấy phép.

Hậu quả khi vi phạm:

Hàng bị tịch thu hoàn toàn, không được hoàn tiền. Bị phạt hành chính, có thể lên đến hàng trăm triệu đồng. Trong trường hợp nghiêm trọng (ma túy, vũ khí), có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Có thể bị cấm nhập cảnh vào nước đó trong tương lai.

Nếu bạn không chắc một loại hàng có bị cấm hay không, hãy hỏi đơn vị vận chuyển trước khi gửi.

Hàng Hạn Chế Cần Điều Kiện

Một số loại hàng không bị cấm hoàn toàn nhưng cần điều kiện đặc biệt để được vận chuyển. Dưới đây là các nhóm hàng hạn chế phổ biến:

1. Pin lithium (trong điện thoại, laptop, máy ảnh)

Pin lithium có nguy cơ cháy nổ trên máy bay. Phải khai báo rõ. Một số hãng vận chuyển từ chối hoàn toàn. Một số chấp nhận nhưng yêu cầu đóng gói đặc biệt (cách điện, bọc bảo vệ). Số lượng pin bị giới hạn.

2. Mỹ phẩm, nước hoa (chứa cồn)

Nước hoa chứa cồn từ 24% trở lên bị coi là hàng nguy hiểm. Phải khai báo. Thể tích mỗi chai không quá 500ml. Tổng thể tích không quá 2 lít. Đóng gói kín, chống tràn.

3. Thuốc đông y, thực phẩm chức năng

Cần có hóa đơn, giấy chứng nhận an toàn (nếu có). Một số nước yêu cầu nhãn thành phần bằng tiếng Anh. Số lượng phải phù hợp với mục đích cá nhân (không quá 3-6 tháng dùng).

4. Thực phẩm tươi sống (trái cây, thịt, hải sản)

Hầu hết quốc gia cấm. Một số nước cho phép nhưng cần giấy phép kiểm dịch từ cơ quan thú y hoặc nông nghiệp. Rất khó xin và tốn kém. Không khuyến khích gửi loại hàng này.

5. Hóa chất, sơn, keo dán

Bị coi là hàng nguy hiểm. Cần giấy chứng nhận an toàn (MSDS – Material Safety Data Sheet). Phải đóng gói theo tiêu chuẩn vận chuyển hàng nguy hiểm.

Cách xử lý:

Nếu bạn muốn gửi hàng hạn chế, liên hệ trước với đơn vị vận chuyển. Họ sẽ kiểm tra cụ thể từng case và yêu cầu giấy tờ kèm theo. Đừng tự ý gửi rồi mới khai báo, dễ bị từ chối hoặc phạt.

7 Lưu Ý Quan Trọng Tránh Mất Tiền Oan

1. Tối ưu cách đóng gói để tiết kiệm phí

Phí vận chuyển quốc tế tính theo cả trọng lượng và thể tích. Nếu bạn đóng thùng quá to, dù hàng nhẹ nhưng phí vẫn cao do trọng lượng quy đổi. Ví dụ: một thùng áo quần 5kg nhưng chiếm thể tích bằng thùng 15kg, bạn sẽ bị tính phí như 15kg. Hãy gấp quần áo gọn, dùng thùng vừa đủ, chèn xốp chỉ đủ bảo vệ hàng. Có thể tiết kiệm 20-30% chi phí.

2. Gom hàng một lần thay vì gửi lẻ nhiều lần

Gửi 3 thùng nhỏ riêng lẻ luôn đắt hơn gom thành 1 thùng lớn. Chi phí xử lý cơ bản cho mỗi lần gửi là cố định. Nếu bạn có nhiều đồ cần gửi, hãy gom lại rồi gửi một lần.

3. Chọn thời điểm gửi tránh mùa cao điểm

Tết Nguyên Đán, Black Friday, Giáng sinh là mùa cao điểm. Phí vận chuyển có thể tăng 10-20%. Thời gian giao hàng kéo dài. Nếu không gấp, hãy gửi vào tháng 2-4 hoặc tháng 8-10 khi ít hàng hơn. Bạn vừa tiết kiệm tiền, vừa nhận hàng nhanh hơn.

4. Kiểm tra kỹ địa chỉ và số điện thoại

Sai địa chỉ hoặc số điện thoại khiến hàng không giao được. Bạn phải trả thêm phí lưu kho, phí chuyển địa chỉ, hoặc phí hoàn hàng về Việt Nam. Chi phí này có thể bằng chính phí gửi hàng. Luôn xác nhận lại địa chỉ với người nhận trước khi gửi. Ghi rõ mã bưu chính (postal code) vì nhiều nước bắt buộc phải có.

5. Khai giá trị trung thực, không khai gian

Khai giá trị quá thấp để trốn thuế là rủi ro lớn. Hải quan phát hiện, bạn bị phạt gấp nhiều lần giá trị hàng. Hàng có thể bị tịch thu. Và nếu hàng bị mất, bảo hiểm chỉ đền theo giá trị khai báo. Khai 10 USD mà hàng thật 100 USD, mất rồi chỉ đền 10 USD. Đừng ham tiết kiệm vài đô thuế mà mất cả gốc lẫn lãi.

6. Chụp ảnh hoặc quay video trước khi gửi

Chụp ảnh hàng hóa, bên trong thùng, cách đóng gói. Quay video ngắn khi đang đóng thùng. Nếu sau này có tranh chấp (hàng hỏng, thiếu), bạn có bằng chứng. Đây là căn cứ quan trọng khi yêu cầu bồi thường. Nhiều trường hợp không có ảnh, công ty bảo hiểm từ chối đền.

7. Mua bảo hiểm cho hàng giá trị cao

Ngưỡng “giá trị cao” là từ 5 triệu đồng trở lên. Phí bảo hiểm chỉ khoảng 10-15% giá trị hàng. Nếu hàng bị mất hoặc hỏng, bạn được đền đủ.

Có Nên Gửi Hàng Giá Trị Cao Qua Đường Quốc Tế Không?

Nhiều người lo lắng khi gửi hàng giá trị cao có an toàn không?

NÊN gửi khi:

• Bạn có hóa đơn mua hàng chính thức để chứng minh giá trị và nguồn gốc hợp pháp.
• Bạn mua bảo hiểm hàng hóa. Điều này bảo vệ bạn nếu có sự cố.
• Giá trị hàng trong ngưỡng cho phép (thường dưới 5.000-10.000 USD tùy nước). Quá giá trị này, thủ tục hải quan rất phức tạp.
• Bạn sử dụng dịch vụ vận chuyển uy tín, có bảo hiểm và cam kết bồi thường rõ ràng.
• Bạn đóng gói cẩn thận, chụp ảnh, quay video trước khi gửi làm bằng chứng.

KHÔNG NÊN gửi khi:

• Hàng không có hóa đơn, không chứng minh được nguồn gốc. Hải quan có thể nghi ngờ hàng giả hoặc hàng lậu.
• Bạn không mua bảo hiểm. Rủi ro mất trắng rất cao.
• Hàng có giá trị quá lớn (trên 10.000 USD). Tốt hơn nên tìm dịch vụ vận chuyển chuyên dụng hoặc thuê dịch vụ hộ tống.
• Bạn không tin tưởng đơn vị vận chuyển. Hãy chọn đơn vị có uy tín, đã hoạt động lâu năm.

Ranh giới rủi ro:

Gửi hàng giá trị cao luôn có rủi ro. Nhưng với các biện pháp bảo vệ đúng đắn, rủi ro giảm xuống rất thấp. Hầu hết các vụ mất hàng xảy ra do đóng gói kém, không mua bảo hiểm, hoặc chọn nhà vận chuyển không uy tín. Nếu bạn làm đúng quy trình, việc gửi hàng giá trị cao là hoàn toàn khả thi.

Liên Hệ Tín Phát Express Để Được Tư Vấn Miễn Phí

Sau khi đọc hết 5 bước trong quy trình gửi hàng quốc tế, bạn đã có cái nhìn tổng quan về cách thức hoạt động. Nhưng mỗi trường hợp cụ thể có thể có những yêu cầu riêng. Đó là lúc bạn cần một đơn vị đồng hành uy tín.

Tín Phát Express hoạt động trong lĩnh vực chuyển phát nhanh và logistics quốc tế từ năm 2020. Chúng tôi cung cấp dịch vụ gửi hàng đi Mỹ, Úc, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan, Malaysia, Đài Loan và nhiều quốc gia khác. Với kinh nghiệm thực tế, chúng tôi hiểu rõ những khó khăn mà khách hàng gặp phải.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 1900 4642 (hỗ trợ từ 8h-20h hàng ngày)
• Email: tinphatquocte.com@gmail.com
• Chi nhánh 1: 42/45 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM
• Chi nhánh 2: 20 Lý Nhân Tông, Cẩm Lệ, TP.Đà Nẵng
• Chi nhánh 3: 51 Ngõ 389 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

Quy trình làm việc đơn giản 3 bước:

Bước 1: Liên hệ tư vấn

Gọi điện hoặc nhắn tin qua hotline. Cung cấp thông tin về loại hàng, trọng lượng, địa chỉ người nhận. Nhân viên sẽ tư vấn phương thức phù hợp và báo giá chi tiết.

Bước 2: Gửi hàng

Bạn có thể mang hàng đến chi nhánh hoặc đặt lịch để nhân viên đến tận nơi lấy hàng. Chúng tôi hỗ trợ đóng gói, khai báo hải quan, và tạo mã tracking.

Bước 3: Theo dõi và nhận hàng

Bạn nhận mã tracking để theo dõi hành trình hàng hóa. Đội ngũ chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng hỗ trợ nếu có bất kỳ thắc mắc nào. Hàng được giao tận tay người nhận an toàn.

Quy trình gửi hàng quốc tế không còn phức tạp khi bạn hiểu rõ từng bước. Từ việc chuẩn bị thông tin, chọn dịch vụ, đóng gói, khai báo hải quan, theo dõi vận đơn đến khi hàng về tay người thân. Mỗi bước đều quan trọng và cần sự cẩn thận.

Hãy liên hệ Tín Phát Express ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi đồng hành cùng bạn trên mọi hành trình gửi hàng quốc tế.