Gửi hàng từ Nhật về Việt Nam: Chi phí và Cách gửi

Bạn đang tìm hiểu cách gửi hàng từ Nhật Bản về Việt Nam một cách tiết kiệm và an toàn? Việc hiểu rõ quy trình, chi phí và các lưu ý quan trọng sẽ giúp bạn có trải nghiệm vận chuyển thuận lợi. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về mọi khía cạnh của dịch vụ chuyển phát quốc tế từ xứ sở hoa anh đào.

Disclaimer: Giá cả và thông tin trong bài mang tính chất tham khảo. Hiện tại Tín Phát Express chưa cung cấp dịch vụ gửi hàng từ Nhật về Việt Nam. Chúng tôi chuyên về các tuyến đường gửi hàng từ Việt Nam đi quốc tế.

Tổng quan chi phí gửi hàng từ Nhật về Việt Nam năm 2025

Kim ngạch thương mại Nhật – Việt đạt khoảng 46,2-48,2 tỷ USD năm 2024, tăng so với năm trước. Cộng đồng người Việt tại Nhật hiện có khoảng 630.000 người năm 2024, tạo nhu cầu vận chuyển hàng hóa ổn định. Thị trường logistics giữa hai nước phát triển mạnh với nhiều lựa chọn dịch vụ đa dạng.

Chi phí vận chuyển phụ thuộc vào bốn yếu tố chính:

1. Trọng lượng và kích thước: Áp dụng công thức tính theo trọng lượng thực tế hoặc thể tích (whichever is greater)
2. Phương thức vận chuyển: Đường hàng không nhanh nhưng đắt, đường biển chậm nhưng rẻ
3. Khoảng cách vận chuyển: Từ các thành phố lớn như Tokyo, Osaka đến Hà Nội, TP.HCM
4. Loại hàng hóa: Hàng thông thường, hàng đặc biệt hay hàng nguy hiểm

Mức giá trung bình dao động từ 70.000 – 250.000 VNĐ/kg tùy theo phương thức. So với vận chuyển từ Trung Quốc và Hàn Quốc, chi phí từ Nhật cao hơn 15-20% do khoảng cách xa hơn và chi phí vận hành tại Nhật đắt đỏ.

Xu hướng năm 2025 cho thấy giá cước tăng 8-12% do lạm phát toàn cầu và giá nhiên liệu biến động. Các công ty vận chuyển điều chỉnh bảng giá định kỳ để phản ánh chi phí thực tế.

Các phương thức vận chuyển phổ biến

Chuyển phát nhanh quốc tế (Đường hàng không)

Phương thức này phù hợp với hàng nhỏ gọn, có giá trị cao và cần giao gấp. Thời gian vận chuyển dao động 2-4 ngày làm việc, EMS có thể nhanh hơn khi giao đến các thành phố lớn như Hà Nội và TP.HCM.

Ưu điểm nổi bật:

• Tốc độ vận chuyển nhanh chóng
• Tính ổn định cao, ít rủi ro thất lạc
• Thủ tục đơn giản, tracking dễ dàng
• Phục vụ door-to-door tiện lợi

Nhược điểm cần lưu ý:

• Chi phí cao hơn đường biển 3-5 lần
• Hạn chế trọng lượng và kích thước
• Có giới hạn về loại hàng hóa vận chuyển

Các hãng phổ biến bao gồm EMS Japan Post, DHL Express, UPS Worldwide, FedEx International và TNT Express. Mỗi hãng có ưu thế riêng về thời gian giao hàng và mạng lưới phủ sóng.

Vận chuyển đường biển

Lựa chọn tối ưu cho hàng hóa số lượng lớn, cồng kềnh và ưu tiên chi phí thấp. Thời gian vận chuyển kéo dài 10-15 ngày, có thể chênh lệch tùy theo lộ trình và thời điểm trong năm.

Ưu điểm đáng kể:

• Chi phí thấp, phù hợp hàng hóa khối lượng lớn
• Ít hạn chế về chủng loại hàng hóa
• Có thể vận chuyển hàng cồng kềnh, nặng
• Thân thiện với môi trường hơn

Nhược điểm:

• Thời gian vận chuyển lâu hơn
• Phụ thuộc vào thời tiết và điều kiện biển
• Thủ tục hải quan phức tạp hơn
• Cần thời gian chờ tàu và xếp dỡ

Bảng giá chi tiết theo trọng lượng và phương thức vận chuyển

Bảng giá hàng không (VNĐ/kg)

Lưu ý: Bảng giá mang tính chất tham khảo, giá sẽ thay đổi tùy thời điểm.

Bảng giá đường biển

LCL (Less than Container Load) – Hàng lẻ:

• 15-25 ngày: 35,000 – 55,000 VNĐ/kg
• 25-35 ngày: 28,000 – 45,000 VNĐ/kg

FCL (Full Container Load) – Nguyên container:

• Container 20ft: 25,000,000 – 35,000,000 VNĐ
• Container 40ft: 35,000,000 – 50,000,000 VNĐ

Chi phí trên chưa bao gồm phụ phí khu vực xa (2,000-5,000 VNĐ/kg), phí hàng đặc biệt (10-20% giá trị hàng hóa) và bảo hiểm (0.1-0.3% giá trị khai báo). Giá có thể biến động theo mùa, đặc biệt tăng 15-25% vào peak season từ tháng 10 đến tháng 2.

Quy trình gửi hàng từ Nhật về Việt Nam từng bước

Checklist chuẩn bị (5 bước quan trọng)

1. Kiểm tra hàng cấm và hạn chế: Tham khảo danh sách hàng hóa không được phép vận chuyển
2. Chuẩn bị giấy tờ: Hóa đơn mua hàng, giấy tờ tùy thân, thông tin người nhận
3. Đóng gói chuyên nghiệp: Sử dụng thùng carton chắc chắn, vật liệu chống sốc
4. Chọn dịch vụ phù hợp: So sánh giá cả, thời gian và độ tin cậy
5. Ước tính chi phí tổng: Bao gồm cước phí, thuế và phụ phí

Quy trình thực hiện (4 bước với timeline)

Ngày 1-2: Liên hệ và báo giá Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa để nhận báo giá chính xác. Thời gian này cần chuẩn bị đầy đủ thông tin về trọng lượng, kích thước và loại hàng.

Ngày 3-4: Xác nhận và thanh toán Xác nhận dịch vụ, ký hợp đồng và thanh toán. Một số công ty yêu cầu thanh toán trước 100%, số khác chỉ cần đặt cọc 50-70%.

Ngày 5-7: Thu gom và xử lý Nhà cung cấp thu gom hàng hóa, kiểm tra, đóng gói và làm thủ tục xuất khẩu. Giai đoạn này có thể kéo dài nếu cần giấy phép đặc biệt.

Ngày 8 trở đi: Vận chuyển và giao hàng Hàng hóa được vận chuyển theo phương thức đã chọn. Khách hàng nhận mã tracking để theo dõi và chuẩn bị nhận hàng.

Tracking và nhận hàng

Mã vận đơn được cung cấp sau khi hàng xuất phát. Sử dụng website hoặc ứng dụng của hãng vận chuyển để theo dõi real-time. Khi hàng đến Việt Nam, hải quan sẽ kiểm tra và thông báo nếu cần thủ tục bổ sung.

Quy định về hàng hóa được phép và cấm vận chuyển

Hàng hóa được phép vận chuyển

Không điều kiện (20 mặt hàng phổ biến): Quần áo, giày dép, mỹ phẩm cá nhân, sách vở, đồ chơi trẻ em, thiết bị điện tử cá nhân, thực phẩm khô đóng gói, đồ gia dụng, phụ kiện thời trang, đồng hồ, túi xách, kính mắt, trang sức, đồ thể thao, linh kiện điện tử, CD/DVD, đồ văn phòng, đồ lưu niệm, tranh ảnh, và thiết bị y tế cá nhân.

Có điều kiện: Thuốc không kê đơn (cần đơn thuốc), thực phẩm tươi sống (cần giấy phép kiểm dịch), thực vật (cần chứng nhận kiểm dịch), động vật nhồi bông (cần chứng nhận), rượu bia (hạn mức và thuế cao), thiết bị viễn thông (cần chứng nhận tương thích).

Hàng hóa bị cấm và hạn chế

Cấm tuyệt đối (15 mặt hàng): Vũ khí, đạn dược, chất nổ, chất phóng xạ, ma túy, tiền giả, hàng vi phạm bản quyền, động vật sống, thực vật có hạt giống, thuốc kê đơn, hóa chất độc hại, pin lithium lỏng, áp suất cao, chất lỏng dễ cháy, và sản phẩm khiêu dâm.

Hạn chế vận chuyển (10 mặt hàng): Laptop (giới hạn 2 máy/người), điện thoại di động (khai báo thuế), camera chuyên nghiệp, đồng hồ đắt tiền, trang sức vàng bạc, thuốc lá (hạn mức 200 điếu), rượu mạnh (hạn mức 1.5 lít), thực phẩm chế biến, mỹ phẩm và thiết bị y tế.

⚠️ Cảnh báo quan trọng: Vi phạm quy định có thể dẫn đến phạt tiền 5-50 triệu VNĐ, tịch thu hàng hóa, hoặc xử lý hình sự tùy mức độ nghiêm trọng. Luôn khai báo trung thực để tránh rủi ro pháp lý.

Mẹo tiết kiệm chi phí vận chuyển hiệu quả

6 kỹ thuật tối ưu đóng gói

1. Giảm volumetric weight: Sử dụng thùng vừa đủ, loại bỏ không gian thừa. Công thức tính: Dài x Rộng x Cao (cm) / 5000 = trọng lượng tính cước
2. Chọn hộp phù hợp: Thùng carton 5 lớp cho hàng nặng, 3 lớp cho hàng nhẹ
3. Gộp hàng thông minh: Gộp nhiều đơn hàng nhỏ thành một lô lớn để được giá tốt hơn
4. Sử dụng vật liệu nhẹ: Thay xốp bằng giấy báo, bubble wrap mỏng
5. Đóng gói chuyên nghiệp: Bao bì chắc chắn giúp tránh phụ phí do hư hỏng
6. Loại bỏ bao bì thừa: Mở hộp sản phẩm, chỉ giữ lại phần cần thiết

5 thời điểm tối ưu gửi hàng

1. Tránh peak season (tháng 10-2): Giá có thể tăng 20-30%
2. Cuối tháng: Nhiều hãng có chương trình khuyến mãi để đạt doanh số
3. Thứ 2-4: Tránh weekend khi dịch vụ có thể bị gián đoạn
4. Ngoài lễ Tết: Tránh giai đoạn 15 ngày trước và sau Tết Nguyên Đán
5. Đầu quý: Một số hãng có giá ưu đãi cho quý mới

💡 8 mẹo thực chiến từ khách hàng kinh nghiệm:

• So sánh giá ít nhất 3 nhà cung cấp
• Đàm phán giá khi gửi thường xuyên
• Sử dụng dịch vụ gộp hàng của cộng đồng
• Theo dõi tỷ giá để chọn thời điểm thanh toán
• Mua bảo hiểm cho hàng giá trị cao
• Chụp ảnh hàng hóa trước khi gửi
• Lưu giữ tất cả hóa đơn, chứng từ
• Liên hệ trực tiếp khi có vấn đề

Lưu ý khi gửi hàng từ Nhật về Việt Nam

Việc vận chuyển hàng hóa quốc tế luôn tiềm ẩn những rủi ro nhất định. Hiểu rõ và chuẩn bị phương án phòng ngừa sẽ giúp bạn có trải nghiệm vận chuyển thuận lợi.

Đóng gói đúng cách: Sử dụng thùng carton 5 lớp cho hàng nặng trên 10kg, thùng 3 lớp cho hàng nhẹ. Bọc bubble wrap cho đồ dễ vỡ, dùng giấy báo lót đáy và xung quanh để chống sốc. Dán băng keo chắc chắn ở tất cả mối nối, đảm bảo hộp không bị mở trong quá trình vận chuyển.

Chọn dịch vụ uy tín: Liên hệ các công ty vận chuyển có giấy phép kinh doanh hợp lệ, đánh giá tích cực từ khách hàng và hệ thống tracking minh bạch. Tránh những dịch vụ báo giá quá thấp so với thị trường vì có thể có phụ phí ẩn.

Khai báo đúng thông tin: Cung cấp chính xác họ tên, địa chỉ, số điện thoại của người gửi và nhận. Khai báo trung thực về loại hàng, trọng lượng, giá trị để tránh rắc rối với hải quan và đảm bảo bảo hiểm có hiệu lực.

Tìm hiểu về chi phí: Ngoài cước vận chuyển cơ bản, còn có thuế nhập khẩu (0-45% tùy loại hàng), thuế VAT (10%), phí hải quan (khoảng 200,000-500,000 VNĐ), và các phụ phí khác. Tổng chi phí thực tế thường cao hơn báo giá ban đầu 15-25%.

Ma trận rủi ro và biện pháp phòng ngừa

6 biện pháp phòng ngừa cụ thể:

1. Bảo hiểm hàng hóa (50,000-200,000 VNĐ): Mua bảo hiểm với mức bồi thường 100% giá trị khai báo
2. Tracking premium (0 VNĐ): Sử dụng dịch vụ theo dõi real-time miễn phí
3. Đóng gói chuyên nghiệp (100,000-300,000 VNĐ): Thuê dịch vụ đóng gói của công ty vận chuyển
4. Tư vấn thuế (200,000-500,000 VNĐ): Liên hệ chuyên gia để tính toán thuế chính xác
5. Hợp đồng rõ ràng (0 VNĐ): Đọc kỹ điều khoản và yêu cầu giải thích những điểm chưa rõ
6. Dự phòng tài chính (10-15% tổng chi phí): Để sẵn ngân quỹ xử lý phát sinh

Việc gửi hàng từ Nhật về Việt Nam không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng. Hãy tham khảo thông tin này để có trải nghiệm vận chuyển thuận lợi và tiết kiệm nhất.