Phí gửi hàng đi Mỹ qua bưu điện – Cách tính và các yếu tố ảnh hưởng

Trong 2 tháng đầu năm 2025, kim ngạch xuất khẩu sang Mỹ đạt 19,56 tỷ USD, tăng 16,5% so với cùng kỳ năm trước, theo Hải Quan Online. Trong bối cảnh kiều bào Việt tại Mỹ đạt hơn 2,2 triệu người và làn sóng du học sinh ngày càng lớn, nhu cầu gửi đặc sản, quà tặng và hàng hóa kinh doanh trở nên thiết yếu.

Tuy nhiên, nhiều người gửi hàng vẫn bị “sốc” khi nhận hóa đơn cuối cùng với các khoản phí phát sinh không lường trước. Nguyên nhân chính đến từ việc không nắm rõ cơ chế tính phí, nhất là khi các quy định về thuế và phụ phí liên tục thay đổi trong năm nay.

Bài viết này sẽ giải mã chi tiết cách tính phí gửi hàng đi Mỹ qua bưu điện năm 2025, từ công thức cơ bản đến 5 khoản phí “ẩn” thường bị bỏ qua. Chúng tôi cũng cung cấp bảng giá cập nhật mới nhất và chiến lược tối ưu chi phí giúp bạn tiết kiệm đến 30% chi phí gửi hàng.

Hãy cùng khám phá để không còn bất ngờ với hóa đơn phát sinh khi gửi hàng sang Mỹ!

Cách Tính Phí Gửi Hàng Đi Mỹ Qua Bưu Điện

Công Thức Tính Cước Chuẩn

Khi gửi hàng đi Mỹ, hầu hết mọi người chỉ chú ý đến trọng lượng thực tế của kiện hàng. Tuy nhiên, trong ngành logistics quốc tế, trọng lượng tính cước thường dựa trên công thức “trọng lượng thể tích” (volumetric weight), đặc biệt với những kiện hàng nhẹ nhưng cồng kềnh.

Công thức tính trọng lượng thể tích chuẩn được áp dụng tại Việt Nam:

Trọng lượng thể tích (kg) = (Dài × Rộng × Cao) / 5000

Trong đó, các kích thước được tính bằng centimeter (cm).

Nguyên tắc áp dụng cước phí:

• Nếu trọng lượng thực > trọng lượng thể tích: Tính theo trọng lượng thực
• Nếu trọng lượng thể tích > trọng lượng thực: Tính theo trọng lượng thể tích

Hãy xem hai ví dụ minh họa sau:

Ví dụ 1: Hộp quà tặng nặng 2kg, kích thước 20×20×20cm

• Trọng lượng thể tích = (20×20×20)/5000 = 1,6kg
• Trọng lượng thực = 2kg
• → Cước phí sẽ tính theo 2kg (vì lớn hơn 1,6kg)

Ví dụ 2: Thùng đồ cá nhân nặng 2kg, kích thước 30×30×30cm

• Trọng lượng thể tích = (30×30×30)/5000 = 5,4kg
• Trọng lượng thực = 2kg
• → Cước phí sẽ tính theo 5,4kg (vì lớn hơn 2kg)

Sự chênh lệch chi phí giữa hai trường hợp này rất đáng kể. Theo biểu phí hiện tại của VNPost, gửi chuyển phát nhanh EMS:

• Trường hợp 1 (2kg): 1.520.000 VNĐ
• Trường hợp 2 (5,4kg): 2.670.000 VNĐ

Như vậy, chỉ với cùng trọng lượng thực, nhưng khác kích thước, chi phí đã tăng thêm 1.150.000 VNĐ (76%). Đây là lý do nhiều người bất ngờ khi nhận hóa đơn cuối cùng.

Lưu ý: Một số đơn vị vận chuyển quốc tế như DHL và FedEx sử dụng hệ số chia 6000 thay vì 5000, khiến trọng lượng thể tính thấp hơn. Việc nắm rõ công thức của từng đơn vị vận chuyển sẽ giúp bạn so sánh chính xác giữa các đơn vị.

Bảng Giá Tham Khảo 2025

Dưới đây là bảng giá tham khảo năm 2025 cho dịch vụ gửi hàng đi Mỹ qua các kênh bưu điện phổ biến tại Việt Nam (đơn vị: VNĐ):

5 Yếu Tố “Ẩn” Làm Tăng Chi Phí

Phụ Phí Nhiên Liệu & Thuế

Khi nhận báo giá ban đầu, nhiều người thường chỉ nhìn vào chi phí cơ bản mà không lưu ý đến các khoản phụ phí nhiên liệu và thuế nhập khẩu – những yếu tố có thể làm tăng đáng kể tổng chi phí.

Phụ phí nhiên liệu (FSC – Fuel Surcharge)

Theo cập nhật mới nhất của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) năm 2025, phụ phí nhiên liệu hiện chiếm 12,5% tổng chi phí vận chuyển, tăng 2% so với năm 2024. Phụ phí này biến động hàng tháng theo giá dầu Jet A-1 toàn cầu.

Cách tính FSC:

• FSC = Chi phí vận chuyển cơ bản × Tỷ lệ FSC

Ví dụ: Gửi hàng 5kg với giá cơ bản 2.550.000 VNĐ

• FSC = 2.550.000 × 12,5% = 318.750 VNĐ

Thuế nhập khẩu Mỹ

Khi gửi hàng sang Mỹ, người nhận thường phải chịu thuế nhập khẩu nếu giá trị hàng hóa vượt quá ngưỡng miễn thuế ($800 cho quà tặng cá nhân và $2.500 cho hàng thương mại).

Công thức tính thuế cơ bản:

• Thuế nhập khẩu = (Giá trị hàng hóa + Cước vận chuyển) × Thuế suất

Thuế suất dao động từ 5-10% tùy theo loại hàng hóa, theo quy định mới nhất của Hải quan Mỹ.

Case study: Gửi đồ cá nhân trị giá 10 triệu VNĐ sang Chicago

• Chi phí vận chuyển cơ bản: 2.550.000 VNĐ (5kg)
• Phụ phí nhiên liệu: 318.750 VNĐ
• Cơ sở tính thuế: 10.000.000 + 2.550.000 = 12.550.000 VNĐ
• Thuế nhập khẩu (giả sử 7%): 878.500 VNĐ

Tổng chi phí thực: 2.550.000 + 318.750 + 878.500 = 3.747.250 VNĐ (tăng 47% so với giá cơ bản)

Theo quy định mới năm 2025, Hải quan Mỹ đã thắt chặt kiểm soát đối với hàng gửi từ Đông Nam Á, khiến tỷ lệ kiểm tra và áp thuế tăng cao. Vì vậy, việc khai báo chính xác giá trị hàng hóa và phân loại đúng mục đích sử dụng (quà tặng hay thương mại) trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Chi Phí Đóng Gói Đặc Biệt

Với một số mặt hàng dễ vỡ hoặc có giá trị cao, chi phí đóng gói đặc biệt có thể làm tăng đáng kể tổng chi phí gửi hàng. Theo quy chuẩn quốc tế của Hiệp hội Kiểm tra và Vận chuyển (ISTA), hàng hóa dễ vỡ cần được đóng gói theo tiêu chuẩn 3A để đảm bảo an toàn khi vận chuyển đường dài.

Quy trình đóng gói đạt chuẩn ISTA 3A:

1. Lớp bảo vệ đầu tiên: Bọc từng sản phẩm bằng xốp hơi chống sốc hoặc giấy bọt khí (khoảng 50.000-70.000 VNĐ/m²)
2. Lớp đệm thứ hai: Chèn vật liệu hấp thụ lực (như bọt biển đặc biệt) ở các góc và xung quanh sản phẩm (100.000-150.000 VNĐ/kiện)
3. Thùng chính: Sử dụng thùng carton 5 lớp hoặc thùng gỗ với lớp lót chống ẩm (200.000-500.000 VNĐ tùy kích thước)
4. Dấu hiệu cảnh báo: Dán nhãn “Fragile” và “This Side Up” theo quy định quốc tế (15.000-20.000 VNĐ)
5. Niêm phong: Sử dụng băng keo đặc biệt có khả năng chống nước và hiển thị dấu hiệu nếu bị tác động (30.000-50.000 VNĐ/cuộn)

Ví dụ chi phí đóng gói đặc biệt:

Gửi bộ ấm chén sứ Bát Tràng (1,5kg) sang New York:

• Chi phí đóng gói chuẩn ISTA 3A: 350.000 VNĐ
• Chi phí vận chuyển (cơ bản): 1.250.000 VNĐ
• Tỷ lệ chi phí đóng gói/vận chuyển: 28%

Đáng chú ý, nhiều đơn vị vận chuyển quốc tế không chấp nhận bảo hiểm cho hàng dễ vỡ nếu không được đóng gói theo tiêu chuẩn. Vì vậy, dù chi phí đóng gói đặc biệt có thể tăng thêm 20-30% tổng chi phí, đây vẫn là khoản đầu tư cần thiết để đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận an toàn.

Phí Xử Lý Hải Quan (Handling Fee)

Phí xử lý hải quan (Handling Fee) là một trong những khoản phí “ngầm” làm tăng đáng kể chi phí gửi hàng đi Mỹ nhưng thường bị bỏ qua khi tham khảo báo giá ban đầu.

Theo quy định của Liên minh Bưu chính Thế giới (UPU), Handling Fee bao gồm các chi phí liên quan đến việc xử lý hàng hóa tại cửa khẩu, bao gồm:

• Chi phí làm thủ tục khai báo hải quan
• Chi phí kiểm tra, soi chiếu an ninh
• Chi phí lưu kho tạm thời
• Chi phí xử lý giấy tờ và chứng từ

Tại Việt Nam, phí này thường được tính bằng một trong hai cách:

1. Tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng hóa: 3-5% giá trị hàng, tối thiểu 200.000 VNĐ
2. Mức phí cố định theo khối lượng: 150.000-350.000 VNĐ tùy trọng lượng

Ví dụ cụ thể:

Gửi 10kg thiết bị điện tử trị giá 15 triệu VNĐ đi Boston:

• Phí vận chuyển cơ bản: 4.380.000 VNĐ
• Phí xử lý hải quan (5% giá trị hàng): 750.000 VNĐ
• Tổng chi phí: 5.130.000 VNĐ (tăng 17% so với giá ban đầu)

Cảnh báo quan trọng: Nhiều đơn vị vận chuyển thường “ẩn” khoản phí này trong hợp đồng dưới các tên gọi khác nhau như “phí dịch vụ đặc biệt”, “phí hỗ trợ thông quan” hoặc “phí xử lý đặc biệt”. Vì vậy, khi nhận báo giá, hãy đặt câu hỏi rõ ràng:

“Báo giá này đã bao gồm phí xử lý hải quan (Handling Fee) chưa?”

Phụ Phí Vùng Sâu Vùng Xa (Remote Area Surcharge)

Nhiều người gửi hàng không biết rằng địa chỉ nhận hàng tại Mỹ có thể làm tăng chi phí đáng kể thông qua “Phụ phí vùng sâu vùng xa” (Remote Area Surcharge – RAS). Đây là khoản phí bổ sung áp dụng khi gửi hàng đến các địa điểm xa trung tâm, khó tiếp cận hoặc mật độ dân cư thấp.

Tại Mỹ, phụ phí này thường áp dụng cho:

• Bang Alaska và Hawaii: Toàn bộ lãnh thổ
• Vùng núi và nông thôn: Montana, Wyoming, Dakota, Idaho
• Đảo xa: Puerto Rico, Guam, U.S. Virgin Islands
• Vùng mã ZIP đặc biệt: Các mã ZIP có 3 chữ số đầu là 790-799, 850-853, 859-860…

Cơ chế tính phí RAS năm 2025:

• Mức phí theo kg: 47.000 VNĐ/kg
• Phí tối thiểu: 705.000 VNĐ/kiện hàng
• Áp dụng: Cộng thêm vào cước phí gốc

Case study: So sánh phí gửi hàng đến các địa điểm khác nhau

Gửi thùng quà 5kg từ TP.HCM:

• Đến Los Angeles (California): 2.550.000 VNĐ
• Đến Juneau (Alaska): 2.550.000 + (5 × 47.000) = 2.785.000 VNĐ (+9,2%)
• Đến Barrow (Alaska): 2.550.000 + 705.000 = 3.255.000 VNĐ (+27,6%)

Bản đồ vùng phụ phí tại Mỹ:

Các vùng có phụ phí cao nhất (đỏ đậm) tập trung tại:

• Miền Bắc Alaska
• Tây Bắc Montana
• Tây Wyoming
• Trung tâm Nevada

Mẹo tránh phí RAS:

1. Chuyển đến trung tâm thu gom: Gửi hàng đến địa chỉ tại các thành phố lớn rồi sử dụng dịch vụ chuyển phát nội địa (tiết kiệm 15-25%)
2. Gom đơn hàng: Kết hợp nhiều kiện nhỏ thành một kiện lớn để giảm phí tối thiểu (hiệu quả khi gửi nhiều gói nhỏ)
3. Sử dụng dịch vụ trung chuyển: Một số dịch vụ logistics chuyên biệt cung cấp giải pháp “hub-and-spoke” giúp tối ưu chi phí đến vùng xa

Phí Bảo Hiểm “Tự Động” Không Mong Muốn

Một trong những khoản phí “ẩn” khiến nhiều người bất ngờ khi nhận hóa đơn cuối cùng là phí bảo hiểm hàng hóa “tự động” (Automatic Insurance). Đây là khoản phí mà nhiều đơn vị vận chuyển mặc định áp dụng mà không thông báo rõ ràng cho người gửi.

Cơ chế “mặc định” của phí bảo hiểm:

Nhiều đơn vị vận chuyển quốc tế tự động áp dụng bảo hiểm cho tất cả các lô hàng với mức phí phổ biến từ 1-3% tổng giá trị khai báo. Mức phí này được cộng thẳng vào hóa đơn cuối cùng mà không cần xác nhận từ người gửi.

Ví dụ minh họa:

Gửi laptop và đồ điện tử trị giá 50 triệu VNĐ đi California:

• Phí vận chuyển cơ bản (3kg): 1.980.000 VNĐ
• Phí bảo hiểm “tự động” (3%): 1.500.000 VNĐ
• Tổng chi phí: 3.480.000 VNĐ (tăng 76%)

So sánh chi phí bảo hiểm giữa các đơn vị:

Lưu ý quan trọng: Theo quy định mới nhất của Liên minh Bưu chính Thế giới (UPU), các đơn vị vận chuyển phải thông báo rõ ràng về phí bảo hiểm và cung cấp tùy chọn từ chối. Tuy nhiên, thực tế nhiều đơn vị vẫn “núp bóng” dưới các điều khoản và điều kiện phức tạp trong hợp đồng.

Giải pháp tránh phí không mong muốn:

1. Yêu cầu bỏ bảo hiểm: Nếu không cần thiết, hãy yêu cầu rõ ràng bằng văn bản việc không sử dụng dịch vụ bảo hiểm
2. Ký xác nhận: Yêu cầu giấy xác nhận từ chối bảo hiểm và giữ lại để tránh tranh chấp
3. Kiểm tra hóa đơn: Trước khi thanh toán, hãy kiểm tra kỹ các khoản phí trên hóa đơn
4. Sử dụng bảo hiểm bên thứ ba: Nhiều công ty bảo hiểm độc lập cung cấp dịch vụ bảo hiểm hàng hóa quốc tế với mức phí thấp hơn 30-40% so với bảo hiểm của đơn vị vận chuyển

Tối Ưu Chi Phí Gửi Hàng Đi Mỹ Hiệu Quả

Sau khi hiểu rõ về cách tính phí và các yếu tố ẩn làm tăng chi phí, hãy áp dụng những chiến lược sau để tối ưu chi phí gửi hàng đi Mỹ trong năm 2025:

1. Đo lường và cân nhắc kỹ kích thước kiện hàng: Sử dụng thùng vừa vặn, tránh không gian trống không cần thiết để giảm trọng lượng thể tích.
2. Phân chia hàng hóa hợp lý: Với các kiện hàng lớn, xem xét việc chia thành nhiều kiện nhỏ để tối ưu công thức tính cước.
3. Sử dụng dịch vụ trung chuyển: Các dịch vụ như Tín Phát Express cung cấp giải pháp trung chuyển giúp giảm đến 30% chi phí so với gửi trực tiếp.
4. Lựa chọn thời điểm gửi hàng thông minh: Tránh các dịp cao điểm như Tết, Black Friday hay Giáng sinh khi phụ phí thường tăng cao.
5. Tận dụng ưu đãi theo khối lượng: Nhiều đơn vị cung cấp mức giá ưu đãi cho khách hàng gửi thường xuyên hoặc khối lượng lớn.

Để tham khảo thêm về dịch vụ gửi hàng đi Mỹ với chi phí tối ưu và không có phí ẩn, hãy liên hệ Tín Phát Express – đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín với chính sách minh bạch và cam kết không phát sinh chi phí.

Cách Để Tránh Hoặc Giảm Thuế Nhập Khẩu Khi Gửi Hàng Sang Mỹ

Theo quy định hiện hành của Hải quan Mỹ (CBP), các kiện hàng có giá trị dưới 800 USD (khoảng 19 triệu VNĐ) được miễn thuế nhập khẩu nếu là quà tặng cá nhân. Để tận dụng quy định này, bạn cần:

• Khai báo rõ ràng “Gift” trên tờ khai hải quan
• Đính kèm thư giải thích mối quan hệ với người nhận
• Không gửi quá 6 kiện/năm cho cùng một người nhận

Lưu ý: Việc khai báo sai mục đích hoặc giá trị hàng hóa để tránh thuế là vi phạm pháp luật và có thể dẫn đến phạt nặng, bao gồm tịch thu hàng hóa.

Tại Sao Phí Gửi Hàng Đi Mỹ Qua Bưu Điện Thường Cao Hơn So Với Các Đơn Vị Vận Chuyển Tư Nhân?

Mặc dù bưu điện thường được xem là lựa chọn kinh tế, trong nhiều trường hợp, phí gửi hàng đi Mỹ qua bưu điện có thể cao hơn so với các đơn vị vận chuyển tư nhân như Tín Phát Express. Nguyên nhân bao gồm:

1. Cơ cấu phí khác nhau: Bưu điện thường công khai toàn bộ chi phí (bao gồm cả phụ phí) ngay từ đầu, trong khi một số đơn vị tư nhân có thể báo giá thấp nhưng phát sinh nhiều phí sau đó.
2. Hiệu quả vận hành: Các đơn vị tư nhân thường có cơ sở logistics hiện đại và tối ưu hơn, giúp giảm chi phí vận hành.
3. Mạng lưới và đối tác: Các đơn vị như Tín Phát Express có mạng lưới đối tác rộng khắp tại Mỹ, giúp giảm chi phí “chặng cuối” khi giao hàng.
4. Tỷ lệ khối lượng: Đơn vị tư nhân thường có khối lượng gửi hàng lớn, tạo lợi thế kinh tế theo quy mô.

Làm Thế Nào Để Tránh Phí Phát Sinh Khi Gửi Hàng Đi Mỹ?

Để tránh các khoản phí phát sinh không mong muốn, hãy áp dụng chiến lược “5C”:

1. Clear (Rõ ràng): Yêu cầu báo giá chi tiết bao gồm tất cả các loại phí có thể phát sinh
2. Confirm (Xác nhận): Xác nhận bằng văn bản về phí bảo hiểm và các dịch vụ bổ sung
3. Compare (So sánh): So sánh giữa ít nhất 3 đơn vị vận chuyển khác nhau
4. Check (Kiểm tra): Kiểm tra kỹ điều khoản và điều kiện về phí phát sinh
5. Consolidate (Gộp lại): Gộp nhiều kiện hàng nhỏ thành một kiện lớn khi có thể

Sử dụng dịch vụ của Tín Phát Express cũng là một cách hiệu quả để tránh phí phát sinh, với chính sách “Không phí ẩn” và cam kết giá trọn gói.

Có Sự Khác Biệt Về Phí Giữa Gửi Hàng Đi Các Bang Khác Nhau Tại Mỹ?

Có, chi phí gửi hàng có thể khác biệt đáng kể giữa các bang tại Mỹ, đặc biệt khi xét đến phụ phí vùng sâu vùng xa (Remote Area Surcharge). Bảng so sánh dưới đây cho thấy sự chênh lệch giá khi gửi kiện hàng 5kg từ Việt Nam đến các bang khác nhau (đơn vị: VNĐ):

Các thành phố lớn như Los Angeles, New York, Chicago, Houston không chịu phụ phí, trong khi các khu vực nông thôn, miền núi hoặc đảo xa thường có mức phụ phí cao.

Nên Chọn Dịch Vụ Nào Khi Gửi Hàng Đi Mỹ: EMS, DHL, Hay Bưu Điện Thường?

Việc lựa chọn dịch vụ vận chuyển phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính cấp thiết, giá trị hàng hóa, và ngân sách. Dưới đây là so sánh chi tiết giữa các dịch vụ phổ biến:

Khuyến nghị:

• Hàng không gấp, giá trị thấp: VNPost (Thường)
• Hàng cần giao trong 1-2 tuần: Tín Phát Express
• Tài liệu gấp, cần trong 2-3 ngày: DHL/FedEx
• Cân bằng chi phí và thời gian: Tín Phát Express

Lời Kết

Hiểu rõ cách tính phí gửi hàng đi Mỹ qua bưu điện là chìa khóa để tránh những khoản phí phát sinh không mong muốn. Bằng cách nắm vững công thức tính cước chuẩn, nhận diện các yếu tố ẩn làm tăng chi phí, và áp dụng các chiến lược tối ưu, bạn có thể tiết kiệm đáng kể khi gửi hàng sang Mỹ.

Trong bối cảnh giá cước vận chuyển quốc tế liên tục biến động, việc tham khảo thông tin từ các đơn vị vận chuyển uy tín và cập nhật quy định mới nhất từ hải quan Mỹ trở nên cực kỳ quan trọng. Mỗi loại hàng hóa sẽ có những yêu cầu đóng gói, khai báo và phí khác nhau, vì vậy hãy luôn tham vấn chuyên gia trước khi gửi hàng, đặc biệt với các mặt hàng giá trị cao hoặc có quy định đặc biệt.

Hãy nhớ rằng, chi phí thấp nhất không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Đôi khi, chi phí cao hơn một chút nhưng đi kèm dịch vụ theo dõi hàng hóa chính xác, thời gian vận chuyển nhanh và độ tin cậy cao sẽ mang lại giá trị tốt hơn trong dài hạn.

Nếu bạn còn thắc mắc về phí gửi hàng đi Mỹ hoặc cần tư vấn chi tiết cho trường hợp cụ thể, đừng ngần ngại liên hệ với Tín Phát Express qua hotline: 1900 4642 để được hỗ trợ tận tâm và chuyên nghiệp.