Khai Báo Hải Quan Là Gì? Quy Trình & Lưu Ý Quan Trọng

Thương mại quốc tế ngày càng phát triển. Hàng hóa di chuyển qua biên giới mỗi ngày. Nhưng bạn có biết rằng mỗi lô hàng đều phải trải qua một thủ tục bắt buộc? Đó chính là khai báo hải quan.

Khai báo hải quan là việc người xuất nhập khẩu cung cấp thông tin về hàng hóa cho cơ quan hải quan. Thông tin này bao gồm tên hàng, số lượng, giá trị và xuất xứ.

Tại Việt Nam, cơ quan hải quan xử lý hơn 8 triệu tờ khai mỗi năm. Tuy nhiên, 40% doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình này. Họ phải đối mặt với chậm trễ thông quan, sai sót pháp lý và thiệt hại tài chính.

Bài viết này mang đến kiến thức toàn diện từ cơ bản đến nâng cao. Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ định nghĩa khai báo hải quan, quy trình thực hiện 7 bước chi tiết, chi phí phát sinh và cách xử lý các tình huống khó khăn. Bạn cũng sẽ biết khi nào nên thuê đại lý và khi nào tự khai.

Với kinh nghiệm hơn 5 năm trong lĩnh vực logistics quốc tế, Tín Phát Express hiểu rõ những khó khăn mà khách hàng gặp phải. Chúng tôi đã đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp và cá nhân trong việc khai báo hải quan.

Khai Báo Hải Quan Là Gì? Khái Niệm Cơ Bản Cần Nắm

Định Nghĩa Khai Báo Hải Quan Theo Pháp Luật Việt Nam

Theo Điều 25 Luật Hải quan 2014, khai báo hải quan là việc người khai hải quan cung cấp thông tin về hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh cho cơ quan hải quan theo hình thức và thủ tục quy định. Đây là hành vi pháp lý có tính ràng buộc.

Trong thực tế, khai báo hải quan bao gồm 2 khía cạnh. Thứ nhất là hành vi khai báo – việc bạn cung cấp thông tin. Thứ hai là chứng từ tờ khai – văn bản ghi lại những thông tin đó. Cả hai đều quan trọng như nhau.

Khai báo hải quan có những đặc điểm cơ bản sau:

• Tính bắt buộc: Mọi hàng hóa qua biên giới đều phải khai báo, không có ngoại lệ
• Tính chính xác: Thông tin phải trung thực, đầy đủ và khớp với chứng từ
• Tính pháp lý: Người khai chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai báo
• Tính thời điểm: Thời gian đăng ký tờ khai ảnh hưởng đến thuế suất và chính sách áp dụng

Khai báo hải quan là bước đầu tiên trong chuỗi thủ tục thông quan. Không có tờ khai hợp lệ, hàng hóa của bạn không thể vào hoặc ra khỏi Việt Nam. Đây là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, tính thuế và quyết định thông quan.

Ai Là Người Phải Thực Hiện Khai Báo Hải Quan?

Theo quy định hiện hành, các đối tượng sau phải thực hiện khai báo:

• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Công ty có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc đăng ký kinh doanh có ngành nghề liên quan. Họ tự khai hoặc ủy quyền cho đại lý.
• Cá nhân gửi hàng quốc tế: Người Việt Nam hoặc kiều bào gửi hàng có giá trị trên 1 triệu đồng. Dưới mức này được miễn khai báo nhưng vẫn phải kê khai nội dung.
• Đại lý hải quan được ủy quyền: Doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh dịch vụ đại lý hải quan. Họ thay mặt chủ hàng thực hiện thủ tục và chịu trách nhiệm liên đới.
• Doanh nghiệp chế xuất, khu phi thuế quan: Doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu chế xuất có quy định riêng về thủ tục khai báo.

Lưu ý quan trọng: Dù ủy quyền cho ai, chủ hàng vẫn là người chịu trách nhiệm pháp lý cuối cùng. Nếu có sai phạm, cả chủ hàng và đại lý đều có thể bị xử lý.

Vai Trò Của Khai Báo Hải Quan

Khai báo hải quan đóng vai trò then chốt trong quản lý nhà nước và hoạt động kinh doanh quốc tế.

• Quản lý nhà nước: Cơ quan hải quan kiểm soát chặt chẽ hàng hóa ra vào biên giới. Họ ngăn chặn buôn lậu, hàng cấm và các hành vi gian lận thương mại. Mỗi năm, hải quan Việt Nam phát hiện hàng ngàn vụ vi phạm nhờ hệ thống khai báo.
• Thu thuế và phí: Tờ khai là cơ sở để tính thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt. Năm 2024, ngành hải quan thu được hơn 330.000 tỷ đồng từ hoạt động này.
• Đảm bảo an toàn: Khai báo giúp kiểm soát chất lượng hàng nhập khẩu. Thực phẩm, dược phẩm, hóa chất đều phải qua kiểm tra nghiêm ngặt. Điều này bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng Việt Nam.
• Thúc đẩy thương mại: Hệ thống khai báo minh bạch tạo môi trường kinh doanh công bằng. Doanh nghiệp tuân thủ được hưởng ưu đãi từ các hiệp định thương mại tự do (FTA). Họ cạnh tranh lành mạnh trên thị trường quốc tế.
• Đảm bảo tính hợp pháp: Tờ khai hợp lệ giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng. Bạn tránh được rủi ro pháp lý, không phải lo bị tạm giữ hay phạt tiền. Hàng đến đúng hạn, kinh doanh hiệu quả hơn.

Cơ Sở Pháp Lý Điều Chỉnh Hoạt Động Khai Báo Hải Quan

Các Văn Bản Pháp Luật Chính

Hoạt động khai báo hải quan tại Việt Nam được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật đồng bộ. Hệ thống này bao gồm luật, nghị định và thông tư hướng dẫn chi tiết.

Các văn bản chính bạn cần nắm:

• Luật Hải quan số 54/2014/QH13 (ban hành ngày 23/6/2014): Đây là văn bản gốc quy định các nguyên tắc cơ bản về khai báo, thủ tục hải quan, thuế và xử phạt. Các điều 25-32 về khai báo là phần quan trọng nhất.
• Nghị định 08/2015/NĐ-CP (ban hành ngày 21/1/2015): Hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Hải quan. Văn bản này quy định cụ thể về hồ sơ, thời hạn và quy trình từng loại khai báo.
• Nghị định 59/2018/NĐ-CP (ban hành ngày 20/4/2018): Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 08. Chủ yếu liên quan đến thủ tục điện tử và ưu đãi thương mại.
• Thông tư 38/2015/TT-BTC (ban hành ngày 25/3/2015): Hướng dẫn thủ tục hải quan cụ thể. Đây là văn bản thực hành mà cán bộ hải quan và doanh nghiệp sử dụng hàng ngày.
• Nghị định 128/2020/NĐ-CP (ban hành ngày 19/10/2020): Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan. Văn bản này liệt kê các hành vi vi phạm và mức phạt cụ thể.

Lưu ý quan trọng: Văn bản pháp luật về hải quan thường xuyên được cập nhật. Bạn nên theo dõi website Tổng cục Hải quan (www.customs.gov.vn) để nắm bắt thông tin mới nhất. Những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn khai báo và tính thuế.

Nguyên Tắc Khai Báo Theo Điều 29 Luật Hải Quan

Điều 29 Luật Hải quan 2014 quy định 3 nguyên tắc vàng mà mọi người khai hải quan phải tuân thủ:

1. Khai báo đầy đủ, chính xác, rõ ràng

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất. Bạn phải cung cấp mọi thông tin về hàng hóa một cách trung thực. Đầy đủ nghĩa là không bỏ sót thông tin bắt buộc. Chính xác nghĩa là số liệu khớp với chứng từ thực tế. Rõ ràng nghĩa là cán bộ hải quan có thể hiểu ngay không cần giải thích thêm.

2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai báo

Người khai báo phải chịu trách nhiệm pháp lý về mọi thông tin đã cung cấp. Nếu khai sai do vô ý, bạn sẽ bị phạt hành chính và phải khai bổ sung. Nếu cố ý khai gian để trốn thuế hoặc nhập lậu hàng cấm, bạn có thể bị truy cứu tr책임 hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự.

3. Thời điểm đăng ký tờ khai quyết định thuế suất và chính sách áp dụng

Thuế suất và chính sách ưu đãi áp dụng theo thời điểm bạn đăng ký tờ khai, không phải lúc hàng đến cảng. Điều này rất quan trọng khi có thay đổi chính sách. Ví dụ, thuế tăng từ 10% lên 15% vào ngày 1/1. Nếu bạn đăng ký tờ khai ngày 31/12, bạn chỉ phải nộp 10% dù hàng thông quan ngày 5/1.

Quyền và nghĩa vụ của người khai báo

Bạn có quyền yêu cầu cơ quan hải quan giải thích rõ nếu không đồng ý với kết quả phân luồng hoặc mức thuế. Bạn có quyền khiếu nại và được xem xét lại. Đồng thời, bạn có nghĩa vụ cung cấp chứng từ bổ sung khi được yêu cầu và có mặt trong quá trình kiểm tra hàng hóa.

Cập Nhật Quy Định Mới Năm 2025

Năm 2025 có 4 thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hệ thống VNACCS/VCIS phiên bản mới: Tổng cục Hải quan triển khai giao diện mới với tính năng AI hỗ trợ kiểm tra tờ khai tự động. Hệ thống phát hiện sai sót nhanh hơn 40% so với trước. Tờ khai hợp lệ được xử lý trong vòng 15 phút thay vì 2 giờ.
• FTA mới có hiệu lực: Hiệp định EVFTA (EU-Việt Nam), CPTPP và RCEP đang được áp dụng đầy đủ. Hàng xuất khẩu sang EU được giảm thuế 0% cho hơn 99% mặt hàng nếu có C/O Form EUR.1. Hàng nhập từ các nước CPTPP như Canada, Mexico cũng được ưu đãi tương tự.
• Quản lý hàng e-commerce: Từ tháng 3/2025, hàng thương mại điện tử có giá trị dưới 1 triệu đồng được thông quan nhanh theo luồng riêng. Thời gian giảm từ 3-5 ngày xuống còn 6-24 giờ. Tuy nhiên, người bán phải đăng ký tài khoản với Tổng cục Hải quan.
• Hạn mức miễn thuế hàng cá nhân: Hạn mức tăng từ 1 triệu lên 2 triệu đồng cho hàng quà tặng không thương mại. Du khách mang hàng cá nhân về nước được miễn thuế đến 10 triệu đồng (trước đây là 5 triệu).

Để biết thông tin chính thức và đầy đủ, hãy truy cập website Tổng cục Hải quan tại www.customs.gov.vn hoặc Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

5 Loại Hình Khai Báo Hải Quan Phổ Biến Nhất

1. Khai Báo Hải Quan Xuất Khẩu

Khai báo xuất khẩu là việc khai báo hàng hóa gửi từ Việt Nam ra nước ngoài. Đây là loại khai báo phổ biến với doanh nghiệp sản xuất và thương mại.

Các hình thức xuất khẩu bao gồm:

• Xuất khẩu chính ngạch: Bán hàng sang nước ngoài để thu ngoại tệ
• Xuất gia công: Xuất nguyên liệu hoặc bán thành phẩm để gia công cho đối tác nước ngoài
• Tái xuất: Hàng nhập khẩu không dùng được, gửi trả lại nước xuất khẩu
• Tạm xuất: Hàng mang ra ngoài để triển lãm, sửa chữa rồi mang về

Thời hạn khai báo: Bạn phải khai trước khi hàng xuất cảng. Thực tế, nên khai trước 1-2 ngày để kịp xử lý nếu có vấn đề. Một số cảng cho phép khai sau khi xuất nhưng trong vòng 24 giờ.

Mặt hàng xuất khẩu phổ biến: Điện tử, dệt may, giày dép, nông sản (cà phê, gạo, hạt điều), thủy sản và gỗ gia công. Mỗi ngành có yêu cầu chứng từ riêng.

Lưu ý về chứng từ: Hầu hết hàng xuất khẩu cần Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để được hưởng ưu đãi thuế tại nước nhập. Form E dùng cho ASEAN, Form D cho Trung Quốc, Form AJ cho Nhật Bản. Không có C/O, khách hàng nước ngoài phải nộp thuế cao hơn 5-15%.

2. Khai Báo Hải Quan Nhập Khẩu

Khai báo nhập khẩu là việc khai báo hàng hóa mua từ nước ngoài về Việt Nam. Loại này phức tạp hơn xuất khẩu do liên quan nhiều loại thuế và giấy phép.

Các hình thức nhập khẩu bao gồm:

• Nhập khẩu kinh doanh: Mua hàng để bán hoặc sử dụng trong sản xuất
• Nhập gia công: Nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu
• Tái nhập: Hàng xuất khẩu bị trả lại hoặc mang về sau khi sửa chữa

Thời hạn khai báo: 30 ngày kể từ khi tàu cập cảng (đường biển) hoặc 15 ngày (đường hàng không). Quá thời hạn, bạn phải nộp phí lưu kho và có thể bị phạt. Hàng lưu quá 90 ngày sẽ bị tịch thu.

Giấy phép chuyên ngành: Nhiều mặt hàng nhập khẩu cần giấy phép trước khi khai báo. Ví dụ:

• Thực phẩm: Giấy phép Bộ Y tế hoặc Bộ Nông nghiệp
• Dược phẩm: Số đăng ký lưu hành của Cục Dược
• Hóa chất: Giấy phép Bộ Công thương
• Mỹ phẩm: Công bố sản phẩm với Bộ Y tế

So sánh với xuất khẩu: Nhập khẩu phức tạp hơn vì phải nộp nhiều loại thuế (thuế nhập khẩu, thuế GTGT, đôi khi có thuế TTĐB và BVMT). Kiểm tra hàng cũng nghiêm ngặt hơn để đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng Việt Nam.

3. Khai Báo Tạm Nhập Tái Xuất / Tạm Xuất Tái Nhập

Đây là loại khai báo đặc biệt cho hàng hóa vào (hoặc ra) Việt Nam trong thời gian ngắn rồi đưa trở lại nước xuất (hoặc nhập) ban đầu.

Mục đích: Phục vụ triển lãm, hội chợ, sửa chữa, cho thuê hoặc thử nghiệm. Hàng không được bán trong thời gian lưu tại Việt Nam.

Hàng hóa áp dụng:

• Thiết bị triển lãm tại hội chợ quốc tế
• Máy móc cho thuê ngắn hạn (cần lắp đặt, chạy thử)
• Hàng mẫu trưng bày cho khách hàng
• Phương tiện vận tải tạm nhập (container rỗng, xe ô tô test drive)

Thời hạn và gia hạn: Thời gian tạm nhập thường 6-12 tháng. Bạn có thể xin gia hạn thêm 1-2 lần, tối đa 24 tháng. Hết thời hạn, bạn phải tái xuất hoặc làm thủ tục nhập chính thức (nộp đủ thuế).

Chính sách thuế: Hàng tạm nhập tái xuất được miễn thuế nhưng phải nộp tiền bảo lãnh (thường 100-150% giá trị thuế). Khi tái xuất đúng hạn, tiền này được hoàn lại. Nếu không tái xuất, tiền bảo lãnh sẽ bị tịch thu và chuyển thành thuế chính thức.

4. Khai Báo Phi Mậu Dịch

Khai báo phi mậu dịch là khai báo cho hàng hóa không nhằm mục đích kinh doanh, buôn bán. Đây là loại khai báo đơn giản nhưng có những quy định riêng.

Các trường hợp phi mậu dịch:

• Hàng viện trợ nhân đạo, cứu trợ thiên tai
• Quà tặng cho cá nhân, tổ chức (sinh nhật, kỷ niệm)
• Hàng mẫu không bán (dùng để quảng cáo, giới thiệu sản phẩm)
• Đồ dùng cá nhân của người nhập cảnh
• Hàng chuyển trả theo bảo hành

Hồ sơ chứng minh: Bạn phải có giấy tờ chứng minh tính chất phi mậu dịch như:

• Thư xác nhận từ tổ chức viện trợ
• Giấy mời tham dự sự kiện (nếu là quà tặng)
• Hợp đồng bảo hành (nếu là hàng sửa chữa)
• Cam kết không bán hàng (nếu là mẫu)

Hạn mức miễn thuế: Theo quy định 2025:

• Quà tặng cá nhân: Miễn thuế đến 2 triệu đồng
• Hàng viện trợ: Miễn thuế 100% nếu đúng thủ tục
• Đồ dùng cá nhân: Miễn thuế đến 10 triệu đồng (cho người nhập cảnh)

Cách tính thuế vượt hạn mức: Nếu giá trị vượt hạn mức, bạn chỉ phải nộp thuế cho phần vượt. Công thức:

Thuế = (Giá trị hàng – Hạn mức miễn thuế) × Thuế suất

Ví dụ: Bạn nhận quà 5 triệu đồng. Miễn thuế 2 triệu, còn 3 triệu phải tính thuế. Nếu thuế suất 10%, bạn nộp 300.000 đồng.

5. Khai Báo Xuất Nhập Khẩu Tại Chỗ

Khai báo tại chỗ là thủ tục đặc biệt cho hàng hóa được sản xuất, sử dụng trong các khu vực có chế độ ưu đãi về thuế.

Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp trong khu chế xuất, khu công nghiệp, khu phi thuế quan. Họ nhập nguyên liệu từ nước ngoài, sản xuất và xuất khẩu thành phẩm mà không phải nộp thuế nhập khẩu.

Quy trình đặc thù: Khác với khai báo thường, khai báo tại chỗ không qua cửa khẩu. Cơ quan hải quan đặt văn phòng ngay trong khu công nghiệp. Doanh nghiệp khai báo và thông quan tại đó. Hàng được vận chuyển trực tiếp từ cảng đến nhà máy dưới sự giám sát của hải quan.

Lợi ích: Rút ngắn thời gian thông quan từ 2-3 ngày xuống còn 4-8 giờ. Chi phí vận chuyển và lưu kho giảm 30-50%. Thuế nhập khẩu được hoãn đến khi bán hàng ra thị trường nội địa.

Ví dụ: Công ty C trong KCX Tân Thuận nhập linh kiện điện tử từ Hàn Quốc. Họ khai báo tại chỗ, lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh và xuất khẩu sang Mỹ. Toàn bộ quá trình miễn thuế nhập khẩu, chỉ phải nộp thuế xuất khẩu (thường là 0% cho hàng công nghệ).

Phương Thức Khai Báo Hải Quan: Điện Tử vs Giấy

Khai Báo Hải Quan Điện Tử (VNACCS/VCIS)

Hệ thống khai báo điện tử VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System / Vietnam Customs Information System) được triển khai từ năm 2014. Đây là nền tảng công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp khai báo trực tuyến 24/7.

Ưu điểm của khai báo điện tử:

• Nhanh chóng: Tờ khai được xử lý trong 15 phút đến 2 giờ, thay vì 2-3 ngày như khai giấy. Luồng xanh thậm chí được thông quan ngay lập tức.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm 60-70% chi phí so với khai giấy. Bạn không phải in ấn, photo, đi lại và mất thời gian chờ đợi tại cơ quan hải quan.

• Chính xác cao: Hệ thống tự động kiểm tra logic và phát hiện lỗi ngay khi bạn nhập liệu. AI hỗ trợ gợi ý mã HS Code, cảnh báo giá trị bất thường. Tỷ lệ sai sót giảm 80% so với khai thủ công.
• Tiện lợi: Bạn có thể khai báo từ bất kỳ đâu có internet. Không cần đến cơ quan hải quan. Theo dõi trạng thái tờ khai real-time qua website hoặc ứng dụng di động.

Điều kiện để sử dụng khai báo điện tử:

• Tài khoản đăng ký trên hệ thống VNACCS (miễn phí cho doanh nghiệp)
• Chữ ký số từ các tổ chức cung cấp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (chi phí 1-3 triệu đồng/năm)
• Kết nối internet ổn định và máy tính đáp ứng cấu hình tối thiểu
• Nhân viên được đào tạo về thao tác trên hệ thống

Tỷ lệ áp dụng: Hiện nay, hơn 98% tờ khai hải quan tại Việt Nam được thực hiện qua hệ thống điện tử. Chỉ còn dưới 2% trường hợp đặc biệt phải khai giấy.

Khai báo điện tử không chỉ là xu hướng mà đã trở thành tiêu chuẩn. Tổng cục Hải quan khuyến khích mạnh mẽ mọi doanh nghiệp chuyển sang phương thức này. Năm 2026, khai báo giấy có thể bị loại bỏ hoàn toàn.

Khai Báo Hải Quan Trên Giấy

Khai báo trên giấy là phương thức truyền thống, bạn điền thông tin vào mẫu tờ khai in sẵn và nộp trực tiếp tại cơ quan hải quan.

Trường hợp sử dụng (ngoại lệ):

• Hệ thống điện tử gặp sự cố kỹ thuật nghiêm trọng
• Doanh nghiệp lần đầu khai báo, chưa có tài khoản VNACCS
• Hàng hóa đặc biệt cần thẩm định trực tiếp (vũ khí, chất phóng xạ)
• Khu vực biên giới chưa có kết nối internet ổn định

Quy trình khai giấy: Bạn lấy mẫu tờ khai tại cơ quan hải quan, điền thông tin bằng tay hoặc đánh máy. Sau đó nộp cùng chứng từ gốc tại quầy tiếp nhận. Cán bộ hải quan kiểm tra, nhập liệu vào hệ thống và trả kết quả sau 1-3 ngày.

Nhược điểm:

• Chậm: Thời gian xử lý trung bình 2-5 ngày, có thể kéo dài đến 7 ngày nếu cần bổ sung hồ sơ
• Dễ sai sót: Viết tay dễ nhầm số, chữ không rõ khiến cán bộ hải quan hiểu sai
• Chi phí cao: Tốn phí in ấn, photo, đi lại và thời gian của nhân viên

Thống kê: Chỉ còn dưới 2% tờ khai được thực hiện trên giấy. Con số này giảm mạnh từ 15% năm 2020. Hầu hết là các trường hợp bất khả kháng hoặc địa điểm đặc thù.

Kết luận: Bạn chỉ nên khai giấy khi thực sự bắt buộc. Trong mọi trường hợp khác, khai báo điện tử luôn là lựa chọn tốt hơn về mọi mặt.

Bảng So Sánh Chi Tiết 2 Phương Thức

Tiêu chí	Khai báo điện tử	Khai báo giấy
Thời gian xử lý	15 phút – 2 giờ (luồng xanh ngay lập tức)	2-5 ngày (có thể đến 7 ngày)
Chi phí	Thấp (tiết kiệm 60-70%): chữ ký số 1-3M/năm, không phí khác	Cao: phí photo, in ấn, đi lại, nhân công
Độ chính xác	Cao (hệ thống tự kiểm tra, AI hỗ trợ, giảm 80% lỗi)	Thấp (dễ nhầm lẫn khi viết tay, hiểu sai chữ viết)
Tiện lợi	Rất tiện (khai từ xa 24/7, theo dõi real-time, không cần đến cơ quan)	Không tiện (phải đến cơ quan hải quan, chỉ trong giờ hành chính)
Tỷ lệ áp dụng	98%+ (tiêu chuẩn hiện nay)	<2% (chỉ trường hợp ngoại lệ)
Phù hợp cho	Mọi doanh nghiệp, cá nhân có internet và chữ ký số	Trường hợp khẩn cấp, sự cố kỹ thuật, khu vực không có internet

Bảng trên cho thấy rõ ràng sự vượt trội của khai báo điện tử. Nếu bạn đang cân nhắc, hãy chọn phương thức điện tử để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Quy Trình Khai Báo Hải Quan 7 Bước Chi Tiết

Bước 1 – Chuẩn Bị Hồ Sơ & Chứng Từ Đầy Đủ

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định 70% thành công của quá trình khai báo. Thiếu một chứng từ có thể khiến tờ khai của bạn bị từ chối hoặc phải bổ sung nhiều lần.

Chứng từ bắt buộc (cần có đầy đủ):

1. Hợp đồng mua bán: Phải ghi rõ người mua, người bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng (FOB, CIF, CFR), phương thức thanh toán và thời hạn giao hàng. Hợp đồng phải có chữ ký và con dấu của hai bên.
2. Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Đây là chứng từ quan trọng nhất để tính thuế. Nội dung phải khớp hoàn toàn với hợp đồng. Bao gồm: tên hàng chi tiết, mã HS Code (nếu có), số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng giá trị FOB/CIF, thông tin người mua/bán.
3. Packing List (Bảng kê đóng gói): Liệt kê chi tiết cách đóng gói hàng hóa: số kiện, số thùng, trọng lượng từng kiện, trọng lượng tổng (gross weight và net weight), kích thước, số container (nếu có). Thông tin này phục vụ kiểm tra thực tế khi hàng đến cảng.
4. Bill of Lading (B/L – vận đơn đường biển) hoặc Airway Bill (AWB – vận đơn đường hàng không): Chứng từ vận chuyển do hãng tàu/máy bay cấp. Lưu ý: B/L gốc (original) mới có giá trị nhận hàng. AWB thường là bản copy có đóng dấu. Phải có tên người gửi, người nhận, cảng xuất phát, cảng đến, số container/chuyến bay.
5. Certificate of Origin (C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ): Cấp bởi phòng thương mại nước xuất khẩu. Chứng minh hàng được sản xuất ở đâu để hưởng ưu đãi thuế theo FTA. Các loại C/O phổ biến: Form E (ASEAN), Form D (Trung Quốc), Form AJ (Nhật Bản), Form EUR.1 (EU).

Chứng từ bổ sung (tùy loại hàng):

• Giấy phép nhập khẩu: Thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, mỹ phẩm, sách báo
• Giấy chứng nhận kiểm dịch: Động thực vật, thực phẩm tươi sống
• Catalog sản phẩm: Máy móc, thiết bị phức tạp
• Giấy ủy quyền: Nếu thuê đại lý hải quan
• Bảo hiểm hàng hóa: Nếu điều kiện CIF/CIP

Checklist kiểm tra trước khi nộp:

• Tất cả chứng từ đều có chữ ký và con dấu đầy đủ
• Thông tin trên các chứng từ khớp nhau (tên hàng, số lượng, giá trị)
• Ngày tháng hợp lệ (không quá hạn)
• Bản dịch công chứng (nếu chứng từ bằng tiếng nước ngoài ngoài tiếng Anh)

Lưu ý quan trọng: Theo kinh nghiệm của Tín Phát Express, 60% trường hợp tờ khai bị treo đỏ là do chứng từ thiếu hoặc không khớp. Hãy dành thời gian kiểm tra kỹ càng ở bước này.

Ví dụ thực tế: Công ty D nhập khẩu mỹ phẩm từ Hàn Quốc. Họ có đủ hợp đồng, invoice, packing list, B/L nhưng quên không xin giấy công bố sản phẩm từ Bộ Y tế. Kết quả: Hàng bị tạm giữ tại cảng 25 ngày, phải nộp 12 triệu đồng phí lưu kho và phạt 4 triệu đồng do khai báo chậm.

Bước 2 – Xác Định Mã HS Code Chính Xác

Mã HS Code (Harmonized System Code) là hệ thống mã số 8-10 chữ số được sử dụng trên toàn thế giới để phân loại hàng hóa. Tại Việt Nam, chúng ta sử dụng mã 8 chữ số.

Tầm quan trọng của mã HS Code:

• Quyết định thuế suất: Mỗi mã có mức thuế khác nhau, chênh lệch có thể từ 0% đến 150%
• Ảnh hưởng đến luồng hàng: Hàng rủi ro cao thường bị phân luồng đỏ
• Xác định giấy phép: Một số mã yêu cầu giấy phép chuyên ngành bắt buộc

Cách tra cứu mã HS Code:

1. Website Tổng cục Hải quan: Truy cập https://www.customs.gov.vn, vào mục “Tra cứu” → “Biểu thuế xuất nhập khẩu”. Nhập từ khóa mô tả hàng hóa (ví dụ: “điện thoại thông minh”). Hệ thống sẽ hiển thị danh sách mã liên quan.
2. Sổ tay tra mã HS 2025: Bộ Tài chính phát hành sổ tay hàng năm với danh mục đầy đủ các mã và giải thích. Bạn có thể mua tại các nhà sách chuyên ngành hoặc download bản PDF trên website hải quan.
3. Tư vấn chuyên gia: Khi hàng hóa phức tạp hoặc có nhiều thành phần, nên nhờ đại lý hải quan hoặc chuyên gia thuế tư vấn. Chi phí tư vấn khoảng 500.000 – 2.000.000 đồng nhưng giúp bạn tránh sai sót nghiêm trọng.

Hậu quả khi khai sai mã HS Code:

• Tính sai thuế: Bạn có thể phải nộp thêm tiền hoặc được hoàn thuế. Nếu chênh lệch lớn, sẽ bị điều tra
• Bị phân luồng đỏ: Tờ khai tự động chuyển sang luồng kiểm tra vật chất, mất thêm 2-7 ngày
• Phạt hành chính: 2-5 triệu đồng nếu cơ quan hải quan cho rằng bạn khai sai vô ý
• Truy cứu hình sự: Nếu khai sai cố ý để trốn thuế trên 100 triệu đồng, có thể bị khởi tố theo Điều 200 Bộ luật Hình sự

Mẹo thực hành: Khi không chắc chắn giữa 2 mã gần nhau, hãy chọn mã có mô tả chi tiết hơn và phù hợp nhất với đặc tính sản phẩm. Đừng chọn mã có thuế suất thấp nếu không đúng bản chất hàng hóa.

Bước 3 – Lập Tờ Khai Hải Quan

Sau khi có đủ chứng từ và mã HS Code chính xác, bạn bắt đầu lập tờ khai.

Chọn loại tờ khai phù hợp:

• Tờ khai xuất khẩu (XK): Dùng cho hàng xuất khẩu, tái xuất
• Tờ khai nhập khẩu (NK): Dùng cho hàng nhập khẩu, tái nhập
• Tờ khai xuất nhập khẩu đặc biệt: Tạm nhập tái xuất, phi mậu dịch

5 nhóm thông tin cần điền:

1. Thông tin người xuất/nhập (10-15 trường):

• Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế
• Người đại diện pháp luật
• Điện thoại, email liên hệ
• Số tài khoản ngân hàng (để nộp thuế)
• Thông tin người bán/mua (nước ngoài)

2. Thông tin chung về lô hàng (8-10 trường):

• Số hợp đồng, ngày hợp đồng
• Phương thức thanh toán (T/T, L/C, D/P, D/A)
• Điều kiện giao hàng (FOB, CIF, CFR)
• Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng
• Phương tiện vận chuyển (tên tàu, số chuyến bay)
• Ngày xuất/nhập khẩu dự kiến

3. Chi tiết hàng hóa (quan trọng nhất):

• Mã HS Code (8 chữ số)
• Tên hàng (mô tả chi tiết: chất liệu, công dụng, nhãn hiệu nếu có)
• Xuất xứ (2 ký tự ISO: VN, CN, US, KR…)
• Số lượng, đơn vị tính
• Đơn giá, thành tiền
• Trọng lượng (tịnh trọng lượng/gross weight)

4. Thuế và ưu đãi:

• Thuế suất áp dụng
• Loại ưu đãi (MFN, FTA nào)
• Số C/O (nếu có)
• Tổng thuế phải nộp

5. Chứng từ kèm theo:

• Liệt kê số hợp đồng, invoice, B/L, C/O
• Số giấy phép (nếu có)
• Số chứng nhận kiểm dịch (nếu có)

Nguyên tắc vàng: Điền thông tin từ chứng từ gốc, không tự suy đoán. Nếu không chắc chắn, để trống và hỏi cơ quan hải quan hoặc đại lý. Đừng điền thông tin sai vì sợ tờ khai bị từ chối.

Công cụ hỗ trợ: Nếu khai báo điện tử, hệ thống VNACCS có gợi ý tự động và kiểm tra lỗi ngay khi bạn nhập liệu. Nhiều phần mềm thứ 3 như ECUS, vCustoms cũng hỗ trợ lập tờ khai với giao diện thân thiện hơn.

Để biết chi tiết từng ô thông tin trên tờ khai xuất khẩu và nhập khẩu, hãy tham khảo phần H2 tiếp theo trong bài viết này.

Bước 4 – Đăng Ký Tờ Khai Lên Hệ Thống VNACCS/VCIS

Sau khi hoàn thành việc lập tờ khai, bạn tiến hành đăng ký lên hệ thống điện tử của hải quan.

Quy trình đăng ký (step by step):

1. Đăng nhập hệ thống: Truy cập https://ecustoms.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp và chữ ký số. Chọn chức năng “Đăng ký tờ khai hải quan”.
2. Upload file XML: Nếu bạn sử dụng phần mềm lập tờ khai, file sẽ được xuất ra định dạng XML. Upload file này vào hệ thống. Nếu lập trực tiếp trên VNACCS, bạn điền thông tin vào form có sẵn.
3. Kiểm tra lỗi: Hệ thống tự động kiểm tra logic (ví dụ: tổng tiền có khớp không, mã HS Code có tồn tại không, thuế suất có đúng không). Nếu có lỗi, bạn phải sửa ngay.
4. Ký và gửi: Sau khi không còn lỗi, bạn ký tờ khai bằng chữ ký số và nhấn “Gửi”. Hệ thống sẽ gửi tờ khai đến cơ quan hải quan quản lý cửa khẩu nơi hàng xuất/nhập.

Nhận kết quả:

• Tờ khai hợp lệ: Bạn nhận được số tờ khai (14 chữ số) và thời gian đăng ký. Hệ thống tự động phân luồng (xanh, vàng, đỏ) trong vòng 5-30 phút.
• Tờ khai bị lỗi: Hệ thống trả về thông báo lỗi chi tiết (ví dụ: “Ô 16 – Mã HS Code không tồn tại”, “Ô 22 – Giá trị CIF không hợp lý”). Bạn sửa và gửi lại.

Thời gian xử lý: Trong giờ hành chính, tờ khai được xử lý trong vòng 15-60 phút. Ngoài giờ hoặc cuối tuần, có thể mất đến 2-4 giờ.

Xử lý lỗi kỹ thuật: Nếu gặp lỗi hệ thống (không kết nối được, file không upload được), gọi hotline kỹ thuật của Tổng cục Hải quan: 1900 54 54 68. Đội kỹ thuật làm việc 24/7.

Bước 5 – Cơ Quan Hải Quan Kiểm Tra & Phân Luồng

Sau khi nhận tờ khai, hệ thống hải quan tự động phân tích và phân luồng dựa trên thuật toán đánh giá rủi ro. Có 3 luồng chính:

Luồng Xanh (Green Channel)

• Tỷ lệ: 70-80% tờ khai rơi vào luồng này
• Đặc điểm: Doanh nghiệp uy tín, hàng hóa thông thường, giá trị hợp lý, lịch sử tuân thủ tốt
• Xử lý: Không kiểm tra hồ sơ, không kiểm tra thực tế. Tờ khai được chấp nhận ngay sau khi đăng ký
• Thời gian: 30 phút – 2 giờ. Bạn có thể nộp thuế và nhận hàng ngay

Luồng Vàng (Yellow Channel)

• Tỷ lệ: 15-20% tờ khai
• Đặc điểm: Cần kiểm tra hồ sơ để xác minh thông tin (giá trị, xuất xứ, phân loại hàng)
• Xử lý: Cán bộ hải quan yêu cầu bổ sung chứng từ hoặc giải trình. Không kiểm tra hàng vật chất
• Thời gian: 4-24 giờ, tùy độ phức tạp của vấn đề cần làm rõ

Luồng Đỏ (Red Channel)

• Tỷ lệ: 5-10% tờ khai
• Đặc điểm: Rủi ro cao (doanh nghiệp mới, hàng nhạy cảm, giá trị bất thường, xuất xứ cần xác minh)
• Xử lý: Kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa thực tế. Quy trình gồm:
  1. Thông báo kiểm tra (qua hệ thống hoặc điện thoại)
  2. Chủ hàng hoặc đại lý có mặt tại cảng/kho
  3. Cán bộ hải quan mở container/kiện hàng
  4. Đối chiếu với tờ khai và chứng từ
  5. Lập biên bản kiểm tra
  6. Ra quyết định: thông quan hoặc xử lý vi phạm
• Thời gian: 2-7 ngày làm việc

Tiêu chí phân luồng (6-7 yếu tố chính):

• Uy tín doanh nghiệp (lịch sử tuân thủ, số năm hoạt động)
• Loại hàng hóa (hàng thông thường vs hàng nhạy cảm)
• Giá trị khai báo (so với database giá tham chiếu)
• Xuất xứ hàng hóa (nước có rủi ro cao về gian lận)
• Mã HS Code (một số mã thường bị khai sai)
• Chính sách kiểm tra ngẫu nhiên (2-3%)

Bước 6 – Tính & Nộp Thuế Hải Quan

Sau khi tờ khai được chấp nhận (luồng xanh hoặc vàng) hoặc hoàn thành kiểm tra (luồng đỏ), bạn nhận được thông báo số tiền thuế phải nộp.

Các loại thuế (1-5):

1. Thuế nhập khẩu/xuất khẩu: Thuế chính, tính trên trị giá hải quan của hàng hóa. Thuế suất từ 0% đến 150% tùy mã HS Code và xuất xứ. Hầu hết hàng xuất khẩu có thuế suất 0%.
2. Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng cho hàng nhập khẩu. 3 mức: 0% (hàng xuất khẩu, sách giáo khoa), 5% (nông sản, thực phẩm thiết yếu, dịch vụ y tế), 10% (hàng hóa thông thường).
3. Thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB): Áp dụng cho hàng xa xỉ, có hại sức khỏe. Ví dụ: rượu bia (35-65%), thuốc lá (75%), ô tô (50-150%), xăng dầu (10%). Chỉ một số mặt hàng phải nộp.
4. Thuế bảo vệ môi trường (BVMT): Xăng dầu (1.000-4.000 đồng/lít), túi nilon khó phân hủy (50.000 đồng/kg), than đá (30.000 đồng/tấn).
5. Phí và lệ phí: Phí thu hộ cơ quan khác (kiểm dịch: 200.000-1.000.000 đồng, kiểm tra chất lượng: 500.000-3.000.000 đồng). Không phải thuế nhưng bạn vẫn phải nộp.

Thời hạn nộp thuế: 30 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai. Trường hợp đặc biệt, bạn có thể xin gia hạn thêm 60 ngày nếu có lý do chính đáng (khó khăn tài chính, tranh chấp hợp đồng).

Phương thức thanh toán:

• Chuyển khoản trực tiếp: Chuyển vào tài khoản của Kho bạc Nhà nước tại cơ quan hải quan. Thời gian xử lý: 2-4 giờ trong ngày làm việc.
• Thanh toán qua cổng điện tử: Kết nối internet banking với hệ thống VNACCS. Thanh toán ngay trên màn hình, nhận biên lai tự động. Nhanh nhất: 5-15 phút.
• Tiền mặt tại Kho bạc: Chỉ áp dụng với số tiền nhỏ (dưới 20 triệu đồng). Phải đến trực tiếp, không tiện lợi.

Lưu ý quan trọng: Chỉ khi nộp đủ thuế, hàng hóa của bạn mới được phép thông quan. Nếu chậm nộp thuế, bạn phải trả lãi suất 0.03%/ngày (khoảng 10.8%/năm) trên số tiền chậm nộp.

Ví dụ tính toán cụ thể:

Công ty E nhập khẩu 1 container quần áo từ Trung Quốc:

• Giá FOB: 20.000 USD
• Cước vận chuyển: 1.500 USD
• Bảo hiểm: 500 USD
• Giá CIF = 20.000 + 1.500 + 500 = 22.000 USD
• Tỷ giá: 24.000 VND/USD
• Trị giá tính thuế = 22.000 × 24.000 = 528.000.000 VND

Tính thuế:

• Thuế NK (12%) = 528.000.000 × 12% = 63.360.000 VND
• Thuế GTGT (10%) = (528.000.000 + 63.360.000) × 10% = 59.136.000 VND
• Tổng thuế = 63.360.000 + 59.136.000 = 122.496.000 VND

Công ty E phải nộp 122.5 triệu đồng để nhận hàng.

Bước 7 – Nhận Quyết Định Thông Quan & Giao Nhận Hàng

Đây là bước cuối cùng trong quy trình khai báo hải quan.

Điều kiện để được thông quan:

• Tờ khai đã được cơ quan hải quan chấp nhận (qua kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế)
• Đã nộp đủ thuế và phí theo thông báo
• Không vi phạm quy định về hàng cấm, hàng hạn chế nhập khẩu

Giấy tờ bạn nhận được:

• Quyết định thông quan (số quyết định, ngày thông quan)
• Biên lai nộp thuế điện tử
• Tờ khai hải quan đã được đóng dấu “Đã thông quan”
• Phiếu cho phép giao hàng (nếu hàng lưu tại kho hải quan)

Thời hạn lưu kho:

• Hàng nhập khẩu: Sau khi thông quan, bạn có 30 ngày để lấy hàng khỏi cảng/kho. Nếu không lấy, sẽ bị tính phí lưu kho 100.000-500.000 đồng/ngày tùy loại hàng. Sau 60 ngày, hải quan có quyền xử lý hàng (đấu giá hoặc tịch thu).
• Hàng xuất khẩu: Phối hợp với hãng tàu/máy bay để giao hàng theo lịch. Thường hàng được xếp lên tàu trong vòng 24-48 giờ sau khi thông quan.

Lưu trữ hồ sơ: Theo Luật Hải quan, bạn phải lưu giữ toàn bộ hồ sơ khai báo, chứng từ liên quan trong 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai. Cơ quan hải quan có quyền kiểm tra sau thông quan bất cứ lúc nào trong 5 năm này. Nếu không có hồ sơ khi được yêu cầu, bạn bị phạt 5-10 triệu đồng.

Kết thúc quy trình: Hoàn tất cả 7 bước, hàng hóa của bạn đã sẵn sàng để sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Toàn bộ quy trình từ đăng ký tờ khai đến nhận hàng thường mất 2-7 ngày tùy luồng và loại hàng.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Điền Tờ Khai Hải Quan

Cấu Trúc Tờ Khai Xuất Khẩu – 26 Ô Thông Tin

Tờ khai xuất khẩu gồm 26 ô thông tin, được chia thành 4 nhóm chính. Mỗi ô có mục đích riêng và bắt buộc phải điền chính xác.

Nhóm 1: Thông tin người khai (Ô 1-4)

• Ô 1: Người xuất khẩu: Tên đầy đủ công ty hoặc cá nhân xuất khẩu, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế. Ví dụ: “CÔNG TY TNHH ABC, 123 Nguyễn Văn Linh, Q7, TP.HCM, MST: 0123456789”.
• Ô 2: Người nhập khẩu (nước ngoài): Tên, địa chỉ đầy đủ của khách hàng nước ngoài theo đúng trên hợp đồng. Ghi bằng tiếng Anh. Ví dụ: “ABC IMPORT CO., LTD, 456 Main Street, New York, USA”.
• Ô 3: Mã số thuế người xuất: Mã số thuế 10-13 số của doanh nghiệp Việt Nam. Hệ thống tự động điền nếu bạn đã đăng ký tài khoản VNACCS.
• Ô 4: Người khai hải quan: Nếu tự khai, ghi tên nhân viên của công ty có ủy quyền. Nếu thuê đại lý, ghi tên công ty đại lý và mã số đại lý hải quan.

Nhóm 2: Thông tin chung về lô hàng (Ô 5-14)

Các ô này mô tả điều kiện giao dịch và vận chuyển:

• Ô 5: Số hợp đồng: Số hợp đồng mua bán, ngày ký. Phải khớp với hợp đồng đính kèm.
• Ô 6: Phương thức thanh toán: T/T (chuyển khoản), L/C (tín dụng chứng từ), D/P (trả tiền khi nhận chứng từ), D/A (trả tiền sau một thời gian).
• Ô 7: Điều kiện giao hàng: FOB, CIF, CFR, EXW, DDP theo Incoterms 2020. Ví dụ: “FOB Cat Lai Port, HCMC”.
• Ô 8: Đồng tiền thanh toán: USD, EUR, JPY, VND… Ghi mã ISO 3 ký tự.
• Ô 9: Tỷ giá quy đổi: Tỷ giá tham khảo do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm đăng ký tờ khai.
• Ô 10: Cảng xếp hàng: Tên cảng xuất khẩu tại Việt Nam. Ví dụ: “Cat Lai Port, HCMC” hoặc “Tan Son Nhat Airport”.
• Ô 11: Cảng dỡ hàng: Tên cảng đến ở nước nhập khẩu. Ví dụ: “Los Angeles Port, USA”.
• Ô 12: Phương tiện vận chuyển: Tên tàu hoặc số chuyến bay. Ví dụ: “MV EVER FORWARD” hoặc “VN123”.
• Ô 13: Ngày xuất khẩu dự kiến: Ngày hàng rời cảng Việt Nam.
• Ô 14: Nước xuất khẩu: VN (Vietnam).

Nhóm 3: Chi tiết hàng hóa (Ô 15-23) – Quan trọng nhất

Đây là phần cốt lõi của tờ khai, quyết định thuế và thông quan:

• Ô 15: Số thứ tự mặt hàng: 1, 2, 3… nếu có nhiều mặt hàng trong cùng tờ khai.
• Ô 16: Mã HS Code: 8 chữ số, phải tra cứu chính xác. Ví dụ: “6203.42.00” (Quần dài nam, cotton).
• Ô 17: Tên hàng hóa: Mô tả chi tiết: chất liệu, màu sắc, kích thước, công dụng, nhãn hiệu (nếu có). Ví dụ: “Quần dài nam, 100% cotton, màu xanh navy, size 30-38, nhãn hiệu XYZ”. Không ghi chung chung như “quần áo” hay “hàng may mặc”.
• Ô 18: Số lượng: Ghi rõ số lượng thực tế. Ví dụ: “5.000 cái”.
• Ô 19: Đơn vị tính: Cái, chiếc, kg, tấn, lít, m2, m3… theo quy định của mã HS Code.
• Ô 20: Đơn giá FOB: Giá bán 1 đơn vị hàng tại cảng xuất khẩu (chưa bao gồm cước vận chuyển và bảo hiểm).
• Ô 21: Xuất xứ hàng hóa: Mã ISO 2 ký tự của nước sản xuất. VN (Việt Nam), CN (Trung Quốc), TH (Thái Lan)…
• Ô 22: Trị giá FOB: Số lượng × Đơn giá FOB.
• Ô 23: Trọng lượng: Trọng lượng tịnh (net weight) và trọng lượng tổng (gross weight) bằng kg.

Nhóm 4: Tổng hợp (Ô 24-26)

• Ô 24: Tổng trị giá FOB: Cộng tất cả các mặt hàng trong tờ khai.
• Ô 25: Số lượng kiện/container: Ghi số container hoặc số kiện hàng. Ví dụ: “1 x 40ft container” hoặc “200 cartons”.
• Ô 26: Chứng từ kèm theo: Liệt kê số hợp đồng, invoice, packing list, B/L, C/O…

Mẫu tờ khai minh họa: Bạn có thể tải mẫu tờ khai xuất khẩu tại website Tổng cục Hải quan hoặc tham khảo mẫu có sẵn trong phần mềm VNACCS.

Cấu Trúc Tờ Khai Nhập Khẩu – 32 Ô Thông Tin

Tờ khai nhập khẩu phức tạp hơn với 32 ô do phải tính nhiều loại thuế và kiểm soát chặt chẽ hơn.

Các ô tương tự tờ khai xuất khẩu: Ô 1-23 về cơ bản giống tờ khai xuất khẩu nhưng đổi vai trò (người nhập là Việt Nam, người xuất là nước ngoài). Cảng xếp là nước ngoài, cảng dỡ là Việt Nam.

Các ô bổ sung đặc biệt cho nhập khẩu:

• Ô 24: Giá CIF: Cost + Insurance + Freight. CIF = FOB + Cước vận chuyển + Bảo hiểm. Đây là trị giá tính thuế.
• Ô 25: Cước vận chuyển: Chi phí vận chuyển từ cảng nước ngoài đến cảng Việt Nam.
• Ô 26: Phí bảo hiểm: Chi phí bảo hiểm hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Ô 27: Thuế suất nhập khẩu: % thuế áp dụng theo mã HS Code và xuất xứ.
• Ô 28: Thuế nhập khẩu phải nộp: Trị giá CIF × Thuế suất NK.
• Ô 29: Thuế GTGT: (CIF + Thuế NK) × Thuế suất GTGT.
• Ô 30: Thuế TTĐB: (CIF + Thuế NK) × Thuế suất TTĐB (nếu có).
• Ô 31: Tổng thuế phải nộp: Tổng các loại thuế.
• Ô 32: Giấy phép nhập khẩu: Số giấy phép chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện kiểm soát).

Phụ lục chi tiết hàng hóa: Nếu tờ khai có trên 5 mặt hàng, bạn phải kê khai chi tiết vào phụ lục đính kèm. Mỗi mặt hàng 1 dòng với đầy đủ thông tin như Ô 15-23.

Chứng nhận kiểm dịch: Nhiều loại hàng nhập khẩu cần chứng nhận kiểm dịch:

• Động vật sống, thịt, cá: Kiểm dịch động vật
• Rau quả, hạt giống: Kiểm dịch thực vật
• Thực phẩm chế biến: Chứng nhận an toàn thực phẩm

Link mẫu tờ khai nhập khẩu: Truy cập https://www.customs.gov.vn → Biểu mẫu → Tờ khai nhập khẩu.

7 Sai Sót Thường Gặp Khi Điền Tờ Khai & Cách Khắc Phục

Theo kinh nghiệm của Tín Phát Express trong hơn 5 năm hỗ trợ khách hàng, 7 lỗi sau chiếm 80% trường hợp tờ khai bị trả lại hoặc phân luồng đỏ:

1. Khai sai mã HS Code

• Nguyên nhân: Không tra cứu kỹ, chọn mã gần đúng thay vì mã chính xác, hoặc cố tình chọn mã thuế suất thấp hơn.
• Khắc phục: Luôn tra cứu trên website chính thức của Tổng cục Hải quan. Khi phân vân giữa 2 mã, xin ý kiến chuyên gia hoặc gọi hotline hải quan 1900 54 54 68. Tham khảo bản chất hàng hóa (nguyên liệu, công dụng) để chọn mã đúng nhất.
• Hậu quả: Luồng đỏ 100%, phạt 2-5 triệu đồng nếu vô ý, 10-40 triệu nếu cố ý, có thể bị truy thu thuế chênh lệch.

2. Giá trị khai báo không hợp lý

• Nguyên nhân: Khai giá thấp hơn 30% so với giá tham chiếu để trốn thuế, hoặc khai giá cao để chuyển tiền ra nước ngoài.
• Khắc phục: Cung cấp chứng từ chứng minh giá thực (invoice từ nhà cung cấp uy tín, catalog giá, hợp đồng mua bán quốc tế). Nếu giá thấp do khuyến mãi, cung cấp thư xác nhận từ người bán.
• Hậu quả: Luồng đỏ, bị định giá lại theo database hải quan, nộp thuế theo giá mới, phạt 10-20 triệu nếu chênh lệch lớn.

3. Xuất xứ không nhất quán

• Nguyên nhân: C/O ghi “Made in Vietnam” nhưng invoice ghi “Made in China”, hoặc không có C/O để hưởng ưu đãi.
• Khắc phục: Kiểm tra chéo tất cả chứng từ trước khi khai. Nếu hàng có nhiều nguồn, yêu cầu nhà cung cấp cấp C/O riêng cho từng lô. Không bao giờ khai xuất xứ ưu đãi nếu không có C/O.
• Hậu quả: Không được hưởng ưu đãi FTA, phải nộp thuế MFN (cao hơn 5-15%), phạt 3-8 triệu nếu cố ý gian lận xuất xứ.

4. Tên hàng mô tả chung chung

• Nguyên nhân: Ghi “hàng may mặc”, “hàng điện tử”, “phụ tùng” mà không chi tiết.
• Khắc phục: Mô tả đầy đủ: chất liệu, màu sắc, kích thước, model, công dụng. Ví dụ thay vì “áo”, ghi “Áo sơ mi nam, cotton 100%, màu trắng, size M-XL, cổ tàu”.
• Hậu quả: Luồng vàng hoặc đỏ, yêu cầu bổ sung thông tin, kéo dài thời gian 1-3 ngày.

5. Số lượng/trọng lượng không khớp

• Nguyên nhân: Packing list ghi 1.000 kg nhưng tờ khai ghi 950 kg, hoặc B/L ghi 10 kiện nhưng thực tế nhận 9 kiện.
• Khắc phục: Đối chiếu kỹ tất cả chứng từ. Nếu có sai lệch, yêu cầu nhà cung cấp sửa lại hoặc cung cấp thư giải thích (ví dụ: bị hao hụt trong vận chuyển).
• Hậu quả: Luồng đỏ, phải giải trình, có thể bị tính thuế theo số lớn hơn để tránh thiệt hại cho ngân sách.

6. Thiếu hoặc sai thông tin người nhận/gửi

• Nguyên nhân: Địa chỉ không đầy đủ, mã số thuế sai, tên công ty viết tắt không đúng.
• Khắc phục: Copy thông tin từ giấy đăng ký kinh doanh (đối với Việt Nam) hoặc từ website chính thức (đối với công ty nước ngoài). Không viết tắt, không bỏ dấu.
• Hậu quả: Tờ khai bị từ chối, phải sửa và gửi lại, mất thêm 2-4 giờ.

7. Quên khai giấy phép chuyên ngành

• Nguyên nhân: Không biết hàng thuộc diện kiểm soát, hoặc quên ghi số giấy phép vào tờ khai.
• Khắc phục: Trước khi khai, kiểm tra danh mục hàng cần giấy phép trên website Bộ Công thương (https://moit.gov.vn). Nếu cần giấy phép, xin trước khi hàng về và nhập số giấy phép vào Ô 32.
• Hậu quả: Hàng bị tạm giữ, phải xin giấy phép bổ sung (mất 7-30 ngày), nộp phí lưu kho cao.

Kết luận: Để tránh các lỗi này, hãy dành thời gian kiểm tra kỹ càng từng ô trước khi gửi tờ khai. Nếu không chắc chắn, tốt nhất là thuê đại lý hải quan chuyên nghiệp để được hỗ trợ.

Thời Hạn Khai Báo Hải Quan & Xử Lý Quá Hạn

Thời Hạn Khai Báo Hàng Nhập Khẩu

Quy định về thời hạn khai báo rất quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và quy trình thông quan.

Thời hạn theo phương thức vận chuyển:

• Đường biển: 30 ngày kể từ ngày tàu cập cảng. Ví dụ: Tàu đến cảng Cát Lái ngày 1/1, bạn phải khai báo trước 23:59 ngày 31/1. Tính cả ngày nghỉ, lễ.
• Đường hàng không: 15 ngày kể từ ngày máy bay hạ cánh. Ví dụ: Máy bay đến sân bay Tân Sơn Nhất ngày 1/1, phải khai trước ngày 16/1.
• Đường bộ hoặc đường sắt: Phải khai báo trước khi hàng đến cửa khẩu hoặc ngay khi đến. Không có thời gian trễ.

Trường hợp đặc biệt: Pre-clearance (Thông quan trước)

Một số cảng lớn cho phép doanh nghiệp uy tín khai báo trước khi hàng về Việt Nam 5-7 ngày. Hàng về là thông quan ngay, tiết kiệm thời gian. Điều kiện: Doanh nghiệp thuộc nhóm ưu tiên, có lịch sử tuân thủ tốt, tham gia Chương trình AEO (Authorized Economic Operator).

Ví dụ tính thời hạn: Tàu chở hàng của bạn cập cảng Hải Phòng lúc 10h sáng ngày 5/2/2025. Thời hạn khai báo là đến 23:59 ngày 7/3/2025 (30 ngày sau). Nếu khai ngày 8/3, bạn đã quá hạn 1 ngày.

Thời Hạn Khai Báo Hàng Xuất Khẩu

Quy định về xuất khẩu linh hoạt hơn nhưng vẫn cần tuân thủ nghiêm.

Nguyên tắc chung: Khai báo trước khi hàng xuất cảng. Không quy định cụ thể bao nhiêu ngày trước, nhưng thực tế bạn phải khai đủ sớm để có thời gian xử lý nếu gặp vấn đề.

Khuyến nghị từ Tín Phát Express: Khai trước 1-2 ngày so với ngày tàu/máy bay khởi hành. Ví dụ: Tàu xuất cảng ngày 10/1, bạn nên khai ngày 8-9/1. Điều này đảm bảo nếu tờ khai bị luồng vàng hoặc đỏ, bạn vẫn kịp xử lý.

Trường hợp khẩn cấp: Một số cảng (Cát Lái, Hải Phòng) cho phép khai sau khi xuất nhưng trong vòng 24 giờ. Tuy nhiên, cách này rủi ro cao vì nếu phát hiện sai sót, hàng đã đi rồi, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc bổ sung chứng từ.

Lưu ý về cut-off time: Mỗi cảng có giờ chốt nhận hàng (cut-off time) trước khi tàu khởi hành 12-24 giờ. Bạn phải hoàn thành thủ tục hải quan trước thời gian này. Ví dụ: Tàu khởi hành 8h sáng 10/1, cut-off time là 12h trưa 9/1. Tờ khai phải thông quan trước 12h ngày 9/1.

Hậu Quả Khi Khai Báo Quá Hạn

Quá hạn khai báo kéo theo 4 hậu quả nghiêm trọng mà bạn cần biết để tránh:

1. Phạt hành chính

Theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, vi phạm thời hạn khai báo bị phạt:

• Chậm 1-5 ngày: 2.000.000 – 4.000.000 đồng
• Chậm 6-15 ngày: 4.000.000 – 6.000.000 đồng
• Chậm trên 15 ngày: 6.000.000 – 8.000.000 đồng

2. Phí lưu kho tăng cao

Hàng không lấy đúng thời hạn phải trả phí lưu kho:

• Ngày 1-10: 100.000 đồng/ngày/container 20ft
• Ngày 11-20: 200.000 đồng/ngày
• Ngày 21-30: 300.000 đồng/ngày
• Từ ngày 31: 500.000 đồng/ngày

Ví dụ: Container của bạn lưu 40 ngày, tổng phí = (10 × 100k) + (10 × 200k) + (10 × 300k) + (10 × 500k) = 11 triệu đồng chỉ riêng phí lưu kho.

3. Tịch thu hàng hóa

Theo Điều 86 Luật Hải quan, hàng nhập khẩu không được khai báo và lấy đi sau 90 ngày kể từ ngày tàu cập cảng sẽ bị cơ quan hải quan tịch thu. Hàng tịch thu được đấu giá hoặc tiêu hủy (nếu hết hạn sử dụng). Chủ hàng mất toàn bộ giá trị lô hàng.

4. Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp

Doanh nghiệp vi phạm nhiều lần bị ghi nhận vào hồ sơ điện tử. Các tờ khai sau đó có xác suất cao bị phân luồng đỏ. Bạn mất ưu đãi thông quan nhanh, mỗi lần khai báo đều phải chờ lâu hơn.

---

Chi Phí Khai Báo Hải Quan & Tối Ưu Hóa Thuế

Bảng Chi Phí Chi Tiết Khi Khai Báo Hải Quan

Chi phí khai báo hải quan gồm 3 nhóm chính: thuế hải quan, chi phí dịch vụ và chi phí khác. Tổng chi phí có thể chiếm 15-40% giá trị hàng hóa tùy loại hàng.

Thuế hải quan (Nhóm 1 – Chi phí lớn nhất)

• Thuế nhập khẩu: 0-150% trên trị giá CIF. Ví dụ:
  • Hàng công nghệ (điện thoại, laptop): 0%
  • Dệt may, giày dép: 5-20%
  • Ô tô: 50-80%
  • Rượu, thuốc lá: 45-150%
• Thuế xuất khẩu: 0-40% nhưng chỉ áp dụng cho một số hàng như khoáng sản thô (20-40%), gỗ tròn (15-20%). Hầu hết hàng xuất khẩu có thuế 0%.
• Thuế GTGT:
  • 0%: Hàng xuất khẩu, sách giáo khoa, thiết bị y tế
  • 5%: Nông sản, thực phẩm thiết yếu, dịch vụ giáo dục
  • 10%: Hàng hóa thông thường
• Thuế TTĐB: 10-150% áp dụng cho:
  • Rượu bia: 35-65%
  • Thuốc lá: 75%
  • Ô tô: 50-150% (tùy dung tích)
  • Xăng dầu: 10%
  • Điều hòa <90.000 BTU: 10%
• Thuế BVMT:
  • Xăng dầu: 1.000-4.000 đồng/lít
  • Túi nilon khó phân hủy: 50.000 đồng/kg
  • Than đá: 30.000 đồng/tấn
  • Chế phẩm diệt cỏ: 1.000 đồng/kg

Chi phí dịch vụ (Nhóm 2)

• Phí dịch vụ tờ khai: 500.000 – 2.500.000 đồng/tờ khai. Tùy độ phức tạp:
  • Tờ khai đơn giản (1-2 mặt hàng): 500.000 – 800.000 đồng
  • Tờ khai phức tạp (nhiều mặt hàng, cần giấy phép): 1.500.000 – 2.500.000 đồng
• Chữ ký số: 1.000.000 – 3.000.000 đồng/năm tùy nhà cung cấp
• Phí lưu kho: 100.000 – 500.000 đồng/ngày/container (đã nêu ở phần trên)
• Phí bốc xếp:
  • Container 20ft: 300.000 – 800.000 đồng
  • Container 40ft: 600.000 – 1.500.000 đồng
  • Hàng lẻ (LCL): 50.000 – 200.000 đồng/m3
• Phí giám định: 2.000.000 – 10.000.000 đồng/lần khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra chất lượng, phân tích mẫu

Chi phí khác (Nhóm 3)

• Lệ phí C/O: 200.000 – 500.000 đồng tùy loại (Form E, D, AJ, EUR.1)
• Phí giấy phép chuyên ngành: 500.000 – 5.000.000 đồng tùy loại:
  • Giấy phép nhập thực phẩm: 1.000.000 – 2.000.000 đồng
  • Giấy phép nhập hóa chất: 2.000.000 – 5.000.000 đồng
• Phí kiểm dịch: 300.000 – 2.000.000 đồng tùy loại hàng và số lượng

Bảng tóm tắt: Chi phí trung bình cho 1 container 20ft hàng nhập khẩu thông thường

Hạng mục	Chi phí (VND)
Thuế nhập khẩu (10% × 500M)	50.000.000
Thuế GTGT (10% × 550M)	55.000.000
Phí tờ khai	800.000
Phí bốc xếp	500.000
Phí lưu kho (3 ngày)	300.000
Phí kiểm dịch (nếu có)	500.000
Tổng cộng	106.100.000

Lưu ý: Đây chỉ là ước tính. Chi phí thực tế phụ thuộc vào loại hàng, xuất xứ, luồng kiểm tra và cảng thông quan.

5 Cách Tối Ưu Chi Phí Hải Quan Hợp Pháp

Tín Phát Express chia sẻ 5 bí quyết giúp doanh nghiệp tiết kiệm 20-40% chi phí hải quan một cách hoàn toàn hợp pháp:

1. Tận dụng Hiệp định thương mại tự do (FTA)

FTA là cơ hội lớn nhất để giảm thuế nhập khẩu. Việt Nam đã ký hơn 15 FTA với các đối tác lớn.

Cách thực hiện: Đảm bảo hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ của FTA. Xin C/O từ nước xuất khẩu:

• Form E: ASEAN (giảm 0-5% thuế)
• Form D: Trung Quốc (giảm 0-10%)
• Form AJ: Nhật Bản (giảm 0-15%)
• Form EUR.1: EU (giảm 0-20% nhờ EVFTA)
• Form VN-UK: Anh (giảm 0-10%)

Ví dụ thực tế: Nhập khẩu máy móc từ Đức trị giá 500.000 EUR:

• Không có C/O: Thuế MFN 10% = 50.000 EUR (1.2 tỷ VND)
• Có C/O EUR.1: Thuế 0% = tiết kiệm 1.2 tỷ VND

Chi phí xin C/O chỉ khoảng 10-15 triệu đồng. Lợi nhuận ròng: 1.185 tỷ VND.

2. Khai mã HS Code chính xác để hưởng thuế thấp hơn

Một số sản phẩm có nhiều mã tùy thành phần, công dụng. Chọn mã phù hợp nhất với bản chất hàng hóa có thể giúp bạn được hưởng thuế suất thấp hơn.

Cách thực hiện: Nghiên cứu kỹ biểu thuế, tham khảo mã hàng tương tự. Đảm bảo mã bạn chọn đúng với đặc tính sản phẩm (không được gian lận).

Ví dụ: Quần áo thể thao có thể có 2 mã:

• Mã 6203.41: Quần dài len (thuế 12%)
• Mã 6211.42: Quần thể thao sợi tổng hợp (thuế 8%)

Nếu quần của bạn là polyester dùng cho thể thao, chọn mã 6211.42 để tiết kiệm 4% thuế.

3. Chọn điều kiện giao hàng phù hợp (Incoterms)

Điều kiện giao hàng ảnh hưởng đến trị giá tính thuế:

• FOB (Free On Board): Giá hàng tại cảng xuất khẩu, không bao gồm cước và bảo hiểm
• CIF (Cost, Insurance, Freight): Giá hàng + cước + bảo hiểm

Cách thực hiện: Khi nhập khẩu, nên thương lượng mua FOB thay vì CIF. Sau đó tự thuê vận chuyển và bảo hiểm. Trị giá CIF cuối cùng có thể thấp hơn 5-10% so với CIF do người bán báo.

Ví dụ:

• Mua CIF: 100.000 USD (người bán tính cước 8.000 USD)
• Mua FOB: 90.000 USD, tự thuê tàu 5.000 USD, bảo hiểm 500 USD → CIF = 95.500 USD

Tiết kiệm: 4.500 USD trên trị giá tính thuế → giảm 4.5% tất cả các loại thuế.

4. Gom hàng để giảm số lần khai báo

Mỗi lần khai báo bạn mất phí dịch vụ 500.000 – 2.500.000 đồng. Gom nhiều lô hàng nhỏ thành một lô lớn giúp tiết kiệm đáng kể.

Cách thực hiện:

• Lên kế hoạch nhập hàng định kỳ (ví dụ: 1 lần/tháng thay vì 4 lần)
• Phối hợp với nhiều nhà cung cấp để giao hàng cùng thời điểm
• Sử dụng dịch vụ consolidation (gom hàng) của các công ty logistics

Ví dụ: Nhập 4 lô hàng riêng lẻ:

• Chi phí: 4 × 800.000 = 3.200.000 đồng
• Thời gian: 4 lần thủ tục

Gom thành 1 container:

• Chi phí: 1.200.000 đồng (tờ khai phức tạp hơn)
• Tiết kiệm: 2.000.000 đồng
• Thời gian: 1 lần thủ tục, nhanh gọn hơn

5. Hợp tác với đại lý hải quan uy tín

Đại lý giàu kinh nghiệm giúp bạn tránh sai sót, được phân luồng xanh nhiều hơn, và biết cách tối ưu chi phí hợp pháp.

Cách thực hiện: Chọn đại lý có:

• Trên 5 năm kinh nghiệm
• Tỷ lệ luồng xanh cao (trên 80%)
• Có chuyên gia am hiểu FTA và quy định thuế
• Minh bạch về chi phí, không phát sinh

Lợi ích cụ thể:

• Luồng xanh 80-90% (tự khai chỉ đạt 60-70%)
• Tránh phạt và phát sinh do sai sót
• Tư vấn tận dụng ưu đãi FTA
• Tiết kiệm thời gian nhân viên

Case study tiết kiệm 30%: Công ty H nhập khẩu linh kiện điện tử từ Trung Quốc 12 lần/năm, tổng giá trị 10 tỷ đồng:

Trước khi áp dụng:

• Mua CIF, không có C/O Form D
• Thuế MFN 5% = 500 triệu
• 12 lần khai × 800k = 9.6 triệu
• Bị luồng đỏ 3 lần, mất 15 triệu phí phát sinh
• Tổng chi phí: 524.6 triệu

Sau khi áp dụng 5 cách trên:

• Mua FOB, tự vận chuyển (giảm CIF 8%)
• Xin C/O Form D (thuế 0%)
• Gom thành 4 lần nhập/năm × 1.2M = 4.8 triệu
• Thuê Tín Phát Express, luồng xanh 90%, không phát sinh
• Tổng chi phí: 4.8 triệu (chỉ còn phí dịch vụ)

Tiết kiệm: 524.6 – 4.8 = 519.8 triệu đồng (gần 30% giá trị hàng)

---

Xử Lý 5 Tình Huống Phát Sinh Thường Gặp

Tình Huống 1 – Khai Sai Tờ Khai: Cách Khắc Phục

Khai sai tờ khai là tình huống phổ biến nhất, xảy ra với cả doanh nghiệp lâu năm và người mới.

Nguyên nhân phổ biến:

• Nhầm lẫn khi nhập liệu (gõ nhầm số)
• Chứng từ thay đổi sau khi đã khai (nhà cung cấp sửa invoice)
• Hiểu sai quy định về mã HS hoặc xuất xứ
• Thiếu kinh nghiệm, không kiểm tra kỹ trước khi gửi

Quy trình khắc phục chi tiết:

1. Phát hiện sai sót: Có thể do bạn tự phát hiện hoặc cơ quan hải quan thông báo. Nếu tự phát hiện, hãy khai báo ngay để giảm mức phạt.
2. Lập tờ khai bổ sung: Truy cập hệ thống VNACCS, chọn chức năng “Khai bổ sung tờ khai hải quan”. Điền thông tin sai và thông tin đúng vào form.
3. Giải trình lý do: Viết văn bản giải trình tại sao khai sai (vô ý, do nhầm lẫn, do chứng từ sửa đổi…). Đính kèm chứng cứ (email từ nhà cung cấp, invoice sửa đổi…).
4. Nộp thuế bổ sung và phạt: Nếu khai sai làm thiếu thuế, bạn phải nộp đủ số thuế chênh lệch + lãi suất 0.03%/ngày + tiền phạt vi phạm hành chính.

Thời hạn khai bổ sung: Trong vòng 60 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai. Quá thời hạn này, quy trình phức tạp hơn và mức phạt cao hơn.

Hậu quả pháp lý phân theo mức độ:

• Khai sai vô ý: Phạt 1.000.000 – 5.000.000 đồng tùy mức độ sai sót. Nếu không ảnh hưởng đến thuế, có thể chỉ cảnh cáo.
• Khai sai cố ý để trốn thuế dưới 100 triệu đồng: Phạt 20.000.000 – 40.000.000 đồng + truy thu thuế + lãi suất.
• Khai sai cố ý trốn thuế từ 100 triệu đồng trở lên: Bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự. Mức phạt tù từ 6 tháng đến 15 năm tùy số tiền và tính chất.

Trích dẫn pháp luật: Điều 200 BLHS quy định: “Người nào trốn thuế trị giá từ 100 triệu đồng đến dưới 300 triệu đồng hoặc dưới 100 triệu đồng nhưng đã bị xử phạt hành chính về hành vi trốn thuế hoặc đã bị kết án về tội này, chưa được xóa án tích mà còn vi phạm, thì bị phạt tiền từ 50 triệu đồng đến 200 triệu đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 3 năm hoặc phạt tù từ 6 tháng đến 3 năm.”

Tình Huống 2 – Tờ Khai Bị Treo Đỏ: Nguyên Nhân & Giải Pháp

Tờ khai bị phân luồng đỏ là nỗi lo của nhiều doanh nghiệp vì kéo dài thời gian và tăng chi phí.

6 nguyên nhân chính khiến tờ khai bị luồng đỏ:

1. Doanh nghiệp mới: Chưa có lịch sử thông quan hoặc mới hoạt động dưới 2 năm. Hệ thống tự động đánh giá rủi ro cao.
2. Hàng hóa rủi ro cao: Thuốc lá, rượu, ô tô, điện thoại, máy tính, vàng bạc, dược phẩm… Các mặt hàng này thường bị kiểm tra.
3. Giá trị khai báo thấp bất thường: Thấp hơn 30% so với giá tham chiếu trong database hải quan. Hệ thống nghi ngờ khai giá gian lận.
4. Xuất xứ từ nước có rủi ro: Một số nước có tỷ lệ gian lận cao về xuất xứ hoặc giá trị. Hàng từ các nước này được kiểm tra chặt hơn.
5. Mã HS Code nhạy cảm: Một số mã thường bị khai sai hoặc dùng để nhập hàng cấm.
6. Kiểm tra ngẫu nhiên: 2-3% tờ khai được chọn ngẫu nhiên để kiểm tra chất lượng.

Quy trình kiểm tra khi bị luồng đỏ (6 bước):

1. Nhận thông báo: Hệ thống VNACCS hoặc cán bộ hải quan gọi điện thông báo tờ khai bị luồng đỏ, yêu cầu kiểm tra thực tế.
2. Chuẩn bị hồ sơ: Mang theo tất cả chứng từ gốc (hợp đồng, invoice, packing list, B/L, C/O…) đến cơ quan hải quan.
3. Hẹn lịch kiểm tra: Liên hệ với cán bộ phụ trách để hẹn thời gian và địa điểm kiểm tra (thường tại kho/cảng).
4. Có mặt khi kiểm tra: Chủ hàng hoặc đại lý phải có mặt. Cán bộ hải quan mở container/kiện hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng, so với khai báo.
5. Lập biên bản: Nếu hàng đúng, cán bộ lập biên bản xác nhận. Nếu sai, ghi rõ sai sót và yêu cầu giải trình hoặc xử lý.
6. Ra quyết định: Thông quan (nếu hợp lệ), khai bổ sung (nếu sai nhỏ), hoặc xử phạt/tịch thu (nếu vi phạm nghiêm trọng).

Thời gian xử lý: 2-7 ngày làm việc. Nếu cần giám định mẫu, có thể kéo dài 10-15 ngày.

Chuẩn bị gì khi bị luồng đỏ:

• Chứng từ gốc đầy đủ: Hợp đồng, invoice, packing list, B/L, C/O, catalog sản phẩm, ảnh hàng hóa
• Chứng cứ chứng minh giá: Invoice từ nhà sản xuất, website niêm yết giá, báo giá từ nhiều nhà cung cấp
• Có mặt đúng giờ: Không đến sẽ bị lập biên bản vắng mặt, tờ khai có thể bị từ chối
• Tài liệu kỹ thuật: Catalog, hướng dẫn sử dụng, chứng chỉ chất lượng (nếu cán bộ yêu cầu)

Chi phí phát sinh ước tính:

• Phí giám định (nếu cần): 2-10 triệu đồng
• Phí lưu kho thêm 3-7 ngày: 300.000 – 3.500.000 đồng
• Chi phí nhân công đi lại, mất thời gian: 1-3 triệu đồng

Tips từ Tín Phát Express: Luôn hợp tác, thái độ tôn trọng với cán bộ hải quan. Giải thích rõ ràng, cung cấp chứng từ đầy đủ. Đừng cố chấp hay tranh cãi. Cán bộ có nhiều kinh nghiệm, họ sẽ nhận ra nếu bạn trung thực hay che giấu.

Tình Huống 3 – Thiếu Giấy Phép Chuyên Ngành

Nhiều mặt hàng không thể thông quan nếu không có giấy phép từ cơ quan chức năng.

6-7 nhóm hàng cần giấy phép chuyên ngành:

1. Thực phẩm: Giấy phép Bộ Y tế hoặc Bộ Nông nghiệp (tùy loại)
2. Dược phẩm, mỹ phẩm: Số đăng ký/công bố từ Cục Dược, Cục An toàn vệ sinh thực phẩm
3. Hóa chất: Giấy phép Bộ Công thương (hóa chất độc hại, nguy hiểm)
4. Sách báo, xuất bản phẩm: Giấy phép Cục Xuất bản (nếu bằng tiếng nước ngoài hoặc nội dung nhạy cảm)
5. Máy móc đã qua sử dụng: Giấy phép Bộ Tài nguyên và Môi trường
6. Vũ khí, công cụ hỗ trợ: Giấy phép Bộ Công an
7. Thiết bị viễn thông, phát sóng: Giấy phép Bộ Thông tin và Truyền thông

Hậu quả khi thiếu giấy phép:

• Tạm dừng thông quan: Hàng bị giữ lại tại cảng/kho, không được phép lấy về
• Phát sinh phí lưu kho: 100.000 – 500.000 đồng/ngày trong lúc xin giấy phép
• Tịch thu nếu quá 90 ngày: Nếu không xin được giấy phép hoặc không xử lý trong 90 ngày, hàng bị tịch thu

3 giải pháp xử lý:

1. Xin cấp giấy phép bổ sung: Nộp hồ sơ xin giấy phép cho cơ quan có thẩm quyền. Thời gian: 7-30 ngày tùy loại giấy phép. Chi phí: 500.000 – 5.000.000 đồng + phí lưu kho trong lúc chờ.
2. Tái xuất hàng về nước xuất khẩu: Nếu không thể xin được giấy phép (hàng cấm, điều kiện không đủ), bạn có thể xin tái xuất. Chi phí cước vận chuyển + phí lưu kho đã phát sinh.
3. Chuyển đổi mục đích sử dụng: Một số trường hợp có thể khai báo lại mục đích (ví dụ: từ “bán” chuyển thành “mẫu không bán”) để không cần giấy phép. Tuy nhiên, cách này chỉ áp dụng được với một số loại hàng nhất định.

Lưu ý quan trọng: Luôn kiểm tra danh mục hàng cần giấy phép TRƯỚC khi nhập khẩu. Danh mục này được cập nhật thường xuyên trên website Bộ Công thương (https://moit.gov.vn) phần “Quản lý xuất nhập khẩu”. Đừng để hàng về rồi mới phát hiện cần giấy phép, bạn sẽ tốn rất nhiều tiền và thời gian.

Tình Huống 4 – Hàng Bị Tạm Giữ/Niêm Phong

Tạm giữ hàng hóa là biện pháp cơ quan hải quan áp dụng khi nghi ngờ có vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

4 nguyên nhân chính dẫn đến tạm giữ:

1. Nghi ngờ hàng cấm, hàng nhập lậu: Vũ khí, ma túy, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ (hàng giả, hàng nhái)
2. Khai báo gian lận nghiêm trọng: Khai giá quá thấp (dưới 50% giá thực), khai sai xuất xứ để hưởng ưu đãi
3. Thiếu chứng từ quan trọng: Không có hợp đồng, invoice giả, C/O không hợp lệ
4. Dấu hiệu trốn thuế: Giá trị lớn nhưng khai là quà tặng, phi mậu dịch

Quyền và nghĩa vụ của chủ hàng:

• Quyền: Được thông báo lý do tạm giữ, được xem biên bản, được giải trình và cung cấp chứng cứ, được yêu cầu giám định độc lập
• Nghĩa vụ: Phải có mặt khi cơ quan hải quan yêu cầu, cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan, chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh

Thủ tục giải phóng hàng (5 bước):

1. Nhận quyết định tạm giữ: Cơ quan hải quan ra quyết định bằng văn bản, ghi rõ lý do và thời hạn tạm giữ.
2. Chuẩn bị hồ sơ giải trình: Thu thập chứng cứ chứng minh hàng hợp pháp (hợp đồng gốc, email trao đổi với nhà cung cấp, chứng từ thanh toán, catalog sản phẩm chính hãng…).
3. Nộp đơn giải trình: Viết văn bản giải trình chi tiết, đính kèm chứng cứ, gửi đến cơ quan hải quan.
4. Chờ xác minh: Cơ quan hải quan xác minh thông tin, có thể yêu cầu giám định hoặc xin ý kiến từ cơ quan khác.
5. Nhận quyết định: Nếu xác minh hợp lệ, hàng được giải phóng. Nếu vi phạm, hàng bị xử phạt hoặc tịch thu.

Thời gian xử lý: 15-60 ngày tùy mức độ phức tạp. Trường hợp cần giám định hoặc điều tra sâu có thể kéo dài 3-6 tháng.

4 kết quả có thể xảy ra:

1. Giải phóng hàng: Nếu chứng minh được không vi phạm. Bạn chỉ mất phí lưu kho trong thời gian tạm giữ.
2. Giải phóng có điều kiện: Phải nộp tiền bảo lãnh hoặc cam kết khắc phục sai sót.
3. Xử phạt hành chính: Phạt tiền 10-50 triệu đồng + được lấy hàng sau khi nộp phạt.
4. Tịch thu hàng hóa: Vi phạm nghiêm trọng (hàng cấm, gian lận lớn). Hàng bị tịch thu, không được hoàn trả.

Chi phí phát sinh ước tính:

• Phí lưu kho: 100.000 – 500.000 đồng/ngày × 30-60 ngày = 3-30 triệu đồng
• Phí giám định (nếu cần): 5-20 triệu đồng
• Chi phí luật sư tư vấn: 10-50 triệu đồng
• Tổng: 18-100 triệu đồng (chưa kể giá trị hàng nếu bị tịch thu)

Lời khuyên từ chuyên gia: Nếu hàng bị tạm giữ, hãy liên hệ ngay với luật sư hoặc đại lý hải quan có kinh nghiệm. Họ hiểu rõ quy trình và biết cách chuẩn bị hồ sơ giải trình hiệu quả. Đừng tự xử lý nếu bạn chưa có kinh nghiệm.

Tình Huống 5 – Tra Cứu Trạng Thái Tờ Khai

Nhiều khách hàng hỏi: “Làm sao biết tờ khai của tôi đang ở đâu trong quy trình?”

Tra cứu qua website (3 bước đơn giản):

1. Truy cập website: Vào https://www.customs.gov.vn, chọn menu “Tra cứu” → “Tra cứu tờ khai hải quan”.
2. Chọn loại tra cứu: Có 2 cách:
   • Tra theo số tờ khai (14 chữ số, ví dụ: 01012025123456)
   • Tra theo mã số thuế của doanh nghiệp
3. Nhập thông tin và xem kết quả: Nhập số tờ khai hoặc MST, nhập mã bảo mật (captcha), nhấn “Tra cứu”. Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết.

Tra cứu qua ứng dụng di động: Tải ứng dụng “VNACCS Mobile” (iOS/Android), đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp. Bạn có thể xem danh sách tất cả tờ khai và nhận thông báo real-time khi có cập nhật.

Thông tin hiển thị trên hệ thống:

• Số tờ khai và ngày đăng ký: Xác nhận tờ khai đã được tiếp nhận
• Luồng hàng: Xanh, vàng hay đỏ
• Trạng thái: Đang xử lý, chờ nộp thuế, đã thông quan, bị tạm dừng…
• Công chức phụ trách: Tên và số điện thoại của cán bộ hải quan đang xử lý tờ khai
• Số tiền thuế: Tổng thuế phải nộp (nếu đã được tính)
• Ngày thông quan dự kiến: Ước tính dựa trên luồng và tình trạng hiện tại

Lưu ý về thời gian cập nhật: Hệ thống cập nhật chậm hơn thực tế 2-4 giờ. Nếu bạn vừa đăng ký tờ khai, có thể phải đợi vài giờ mới thấy thông tin trên website.

Khi không tra được hoặc thông tin không rõ: Gọi điện trực tiếp đến Chi cục Hải quan nơi bạn khai báo. Số điện thoại có trên website của từng Chi cục. Cung cấp số tờ khai và MST, cán bộ sẽ kiểm tra giúp bạn.

---

Khi Nào Thuê Đại Lý, Khi Nào Tự Khai?

Đây là câu hỏi quan trọng mà mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều phải đối mặt. Quyết định đúng giúp bạn tiết kiệm chi phí và thời gian.

NÊN THUÊ ĐẠI LÝ HẢI QUAN KHI

Nhóm 1: Doanh nghiệp thiếu kiến thức và kinh nghiệm

Bạn là doanh nghiệp lần đầu xuất nhập khẩu hoặc chưa có nhân viên am hiểu về thủ tục hải quan. Việc tự khai báo có rủi ro cao về sai sót, dẫn đến phạt tiền và chậm trễ. Đại lý hải quan có chuyên môn, họ biết cách điền tờ khai chính xác, chọn mã HS đúng, và tận dụng ưu đãi FTA.

Nhóm 2: Hàng hóa phức tạp, nhiều chứng từ

Hàng của bạn cần nhiều giấy phép chuyên ngành (thực phẩm, dược phẩm, hóa chất), hoặc là hàng có nhiều thành phần khó phân loại (máy móc, linh kiện điện tử). Đại lý có kinh nghiệm xử lý các loại hàng này, biết cách chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tránh bị treo đỏ.

Nhóm 3: Tần suất xuất nhập khẩu thấp

Bạn chỉ xuất nhập khẩu vài lần trong năm (dưới 10 lần). Đầu tư vào nhân sự và hệ thống để tự khai không hiệu quả về chi phí. Thuê đại lý theo từng lần linh hoạt hơn và rẻ hơn.

Nhóm 4: Cần tối ưu thuế và chi phí

Bạn muốn tận dụng tối đa ưu đãi từ các FTA nhưng không rõ quy tắc xuất xứ, cách xin C/O. Đại lý giỏi có thể tư vấn cách giảm 10-30% thuế một cách hợp pháp. Họ cũng giúp bạn chọn luồng khai báo phù hợp để giảm thời gian chờ.

Lợi ích cụ thể khi thuê đại lý:

• Tỷ lệ luồng xanh cao (80-90% so với 60-70% khi tự khai)
• Tiết kiệm thời gian: Đại lý làm mọi thứ, bạn chỉ cần ký và nộp tiền
• Tránh rủi ro pháp lý: Đại lý chịu trách nhiệm liên đới, họ sẽ rất cẩn thận
• Hỗ trợ xử lý sự cố: Khi có vấn đề, đại lý có mối quan hệ với hải quan để giải quyết nhanh

Chi phí thuê đại lý: 800.000 – 2.500.000 đồng/tờ khai tùy độ phức tạp. Với doanh nghiệp mới hoặc hàng phức tạp, đây là khoản đầu tư xứng đáng.

NÊN TỰ KHAI HẢI QUAN KHI

Nhóm 1: Có đội ngũ nhân sự có năng lực

Công ty bạn có nhân viên am hiểu về thủ tục hải quan, đã qua đào tạo chuyên môn hoặc có kinh nghiệm làm việc tại đại lý/hải quan. Họ có thể tự nghiên cứu quy định, tra cứu mã HS và hoàn thành thủ tục một cách chính xác.

Nhóm 2: Tần suất xuất nhập khẩu cao

Bạn xuất nhập khẩu thường xuyên (từ 20 lần/năm trở lên). Chi phí thuê đại lý tích lũy lớn: 20 lần × 1.5 triệu = 30 triệu/năm. Đầu tư vào nhân viên nội bộ (lương 10-15 triệu/tháng = 120-180 triệu/năm) nhưng xử lý được nhiều việc khác, hiệu quả hơn về dài hạn.

Nhóm 3: Hàng hóa đơn giản, ổn định

Hàng của bạn là loại thông thường, cùng một mã HS, không cần giấy phép chuyên ngành. Ví dụ: Xuất khẩu gạo, cà phê, dệt may với quy trình lặp đi lặp lại. Tự khai giúp bạn nắm rõ quy trình và không phụ thuộc vào đại lý.

Nhóm 4: Cần bảo mật thông tin

Một số doanh nghiệp không muốn chia sẻ thông tin hợp đồng, giá cả với bên thứ ba. Tự khai giúp bạn kiểm soát hoàn toàn thông tin kinh doanh.

Lợi ích khi tự khai:

• Tiết kiệm chi phí dài hạn: Không phải trả phí đại lý
• Chủ động về thời gian: Không phụ thuộc vào lịch làm việc của đại lý
• Nắm rõ quy trình: Hiểu sâu về pháp luật hải quan, có lợi cho chiến lược kinh doanh
• Bảo mật thông tin: Không lo rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài

Điều kiện cần có để tự khai hiệu quả:

• Nhân viên được đào tạo chuyên môn về hải quan
• Tài khoản VNACCS và chữ ký số hợp lệ
• Phần mềm hỗ trợ lập tờ khai (hoặc thành thạo hệ thống VNACCS)

Bảng So Sánh Tự Khai vs Thuê Đại Lý

Tiêu chí	Tự khai	Thuê đại lý
Chi phí ban đầu	Cao (đào tạo, chữ ký số, phần mềm: 10-20 triệu)	Thấp (chỉ trả phí theo lần)
Chi phí dài hạn	Thấp (chỉ lương nhân viên)	Cao (800k-2.5M/lần × số lần khai/năm)
Tỷ lệ luồng xanh	60-70% (nếu chưa có kinh nghiệm)	80-90% (đại lý giỏi có quan hệ tốt)
Thời gian xử lý	Phụ thuộc năng lực nhân viên	Nhanh hơn (đại lý làm full-time)
Xử lý sự cố	Khó khăn nếu thiếu kinh nghiệm	Dễ dàng (đại lý có mối quan hệ)
Kiểm soát thông tin	Hoàn toàn (bảo mật tốt)	Chia sẻ với đại lý (rủi ro rò rỉ nhỏ)
Phù hợp cho	DN xuất nhập thường xuyên, có năng lực	DN mới, hàng phức tạp, tần suất thấp

Kết Luận & Khuyến Nghị

Quy tắc 80/20:

• Nếu 80% lô hàng của bạn đơn giản, lặp lại → Tự khai
• Nếu 80% lô hàng phức tạp, cần xử lý đặc biệt → Thuê đại lý

Theo quy mô doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp nhỏ (dưới 10 lô/năm): Thuê đại lý
• Doanh nghiệp vừa (10-50 lô/năm): Kết hợp (tự khai hàng đơn giản, thuê đại lý cho hàng phức tạp)
• Doanh nghiệp lớn (trên 50 lô/năm): Tự khai, có bộ phận xuất nhập khẩu riêng

Theo giai đoạn phát triển:

• Giai đoạn đầu (1-2 năm đầu): Thuê đại lý để học hỏi
• Giai đoạn phát triển: Kết hợp, đào tạo nhân viên nội bộ
• Giai đoạn ổn định: Tự khai hoàn toàn, chỉ thuê đại lý cho những trường hợp đặc biệt

Chúng ta đã cùng nhau đi qua hành trình toàn diện về khai báo hải quan. Từ định nghĩa cơ bản về khai báo hải quan là gì, qua 7 bước quy trình chi tiết, đến cách tính chi phí và xử lý các tình huống phát sinh. Bạn cũng đã nắm được cách cân nhắc giữa tự khai và thuê đại lý.

Ba điều cốt lõi bạn cần ghi nhớ:

Khai báo đúng, đủ và kịp thời: Mọi sai sót đều có hậu quả. Hãy dành thời gian kiểm tra kỹ lưỡng từng thông tin trước khi gửi tờ khai. Tuân thủ thời hạn để tránh phạt tiền và phí lưu kho không đáng có.

Kiến thức và kinh nghiệm là chìa khóa: Hiểu rõ quy định pháp luật, biết cách tra cứu mã HS Code, nắm vững ưu đãi FTA giúp bạn tiết kiệm 20-40% chi phí. Đầu tư vào đào tạo nhân viên hoặc hợp tác với đại lý uy tín là quyết định thông minh.

Chọn đối tác đúng tạo nên sự khác biệt: Dù tự khai hay thuê đại lý, bạn cần đối tác logistics tin cậy. Họ không chỉ giúp vận chuyển mà còn tư vấn, hỗ trợ thủ tục và xử lý sự cố kịp thời.

Bài viết này phù hợp cho cả doanh nghiệp chuyên nghiệp đã có kinh nghiệm lẫn cá nhân lần đầu gửi hàng quốc tế. Dù bạn là ai, việc hiểu rõ quy trình khai báo hải quan đều mang lại lợi ích thiết thực. Khi bạn nắm vững kiến thức, bạn trở nên chủ động hơn trong mọi giao dịch quốc tế. Bạn tránh được những sai lầm đắt giá, đảm bảo hàng hóa thông quan an toàn và đúng thời hạn. Đó chính là nền tảng để kinh doanh phát triển bền vững.

THÔNG TIN LIÊN HỆ & CAM KẾT DỊCH VỤ

CÔNG TY TNHH TÍN PHÁT EXPRESS

Chi nhánh 1: 42/45 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
Chi nhánh 2: 20 Lý Nhân Tông, Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng
Chi nhánh 3: 51 Ngõ 389 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

Hotline: 1900 4642 (Hỗ trợ 24/7)
Email: tinphatquocte.com@gmail.com

6 Cam Kết Của Tín Phát Express

• Khai báo nhanh, chính xác 100%: Đội ngũ chuyên viên hải quan 5+ năm kinh nghiệm, am hiểu sâu về quy định và FTA
• Thông quan: Tỷ lệ luồng xanh 85%, tiết kiệm thời gian tối đa cho khách hàng
• Tư vấn miễn phí: Hỗ trợ phân tích mã HS, tính toán chi phí, tư vấn tối ưu thuế trước khi bạn quyết định
• Bảo hiểm 100%: Chính sách bồi thường minh bạch, bảo vệ tối đa lợi ích khách hàng
• Hỗ trợ 24/7: Đội ngũ customer service luôn sẵn sàng giải đáp, xử lý sự cố bất cứ lúc nào
• Giá cạnh tranh, minh bạch: Báo giá chi tiết, không phí ẩn, cam kết giá tốt nhất thị trường

Liên hệ ngay: Gọi 1900 4642 hoặc gửi email đến tinphatquocte.com@gmail.com để được chuyên gia tư vấn chi tiết về nhu cầu khai báo hải quan của bạn!