Gửi Hàng Đi Nước Ngoài: Quy Trình & Thủ Tục Từ A-Z

Tổng Quan Dịch Vụ Gửi Hàng Đi Nước Ngoài Tại Việt Nam

Thương mại điện tử xuyên biên giới đang phát triển mạnh mẽ. Người Việt ở nước ngoài muốn nhận hàng từ quê nhà. Các shop online tìm cách mở rộng thị trường quốc tế. Nhu cầu gửi hàng ra nước ngoài tăng đột biến trong những năm gần đây.

Nhưng bạn có biết rằng nhiều người vẫn băn khoăn: “Gửi hàng đi nước ngoài có phức tạp không?” Câu trả lời phụ thuộc vào việc bạn hiểu rõ quy trình hay không.

Dịch vụ vận chuyển quốc tế phục vụ nhiều đối tượng:

1. Cá nhân gửi quà tặng cho người thân ở nước ngoài
2. Kiều bào và du học sinh cần nhận đồ dùng từ Việt Nam
3. Chủ shop online kinh doanh sản phẩm xuất khẩu
4. Doanh nghiệp nhỏ muốn tiếp cận thị trường toàn cầu

Ba kênh vận chuyển chính hiện nay là đường hàng không, đường biển và vận tải đa phương thức. Mỗi hình thức có ưu nhược điểm riêng về thời gian và chi phí.

Thực tế cho thấy khách hàng thường gặp những khó khăn sau:

• Thủ tục hải quan phức tạp, khó hiểu
• Lo ngại hàng hóa thất lạc hoặc hư hỏng
• Chi phí không minh bạch, phát sinh nhiều
• Sợ hàng bị giữ tại cửa khẩu

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước trong quy trình gửi hàng quốc tế. Chúng tôi sẽ phân tích chi tiết về chi phí, cách đóng gói, thủ tục hải quan và các tuyến đường phổ biến. Cuối cùng, bạn sẽ biết cách chọn đơn vị vận chuyển uy tín để hành trình gửi hàng trở nên suôn sẻ.

Các Hình Thức Vận Chuyển Quốc Tế Phổ Biến

Tốc độ và chi phí luôn là hai yếu tố quan trọng nhất. Bạn cần hiểu rõ từng phương thức vận chuyển để đưa ra quyết định phù hợp.

Mỗi hình thức có đặc điểm riêng về thời gian di chuyển, mức giá và loại hàng hóa phù hợp. Việc lựa chọn đúng giúp bạn tối ưu cả ngân sách lẫn thời gian. Hãy cùng xem xét ba phương thức chính sau đây.

1. Chuyển Phát Nhanh Đường Hàng Không

Vận chuyển đường hàng không sử dụng máy bay để chuyển hàng giữa các quốc gia. Đây là lựa chọn ưu tiên khi bạn cần hàng đến nhanh.

Thời gian vận chuyển điển hình từ 3 đến 8 ngày làm việc. Thời gian này khá ổn định vì ít bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời tiết hay kẹt xe.

Ưu điểm nổi bật:

• Tốc độ giao hàng vượt trội
• Hàng hóa ít va đập trong quá trình vận chuyển
• Hệ thống theo dõi (tracking) chính xác
• Phù hợp với hàng có giá trị cao hoặc cần gấp

Nhược điểm cần lưu ý:

• Chi phí cao hơn đường biển từ 3-5 lần
• Giới hạn loại hàng (pin lithium, chất lỏng dễ cháy thường bị cấm)

Ví dụ: Bạn cần gửi hồ sơ visa khẩn cấp cho con đi du học. Đường hàng không là lựa chọn tối ưu. Hoặc bạn muốn gửi quà sinh nhật kịp thời cho người thân ở Mỹ, dịch vụ này sẽ đáp ứng yêu cầu.

Chi phí cho dịch vụ này sẽ được phân tích chi tiết ở phần sau. Nhưng nhớ rằng: thời gian là tiền bạc, và đôi khi trả thêm để được yên tâm là khoản đầu tư đáng giá.

2. Vận Tải Đường Biển

Vận tải đường biển là giải pháp kinh tế cho hàng hóa khối lượng lớn. Tàu container chở hàng qua các cảng biển quốc tế.

Thời gian vận chuyển dao động từ 25 đến 45 ngày, tùy thuộc vào tuyến đường. Ví dụ, tuyến Việt Nam – Mỹ (bờ Tây) mất khoảng 20-25 ngày, trong khi đến châu Âu có thể lên tới 35-40 ngày.

Ưu điểm đáng chú ý:

• Chi phí trên mỗi kilogram thấp nhất
• Phù hợp với hàng cồng kềnh, số lượng lớn
• Không giới hạn nhiều về loại hàng như đường hàng không
• Có thể vận chuyển hàng nguy hiểm (với thủ tục phù hợp)

Nhược điểm:

• Thời gian lâu, không hợp với hàng cần gấp
• Khó dự đoán chính xác ngày đến
• Có thể bị delay do thời tiết, thủ tục cảng

Hai hình thức phổ biến là FCL (Full Container Load) và LCL (Less than Container Load). FCL nghĩa là bạn thuê nguyên container, thích hợp khi hàng đủ lớn. LCL là gom hàng với người khác, phù hợp với lô hàng nhỏ lẻ.

Khi nào nên chọn đường biển? Nếu bạn xuất khẩu nội thất, máy móc, hoặc hàng tiêu dùng số lượng lớn mà không vội về thời gian. Một doanh nghiệp vừa và nhỏ xuất 500kg hàng thủ công mỹ nghệ sang Mỹ sẽ tiết kiệm đáng kể khi chọn LCL.

Phần “Mẹo tiết kiệm chi phí” sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách tối ưu khi sử dụng dịch vụ này.

3. Vận Chuyển Đa Phương Thức

Vận chuyển đa phương thức (multimodal transport) kết hợp nhiều hình thức vận tải trong một hành trình. Ví dụ: đường biển + đường bộ, hoặc đường hàng không + đường sắt.

Tại sao hình thức này xuất hiện? Để tối ưu hóa cả chi phí lẫn thời gian. Mỗi phương thức vận tải có thế mạnh riêng tại từng giai đoạn.

Ưu điểm:

• Cân bằng giữa chi phí và thời gian giao hàng
• Tận dụng thế mạnh của từng phương thức
• Linh hoạt với nhiều loại hàng hóa
• Tiếp cận được những địa điểm khó khăn

Ví dụ thực tế: Hàng từ Việt Nam đi Mỹ bằng đường biển đến cảng Los Angeles. Sau đó, chuyển sang vận tải đường bộ (last-mile delivery) để giao tận tay người nhận ở Texas. Cách này nhanh hơn toàn bộ đường biển nhưng rẻ hơn toàn bộ đường hàng không.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp có lô hàng lớn nhưng vẫn yêu cầu timeline cụ thể. Shop online xuất hàng định kỳ cũng nên cân nhắc để tối ưu lợi nhuận.

Quy Trình Gửi Hàng Đi Nước Ngoài Từ A-Z

Hiểu rõ quy trình giúp bạn tránh sai sót. Sai sót nhỏ có thể dẫn đến chậm trễ giao hàng hoặc phát sinh chi phí không đáng có.

Quy trình gửi hàng quốc tế gồm 7 bước chính: tư vấn và báo giá, chuẩn bị hàng hóa, lấy hàng và nhập kho, khai báo hải quan xuất khẩu, vận chuyển quốc tế, hải quan nhập khẩu, và giao hàng tận nơi. Mỗi bước đều quan trọng.

Một nhà cung cấp uy tín sẽ hỗ trợ bạn gần như toàn bộ các khâu phức tạp. Công việc của bạn chủ yếu là cung cấp thông tin và chuẩn bị hàng hóa. Hãy cùng xem chi tiết từng bước.

Bước 1 – Tư Vấn Và Báo Giá

Bước đầu tiên là liên hệ với đơn vị vận chuyển. Bạn có thể gọi điện, nhắn tin qua Zalo, hoặc điền form trên website.

Thông tin cần chuẩn bị:

1. Loại hàng hóa (quần áo, thực phẩm, điện tử…)
2. Trọng lượng ước tính (kg)
3. Kích thước kiện hàng (dài x rộng x cao, tính bằng cm)
4. Quốc gia và thành phố đích
5. Thời gian mong muốn nhận hàng

Sau khi cung cấp thông tin, bạn sẽ nhận được nhiều lựa chọn. Ví dụ: gói express (nhanh, giá cao) hoặc economy (chậm hơn, giá rẻ hơn). Mỗi gói đi kèm với báo giá và thời gian dự kiến (ETA – Estimated Time of Arrival).

Lưu ý quan trọng: Hãy hỏi rõ về phí ẩn và phụ phí. Một số đơn vị có thể tính thêm phí vùng xa, phí nhiên liệu, hoặc phí đóng gói. Phần “Chi phí & phí phát sinh” sẽ giải thích chi tiết hơn.

Bước 2 – Chuẩn Bị Hàng Hóa Và Giấy Tờ

Sau khi chốt dịch vụ, bạn cần chuẩn bị hàng hóa. Đóng gói sơ bộ tại nhà để bảo vệ hàng trong quá trình vận chuyển đến kho.

Giấy tờ cần thiết:

1. Khách hàng cá nhân: Thường chỉ cần CMND/CCCD và số điện thoại. Với một số loại hàng đặc biệt (thuốc, mỹ phẩm), có thể cần thêm giấy tờ nguồn gốc.
2. Doanh nghiệp: Cần có giấy phép kinh doanh, hóa đơn VAT (nếu có), và các chứng từ liên quan đến hàng hóa.

Khai báo nội dung và giá trị hàng hóa phải chính xác. Khai cao quá có thể bị đánh thuế nhiều. Khai thấp quá có thể gặp rắc rối với hải quan. Một số quốc gia rất nghiêm khắc về việc này.

Ví dụ: Bạn gửi một chiếc áo dài trị giá 2 triệu đồng (khoảng 85 USD) sang Mỹ. Khai đúng giá trị này để tránh rủi ro. Phần “Thủ tục hải quan” sẽ đi sâu vào vấn đề này.

Bước 3 – Lấy Hàng Và Nhập Kho

Nhân viên của đơn vị vận chuyển sẽ đến địa chỉ bạn cung cấp để nhận hàng. Họ sẽ cân đo và kiểm tra sơ bộ trạng thái hàng hóa.

Quy trình tại kho:

• Kiểm tra lại trọng lượng và kích thước chính xác
• Đóng gói lại chuyên nghiệp (nếu hàng cần bảo vệ thêm)
• Dán nhãn và tạo mã vận đơn (tracking number)

Mã vận đơn là “chìa khóa” để bạn theo dõi hàng. Lưu mã này cẩn thận. Bạn sẽ dùng nó để kiểm tra trạng thái hàng hóa theo thời gian thực qua website hoặc app.

Hệ thống tracking hiện đại cho phép bạn biết hàng đang ở đâu mọi lúc. Điều này tạo sự yên tâm tuyệt đối.

Bước 4 – Khai Báo Hải Quan Xuất Khẩu

Khai báo hải quan là bước bắt buộc trước khi hàng rời khỏi Việt Nam. Đơn vị logistics sẽ thay bạn làm việc này.

Các chứng từ cần có:

• Tờ khai hàng hóa xuất khẩu
• Invoice (hóa đơn thương mại)
• Packing list (danh sách đóng gói)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu cần thiết

Hải quan Việt Nam sẽ kiểm tra hồ sơ. Trong một số trường hợp, họ có thể mở kiện hàng để kiểm tra thực tế. Quá trình này thường mất từ vài giờ đến 1-2 ngày.

Vai trò của đơn vị logistics ở đây rất quan trọng. Họ biết cách điền tờ khai đúng, tránh các lỗi khiến hàng bị giữ lại. Bạn chỉ cần cung cấp thông tin chính xác theo yêu cầu.

Bước 5 – Vận Chuyển Quốc Tế

Sau khi thông quan, hàng bắt đầu hành trình quốc tế. Các mốc trạng thái bạn sẽ thấy trên hệ thống tracking:

• Rời kho: Hàng được chuyển ra khỏi kho xuất khẩu
• Loading: Hàng đang được xếp lên máy bay hoặc tàu
• In transit: Hàng đang trên đường đi

Thời gian di chuyển phụ thuộc vào phương thức bạn chọn. Đường hàng không mất 3-8 ngày. Đường biển mất 25-45 ngày. Đa phương thức nằm ở giữa.

Bạn có thể kiểm tra trạng thái bất cứ lúc nào qua tracking number. Một số đơn vị còn gửi SMS hoặc email thông báo khi hàng đến các mốc quan trọng.

Bước 6 – Hải Quan Nhập Khẩu Tại Nước Nhận

Khi hàng đến nước đích, nó phải qua hải quan nhập khẩu. Quá trình này gồm:

1. Khai báo thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan địa phương
2. Chờ kiểm tra (có thể kiểm tra ngẫu nhiên hoặc bắt buộc tùy loại hàng)
3. Tính và nộp thuế nhập khẩu (nếu có)

Về thuế nhập khẩu:

Mỗi quốc gia có quy định riêng. Người nhận thường là người chịu trách nhiệm nộp thuế. Tuy nhiên, một số dịch vụ cho phép người gửi trả trước (DDP – Delivered Duty Paid).

Thuế được tính dựa trên giá trị hàng hóa và mã HS (Harmonized System Code). Ví dụ: Mỹ miễn thuế với hàng dưới 800 USD. Úc miễn thuế dưới 1000 AUD (khoảng 650 USD).

Phần “Quy định từng nước” sẽ cung cấp thông tin chi tiết hơn về luật thuế của các thị trường phổ biến.

Bước 7 – Giao Hàng Tận Nơi (Door To Door)

Sau khi thông quan, hàng được chuyển cho đơn vị chuyển phát nội địa tại nước nhận. Đây gọi là “last-mile delivery” hoặc giao hàng chặng cuối.

Cách xác nhận giao hàng:

• Người nhận ký nhận trực tiếp
• Chụp ảnh bưu kiện đã giao
• Cập nhật trạng thái “Đã giao” trên hệ thống

Lưu ý: Người nhận cần đảm bảo có điện thoại bật máy và có mặt để nhận hàng. Nếu giao không thành công, có thể phát sinh phí lưu kho hoặc phí giao lại.

Một số dịch vụ cao cấp cho phép người nhận chọn khung giờ giao hàng cụ thể. Điều này rất tiện lợi cho người bận rộn.

Bảng Giá Và Cách Tính Chi Phí Gửi Hàng Đi Nước Ngoài

Chi phí là yếu tố quyết định cho nhiều người. Bạn cần hiểu rõ cách tính phí để lập ngân sách chính xác.

Giá cước vận chuyển quốc tế phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Không có một mức giá cố định cho tất cả trường hợp. Trọng lượng, kích thước, điểm đến, và loại hàng đều ảnh hưởng đến chi phí cuối cùng.

Hãy cùng phân tích chi tiết để bạn có thể ước tính chính xác chi phí cho lô hàng của mình.

Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Giá Cước

1. Trọng lượng thực tế vs Trọng lượng quy đổi:

Đơn vị vận chuyển sẽ tính phí dựa trên giá trị nào lớn hơn giữa hai loại trọng lượng này.

• Trọng lượng thực tế: Cân trực tiếp bằng cân (kg)
• Trọng lượng quy đổi (volumetric weight): Tính theo công thức: (Dài x Rộng x Cao) / 5000 (cho đường hàng không) hoặc 6000 (cho đường biển)

Ví dụ: Bạn gửi một thùng gối kích thước 50cm x 50cm x 50cm, trọng lượng thực 5kg.

Trọng lượng quy đổi = (50 x 50 x 50) / 5000 = 25kg

Vậy bạn sẽ bị tính phí cho 25kg, không phải 5kg.

2. Điểm đến:

Tuyến đường phổ biến thường có giá rẻ hơn do có nhiều chuyến bay/tàu. Vùng xa hoặc hải đảo có phụ phí riêng.

3. Phương thức vận chuyển:

• Đường hàng không: 150,000 – 300,000 VND/kg (tùy tuyến)
• Đường biển: 30,000 – 80,000 VND/kg (tùy tuyến)
• Express (DHL, FedEx): 400,000 – 800,000 VND/kg

4. Loại hàng hóa:

Hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ, hoặc hàng cần bảo quản đặc biệt có phụ phí.

5. Các phụ kiện:

• Đóng gói chuyên nghiệp: 50,000 – 200,000 VND/kiện
• Thu hộ tiền (COD): 1-3% giá trị đơn hàng
• Bảo hiểm: 0.5-2% giá trị hàng hóa
• Phí vùng xa: 20,000 – 100,000 VND/kiện

Bảng Giá Tham Khảo Các Tuyến Phổ Biến

Lưu ý: Đây là mức giá tham khảo, có thể thay đổi theo thời điểm. Liên hệ trực tiếp để có báo giá chính xác.

Lưu ý: Bảng giá chỉ mang tính chất tham khảo, giá cước có thể thay đổi tùy theo loại mặc hàng gửi, thời điểm gửi hàng và trọng lượng thực tế.

Xu hướng giá:

Càng gửi nhiều kilogram, đơn giá trên mỗi kg càng giảm. Điều này có nghĩa là gửi gộp sẽ tiết kiệm hơn gửi nhiều lần.

Các Khoản Phí Phát Sinh

Bên cạnh cước vận chuyển chính, bạn có thể phải trả thêm các khoản sau:

1. Phí nhiên liệu (Fuel Surcharge):

Thường chiếm 10-20% giá cước. Mức này thay đổi theo giá dầu thế giới.

2. Phí vùng xa (Remote Area Surcharge):

Áp dụng khi địa chỉ nhận hàng nằm ngoài khu vực trung tâm. Mức phí: 20,000 – 150,000 VND/kiện.

3. Phí hàng đặc biệt:

• Hàng quá khổ: 100,000 – 500,000 VND
• Hàng dễ vỡ: 50,000 – 200,000 VND
• Hàng cần bảo quản lạnh: thương lượng

4. Phí bảo hiểm:

Không bắt buộc nhưng nên mua. Chi phí: 0.5-2% giá trị hàng hóa. Ví dụ: hàng trị giá 10 triệu VND, bảo hiểm khoảng 50,000 – 200,000 VND.

5. Phí lưu kho:

Nếu người nhận không lấy hàng trong thời gian quy định (thường 3-7 ngày), sẽ phát sinh phí lưu kho: 10,000 – 50,000 VND/ngày.

Cách tránh bị “sốc” với phí phát sinh:

Trước khi chốt dịch vụ, hỏi rõ đơn vị vận chuyển về tất cả các khoản phí có thể phát sinh. Yêu cầu một bản báo giá chi tiết, ghi rõ từng khoản phí. Điều này giúp bạn tránh bất ngờ về chi phí.

Lưu ý: Bảng phụ phí chỉ mang tính chất tham khảo, không áp dụng đồng loạt cho tất cả đơn hàng/mặt hàng. Vui lòng liên hệ Hotline để kiểm tra phụ phí cụ thể cho đơn hàng của bạn.

Mẹo Tiết Kiệm Chi Phí Vận Chuyển

1. Gửi gộp nhiều đơn hàng:

Thay vì gửi 5 lần 10kg, hãy gộp thành 1 lần 50kg. Bạn sẽ được giá tốt hơn và tiết kiệm phí nhiên liệu.

2. Tối ưu đóng gói:

Dùng thùng vừa đủ, tránh thừa không gian. Điều này giảm trọng lượng quy đổi. Với ví dụ thùng gối ở trên, nếu bạn nén gối và dùng thùng 40x40x40cm, trọng lượng quy đổi chỉ còn 12.8kg thay vì 25kg.

3. Chọn dịch vụ economy khi không gấp:

Gói economy chậm hơn 2-3 ngày nhưng rẻ hơn 30-50%. Nếu không cần gấp, đây là lựa chọn thông minh.

4. Sử dụng đường biển cho hàng lớn:

Với hàng trên 50kg và không gấp, đường biển tiết kiệm đến 70% chi phí so với đường hàng không.

5. Tận dụng khuyến mãi:

Nhiều đơn vị có chương trình giảm giá vào các dịp lễ, tết. Theo dõi fanpage hoặc đăng ký nhận tin để không bỏ lỡ.

6. Khai giá trị hợp lý:

Khai đúng giá trị hàng hóa để tránh bị đánh thuế cao. Nhưng cũng đừng khai quá thấp vì sẽ gặp rắc rối nếu hải quan phát hiện.

Những mẹo này liên kết trực tiếp với phần phân tích về phương thức vận chuyển và quy định thuế đã đề cập ở trên.

Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Uy Tín

Chọn sai nhà cung cấp có thể dẫn đến nhiều rủi ro. Hàng mất, giao chậm, hoặc chi phí phát sinh là những hậu quả phổ biến.

Làm sao để biết một đơn vị vận chuyển có đáng tin không? Bạn cần một bộ tiêu chí khách quan để đánh giá. Đừng chỉ dựa vào quảng cáo hay giá rẻ nhất.

Tiêu Chí Đánh Giá Nhà Cung Cấp

1. Kinh nghiệm trong ngành:

Đơn vị hoạt động bao lâu? Ít nhất 3-5 năm kinh nghiệm cho thấy sự ổn định. Tín Phát Express thành lập năm 2020, đã có 5 năm phục vụ khách hàng.

2. Mạng lưới vận chuyển:

Có chi nhánh, đối tác ở các nước bạn cần gửi không? Mạng lưới rộng giúp giao hàng nhanh hơn và xử lý sự cố tốt hơn.

3. Mức giá cạnh tranh:

So sánh ít nhất 3 đơn vị. Nhưng nhớ rằng giá rẻ nhất không phải lúc nào cũng tốt nhất. Cân nhắc giữa giá và dịch vụ.

4. Chính sách bảo hiểm:

Đơn vị có bảo hiểm hàng hóa không? Mức đền bù như thế nào nếu hàng bị mất hoặc hư hỏng? Chính sách minh bạch là dấu hiệu tốt.

5. Công nghệ tracking:

Hệ thống theo dõi hàng hóa có dễ sử dụng không? Cập nhật có real-time không? Công nghệ tốt giúp bạn yên tâm hơn.

6. Chăm sóc khách hàng:

Hotline có hoạt động 24/7 không? Nhân viên có tư vấn tận tình không? Đọc review của khách hàng cũ để đánh giá.

7. Dịch vụ kèm theo:

Có hỗ trợ đóng gói, gom hàng, mua hộ không? Dịch vụ toàn diện giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Tại Sao Chọn Tín Phát Express

Tín Phát Express được thành lập với sứ mệnh mang đến trải nghiệm giao nhận tận tâm, an toàn và hiệu quả. Chúng tôi hiểu rằng mỗi kiện hàng đều mang theo kỳ vọng và tình cảm của khách hàng.

Lợi thế vượt trội:

• An toàn tuyệt đối: Quy trình đóng gói chuẩn quốc tế kết hợp bảo hiểm 100% giá trị hàng hóa. Nếu có sự cố, chúng tôi đền bù minh bạch theo quy định.
• Đúng hẹn trên 99%: Hệ thống quản lý vận hành tối ưu giúp duy trì tỷ lệ giao đúng tiến độ rất cao. Chúng tôi cam kết thời gian cụ thể và thực hiện đúng cam kết.
• Giá cước linh hoạt: Nhiều gói dịch vụ phù hợp với mọi nhu cầu và ngân sách. Từ express cho người cần gấp đến economy cho người muốn tiết kiệm.
• Hỗ trợ toàn diện từ A-Z: Đội ngũ tư vấn tận tâm hỗ trợ mọi khâu: gom hàng, mua hộ, thanh toán hộ, khai báo hải quan. Bạn chỉ cần cung cấp thông tin, phần còn lại để chúng tôi lo.
• Ứng dụng công nghệ AI: Tracking real-time qua website. Cập nhật trạng thái tự động qua SMS và email. Công nghệ giúp quy trình minh bạch và chuyên nghiệp.
• Mạng lưới quốc tế: Tập trung vào các tuyến chính như Mỹ, Úc, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan, Malaysia, Đài Loan. Đối tác tin cậy tại từng quốc gia đảm bảo last-mile delivery chất lượng.

Thông tin liên hệ:

• Chi nhánh 1: 42/45 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, TP HCM
• Chi nhánh 2: 20 Lý Nhân Tông, Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng
• Chi nhánh 3: 51 Ngõ 389 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội
• Hotline: 1900 4642
• Email: tinphatquocte.com@gmail.com

Ba chi nhánh chính tại Hà Nội, Đà Nẵng và TP HCM giúp chúng tôi phục vụ khách hàng trên toàn quốc một cách nhanh chóng.

Gửi Hàng Đi Nước Ngoài Có Cần Giấy Tờ Gì Không?

Câu hỏi này rất phổ biến, đặc biệt với những người lần đầu gửi hàng quốc tế. Câu trả lời phụ thuộc vào việc bạn là cá nhân hay doanh nghiệp.

Đối với khách hàng cá nhân:

Thủ tục rất đơn giản. Bạn chỉ cần:

• CMND hoặc CCCD (để xác nhận danh tính)
• Số điện thoại liên lạc
• Thông tin người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại)

Với hầu hết các loại hàng thông thường (quần áo, đồ gia dụng, quà tặng), bạn không cần giấy tờ phức tạp. Đơn vị vận chuyển sẽ lo phần còn lại.

Một số trường hợp đặc biệt:

• Thực phẩm: Cần giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu gửi số lượng lớn)
• Mỹ phẩm, thuốc: Cần giấy tờ nguồn gốc, đôi khi cần giấy phép từ Bộ Y tế
• Thiết bị điện tử có pin: Cần khai báo rõ loại pin (lithium ion, lithium metal)

Đối với doanh nghiệp:

Yêu cầu cao hơn một chút:

1. Giấy phép kinh doanh
2. Hóa đơn VAT (invoice)
3. Danh sách đóng gói (packing list)
4. Hợp đồng mua bán (nếu giá trị lớn)
5. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – cần thiết để hưởng ưu đãi thuế

Tin tốt là: đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Họ thậm chí có thể hỗ trợ làm một số loại giấy tờ thay bạn.

Phần “Giấy tờ hải quan” ở trên đã giải thích chi tiết hơn về từng loại chứng từ và cách sử dụng.

Rủi Ro Khi Gửi Hàng Đi Nước Ngoài Và Cách Phòng Tránh

Mỗi lô hàng đều tiềm ẩn rủi ro. Hiểu rõ các rủi ro giúp bạn chuẩn bị phương án dự phòng.

1. Rủi ro mất hàng:

Nguyên nhân:

• Nhầm lẫn trong quá trình phân loại
• Giao sai địa chỉ
• Hàng bị mất cắp

Cách phòng tránh:

• Chọn đơn vị uy tín có hệ thống tracking tốt
• Mua bảo hiểm hàng hóa
• Ghi rõ địa chỉ người gửi và người nhận
• Chụp ảnh hàng trước khi gửi làm bằng chứng

2. Rủi ro hư hỏng:

Nguyên nhân:

• Đóng gói không chắc chắn
• Va đập trong quá trình vận chuyển
• Hàng dễ vỡ nhưng không được ghi chú

Cách phòng tránh:

• Đóng gói kỹ càng với bubble wrap, xốp, giấy báo
• Dán nhãn “Dễ vỡ” (Fragile) nếu cần
• Chọn dịch vụ có đóng gói chuyên nghiệp
• Mua bảo hiểm

3. Rủi ro bị giữ tại hải quan:

Nguyên nhân:

• Khai báo không đúng
• Hàng cấm hoặc hạn chế nhập khẩu
• Thiếu giấy tờ cần thiết
• Nghi ngờ giá trị khai báo

Cách phòng tránh:

• Tìm hiểu kỹ quy định hải quan nước nhận
• Khai báo trung thực về nội dung và giá trị
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu
• Tham khảo danh sách hàng cấm của từng quốc gia

4. Rủi ro chậm trễ:

Nguyên nhân:

• Thời tiết xấu (bão, tuyết)
• Đình công tại cảng/sân bay
• Tắc nghẽn hải quan
• Lỗi hệ thống vận chuyển

Cách phòng tránh:

• Đặt hàng sớm, dự phòng thời gian
• Chọn phương thức nhanh nếu gấp
• Theo dõi tracking thường xuyên
• Liên hệ CSKH khi có dấu hiệu bất thường

5. Rủi ro chi phí phát sinh:

Nguyên nhân:

• Không hỏi rõ phí ẩn
• Trọng lượng thực tế lớn hơn ước tính
• Thuế nhập khẩu cao hơn dự kiến
• Phí lưu kho do không lấy hàng kịp

Cách phòng tránh:

• Yêu cầu báo giá chi tiết trước khi gửi
• Cân đo chính xác trước khi đưa ra ước tính
• Tìm hiểu mức thuế của nước đích
• Thông báo người nhận chuẩn bị lấy hàng

Tất cả các rủi ro trên đều có thể giảm thiểu bằng cách chọn một nhà cung cấp uy tín như đã phân tích ở phần “Lựa chọn nhà cung cấp”. Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ có kinh nghiệm xử lý và tư vấn cho bạn cách tránh những rủi ro này.

Kết Luận

Gửi hàng đi nước ngoài không còn là việc quá phức tạp nếu bạn hiểu rõ quy trình. Từ việc chọn phương thức vận chuyển phù hợp, chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, đến tính toán chi phí hợp lý – mỗi bước đều quan trọng.

Hãy nhớ những điểm chính:

• Hiểu rõ sự khác biệt giữa đường hàng không, đường biển và đa phương thức để chọn phương án tối ưu
• Chuẩn bị kỹ càng hàng hóa và giấy tờ để tránh chậm trễ
• Tính toán chi phí bao gồm cả phí phát sinh để không bị bất ngờ
• Chọn nhà cung cấp uy tín có kinh nghiệm và công nghệ hỗ trợ tốt
• Hiểu rõ rủi ro và cách phòng tránh để bảo vệ hàng hóa

Tín Phát Express luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình kết nối với thế giới. Với mạng lưới vận chuyển rộng khắp, công nghệ hiện đại, và đội ngũ tư vấn tận tâm, chúng tôi cam kết mang đến trải nghiệm gửi hàng an toàn, nhanh chóng và đáng tin cậy.

Liên hệ ngay với Tín Phát Express qua Hotline 1900 4642 hoặc truy cập website để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết cho nhu cầu gửi hàng quốc tế của bạn.