Gửi cà phê đi Mỹ: Bảng giá, quy định và Lưu ý quan trọng

Việt Nam là nhà cung cấp cà phê lớn thứ hai thế giới, sản lượng robusta xuất khẩu cao. Thị trường Mỹ luôn là điểm đến hàng đầu cho cà phê Việt Nam. Năm 2024, xuất khẩu cà phê Việt Nam sang Mỹ đạt 1.8 tỷ USD, tăng so với năm trước. Tuy nhiên, việc gửi cà phê sang Mỹ không đơn giản như gửi hàng thông thường.

Rất nhiều lô hàng cà phê bị từ chối tại cửa khẩu Mỹ đều do không tuân thủ đúng quy định FDA? Điều này khiến nhiều doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí và thời gian không cần thiết.

Tại Tín Phát Express, chúng tôi hiểu rõ những thách thức này. Với 5 năm kinh nghiệm chuyên về gửi hàng đi Mỹ, chúng tôi đã hỗ trợ hơn 2,000 lô hàng cà phê qua cửa khẩu thành công. Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về giá cước, quy định pháp lý, và những lưu ý thiết yếu giúp bạn gửi cà phê sang Mỹ an toàn và hiệu quả.

Tổng Quan Thị Trường Gửi Cà Phê Việt Nam – Mỹ 2025

Xu Hướng Thị Trường Cà Phê Việt – Mỹ 2025

Thị trường cà phê xuất khẩu từ Việt Nam sang Mỹ đang trải qua giai đoạn chuyển đổi mạnh mẽ. Theo báo cáo của Hiệp hội Cà phê Đặc sản Mỹ (SCA), nhu cầu cà phê robusta chất lượng cao tăng đều trong năm qua. Điều này tạo ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Năm 2025 đánh dấu những thay đổi quan trọng:

• Tăng trưởng nhu cầu cà phê specialty: Thị trường cà phê cao cấp tại Mỹ tăng so với 2024.
• Chính sách thuế quan mới: Mức thuế nhập khẩu cà phê từ Việt Nam giảm theo thỏa thuận thương mại song phương.
• Quy định EUDR ảnh hưởng gián tiếp: Mặc dù chỉ áp dụng cho EU, quy định này khiến nhiều nhà cung cấp Việt Nam nâng cao tiêu chuẩn sản xuất, gián tiếp cải thiện chất lượng cà phê xuất sang Mỹ.

Phân Loại Cà Phê Xuất Khẩu Sang Mỹ

Phân chia này dựa trên nhu cầu thực tế của thị trường Mỹ. Mỗi loại cà phê có yêu cầu riêng về đóng gói, bảo quản và thủ tục hải quan. Hiểu rõ đặc điểm từng loại giúp bạn lựa chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp và tối ưu chi phí.

Bảng Giá Chi Tiết Gửi Cà Phê Đi Mỹ 2025

Bảng Giá Cước Theo Trọng Lượng

Lưu ý: Giá đã bao gồm thuế VAT và phí xử lý cơ bản. Cập nhật tháng 9/2025. Bảng giá chỉ mang tính chất tham khảo, giá sẽ thay đổi theo thời điểm, mặt hàng và số Kg. Vui lòng liên hệ hotline để được báo giá chính xác nhất.

Cách tính giá này dựa trên trọng lượng thực tế hoặc trọng lượng quy đổi (whichever is higher).

Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Giá Cước

1. Điểm đến cụ thể tại Mỹ: Các thành phố chính như New York, Los Angeles, Chicago có giá cước thấp hơn 15-20% so với các vùng hẻo lánh. Phí giao hàng cuối cùng (last-mile delivery) dao động từ 50,000-150,000 VND/kiện.
2. Loại hình đóng gói: Đóng gói chuyên dụng cho cà phê (túi valve, hộp carton 5 lớp) có phụ phí 20,000-40,000 VND/kg. Đóng gói tiêu chuẩn có thể gây hư hỏng sản phẩm.
3. Thời điểm gửi hàng: Mùa cao điểm (tháng 10-12 và tháng 3-5) giá cước tăng 10-15%. Giai đoạn lễ hội Mỹ (Black Friday, Christmas) phụ phí thêm 25-30%.
4. Giấy tờ hải quan: Làm đầy đủ giấy tờ FDA, MSDS tiết kiệm 200,000-500,000 VND phí xử lý. Thiếu giấy tờ có thể phát sinh phí lưu kho tại cảng 50 USD/ngày.
5. Bảo hiểm hàng hóa: Tùy chọn bảo hiểm từ 0.5%-2% giá trị hàng hóa. Cà phê đặc sản nên mua bảo hiểm cao do rủi ro mất mát lớn.
6. Phí xăng dầu (BAF): Dao động theo giá dầu thế giới, hiện tại là 12-15% tổng cước phí. Được điều chỉnh hàng quý.
7. Phụ phí tiền tệ (CAF): Do tỷ giá VND/USD biến động, phụ phí 3-8% được áp dụng khi tỷ giá thay đổi trên 5% so với mức cơ sở.

Quy Định Pháp Lý Bắt Buộc Khi Gửi Cà Phê Sang Mỹ

Yêu Cầu FDA (Cục Quản Lý Thực Phẩm và Dược Phẩm Mỹ)

FDA là cơ quan quản lý nhập khẩu thực phẩm vào Mỹ, bao gồm cà phê. Mọi lô hàng cà phê đều phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của FDA.

• Đăng ký cơ sở sản xuất (Food Facility Registration): Nhà sản xuất cà phê phải đăng ký với FDA, có số đăng ký duy nhất. Quy trình mất 2-3 tuần, chi phí 200-300 USD
• Thông báo trước (Prior Notice): Mọi lô hàng phải thông báo trước cho FDA tối thiểu 2 giờ (hàng không) hoặc 4 giờ (đường biển). Thông tin bao gồm nguồn gốc, số lượng, điểm đến
• Nhãn mác tiêu chuẩn: Nhãn phải có đầy đủ thông tin dinh dưỡng, ngày sản xuất, hạn sử dụng bằng tiếng Anh. Format phải tuân thủ 21 CFR Part 101
• Kiểm tra chất lượng: FDA có thể lấy mẫu ngẫu nhiên để kiểm tra pesticide, aflatoxin, và các chất có hại khác. Chi phí kiểm tra 500-1,500 USD nếu phát hiện vấn đề

Danh Sách Giấy Tờ Bắt Buộc

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Phải có đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, mô tả sản phẩm chi tiết, giá trị, điều kiện thanh toán
2. Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Chứng từ vận chuyển chính thức, bao gồm thông tin container/chuyến bay, cảng xuất phát và đến
3. Danh sách đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết từng kiện hàng, trọng lượng, kích thước, cách đóng gói
4. Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): Chứng minh cà phê được sản xuất tại Việt Nam, do Phòng Thương mại cấp
5. Chứng nhận chất lượng (Quality Certificate): Từ phòng thí nghiệm được công nhận, chứng minh không có chất cấm
6. Chứng nhận fumigation (nếu có): Chứng minh đã xử lý côn trùng, nấm mốc trước khi xuất khẩu
7. Giấy phép nhập khẩu Mỹ (Import License): Người nhận tại Mỹ phải có, đặc biệt với cà phê hữu cơ
8. Bảo hiểm hàng hóa (Insurance Certificate): Không bắt buộc nhưng nên có để bảo vệ rủi ro

4 Lưu Ý Quan Trọng Tránh Rủi Ro Khi Gửi Cà Phê

Tiêu Chí Chất Lượng Cà Phê

Chất lượng cà phê quyết định 80% thành công của việc xuất khẩu. FDA rất nghiêm ngặt trong việc kiểm tra chất lượng, đặc biệt với các chỉ số an toàn thực phẩm.

• Độ ẩm tiêu chuẩn: Không vượt quá 12.5% cho cà phê nhân, 11% cho cà phê rang. Độ ẩm cao dẫn đến nấm mốc, aflatoxin vượt ngưỡng cho phép (20 ppb)
• Hạn sử dụng hợp lý: Cà phê nhân tối đa 24 tháng từ ngày thu hoạch, cà phê rang xay tối đa 12 tháng. Sản phẩm gần hết hạn có thể bị từ chối
• Không có tạp chất: Không được chứa đất, đá, gỗ, kim loại. Tỷ lệ tạp chất không quá 0.5% theo tiêu chuẩn SCA
• Chỉ số aflatoxin: Phải dưới 20 ppb (parts per billion). Đây là chỉ số gây ung thư, FDA kiểm tra rất kỹ

Quy Trình Đóng Gói Chuyên Nghiệp

1. Sử dụng túi nylon có van khí (valve bag): Loại túi chuyên dụng cho cà phê, có van một chiều để CO2 thoát ra mà không cho không khí vào. Giá thành cao hơn 20% nhưng bảo quản được 3-5 lần lâu hơn.
2. Đóng thùng carton 5 lớp: Thùng carton thường chỉ đủ cho vận chuyển nội địa. Vận chuyển quốc tế cần carton 5 lớp, chịu được độ ẩm và va đập. Kích thước tối ưu 40x30x25cm cho 10-15kg cà phê.
3. Sắp xếp và cố định bên trong: Sử dụng foam hoặc giấy báo để cố định túi cà phê, tránh xô lệch trong vận chuyển. Mỗi thùng không quá 20kg để dễ xử lý.
4. Dán nhãn và mã QR: Nhãn phải chịu nước, có đầy đủ thông tin người gửi-nhận, nội dung, trọng lượng. Mã QR giúp tracking dễ dàng hơn.

Lưu ý về vật liệu: Tuyệt đối không sử dụng túi nilon thường, thùng carton cũ, hoặc băng keo không chuyên dụng. Chi phí tiết kiệm ban đầu có thể dẫn đến tổn thất lớn khi hàng hóa bị hư hỏng.

Thủ Tục Hải Quan Chi Tiết

• Nộp hồ sơ trước 24 giờ: Hải quan Mỹ yêu cầu ISF (Importer Security Filing) phải nộp trước 24 giờ với hàng đường biển. Nộp muộn phạt tối thiểu 5,000 USD • Khai báo giá trị chính xác: Khai giá quá thấp để trốn thuế có thể bị phạt gấp 4 lần giá trị hàng hóa. Tham khảo giá thị trường tại ICE (Intercontinental Exchange)
• Phân loại HS Code đúng: Cà phê có nhiều mã HS khác nhau (0901.11, 0901.12, 0901.21, 0901.22), mỗi mã có thuế suất khác nhau • Thuê broker hải quan uy tín: Broker có license tại Mỹ sẽ xử lý mọi thủ tục. Chi phí 300-800 USD/lô nhưng tránh được rủi ro lớn

Tầm quan trọng của broker hải quan không thể thiếu. Họ am hiểu sâu về quy định, có hệ thống kết nối trực tiếp với FDA và CBP (Hải quan Mỹ). Một broker giỏi có thể giúp lô hàng qua cửa khẩu nhanh trong 2-4 giờ thay vì 2-3 ngày.

Tránh Những Sai Lầm Phổ Biến

Tổng kết, việc gửi cà phê sang Mỹ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng và tuân thủ nghiêm ngặt quy định. Những sai lầm nhỏ có thể dẫn đến tổn thất lớn. Chúng tôi khuyến nghị làm việc với đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm chuyên biệt về cà phê để đảm bảo an toàn tối đa.

Quy Trình 7 Bước Gửi Cà Phê Đi Mỹ Chuẩn 2025

Giai Đoạn Chuẩn Bị (2-3 tuần)

1. Đánh giá và chuẩn bị sản phẩm (7-10 ngày): Kiểm tra chất lượng cà phê theo tiêu chuẩn FDA, đo độ ẩm, test aflatoxin. Chuẩn bị mẫu đại diện gửi cho người nhận tại Mỹ xác nhận chất lượng.
2. Hoàn thiện giấy tờ pháp lý (10-14 ngày): Làm MSDS, đăng ký FDA facility (nếu chưa có), xin chứng nhận chất lượng từ phòng thí nghiệm được công nhận. Song song chuẩn bị hóa đơn thương mại, chứng nhận xuất xứ.

Giai đoạn chuẩn bị là nền tảng quyết định thành công. Vội vàng bỏ qua các bước này dẫn đến 90% trường hợp bị từ chối hoặc delay tại cửa khẩu. Thời gian đầu tư cho chuẩn bị sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí ở các bước sau.

Giai Đoạn Thực Hiện Vận Chuyển (1-2 tuần)

3. Đóng gói và giao hàng cho forwarder (1-2 ngày): Đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu, dán nhãn đầy đủ, chụp ảnh bằng chứng. Giao hàng cho công ty vận chuyển cùng với toàn bộ giấy tờ.
4. Gửi Prior Notice và booking vận chuyển (1-2 ngày): Forwarder sẽ booking chỗ trên máy bay/tàu biển, đồng thời gửi Prior Notice cho FDA. Bạn nhận được booking confirmation và tracking number.
5. Theo dõi hành trình và xử lý hải quan (3-7 ngày): Theo dõi hàng hóa qua tracking system, cung cấp thông tin bổ sung nếu hải quan yêu cầu. Broker tại Mỹ sẽ xử lý thủ tục nhập khẩu.

Trong giai đoạn này, sự phối hợp giữa các bên rất quan trọng. Bạn cần duy trì liên lạc thường xuyên với forwarder và người nhận để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Giai Đoạn Hoàn Tất (3-5 ngày)

6. Thông quan và giao hàng cuối (2-3 ngày): Sau khi hải quan Mỹ thông quan, hàng sẽ được giao đến địa chỉ người nhận. Thời gian phụ thuộc vào khoảng cách từ cảng đến điểm giao.
7. Xác nhận và thanh lý hồ sơ (1-2 ngày): Người nhận xác nhận đã nhận hàng đầy đủ, chất lượng tốt. Forwarder cung cấp chứng từ hoàn thành và hóa đơn cuối cùng.

Theo dõi và nhận hàng không chỉ đơn thuần là chờ đợi. Bạn cần chuẩn bị sẵn phương án xử lý nếu có sự cố (hàng delay, hư hỏng, hoặc thông tin sai lệch). Có plan B luôn giúp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.

So Sánh Các Phương Thức Vận Chuyển

Đường Hàng Không và Đường Biển

Phương thức nào phù hợp với cà phê cao cấp?

Khuyến nghị: Cà phê rang xay, specialty coffee nên chọn đường hàng không để giữ hương vị tốt nhất. Cà phê nhân, lô hàng trên 100kg nên chọn đường biển để tiết kiệm chi phí.

Làm thế nào để chọn carrier phù hợp?

Việc chọn hãng vận chuyển phụ thuộc vào 3 yếu tố chính: ngân sách, thời gian, và loại cà phê. Với cà phê thương mại (robusta, arabica thông thường), ưu tiên chi phí thấp và chọn đường biển. Với cà phê cao cấp hoặc đơn hàng gấp, đường hàng không là lựa chọn tối ưu dù chi phí cao hơn.

Phân Tích Rủi Ro và Cách Phòng Tránh Khi Gửi Cà Phê

6 Rủi Ro Chính Theo Mức Độ Nghiêm Trọng

1. Từ chối nhập khẩu do FDA (Mức độ: Cực nghiêm trọng): FDA từ chối 15-20% lô hàng cà phê từ Việt Nam do không đạt tiêu chuẩn an toàn thực phẩm. Tình huống điển hình: phát hiện aflatoxin vượt ngưỡng 20ppb, hàng bị tiêu hủy hoàn toàn.
2. Hư hỏng do điều kiện vận chuyển (Mức độ: Nghiêm trọng): 25% lô hàng bị ảnh hưởng chất lượng do nhiệt độ, độ ẩm cao. Cà phê bị mốc, nấm, mất hương vị, giảm giá 40-70%.
3. Thất lạc hoặc trễ giao hàng (Mức độ: Trung bình): 8-12% lô hàng gặp vấn đề logistics, delay 5-15 ngày so với kế hoạch. Ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của người nhận.
4. Phát sinh chi phí ẩn (Mức độ: Trung bình): Demurrage (phí lưu container), storage fee (phí lưu kho), examination fee (phí kiểm tra) có thể lên đến 2,000-5,000 USD/lô không báo trước.
5. Tranh chấp với người nhận (Mức độ: Thấp): 5% trường hợp xảy ra bất đồng về chất lượng, số lượng, hoặc thời gian giao hàng. Dẫn đến khó khăn trong thanh toán.
6. Biến động tỷ giá trong thời gian vận chuyển (Mức độ: Thấp): Tỷ giá USD/VND dao động 2-5% trong 2-4 tuần vận chuyển, ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng.

Tác động của những rủi ro này không chỉ là tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín, mối quan hệ kinh doanh lâu dài. Một lần thất bại có thể khiến khách hàng Mỹ mất niềm tin, khó khăn trong việc tìm kiếm đối tác mới.

4 Phương Án Phòng Tránh Hiệu Quả

1. Chọn đối tác vận chuyển uy tín và chuyên biệt: Làm việc với công ty có kinh nghiệm tối thiểu 3 năm trong lĩnh vực xuất khẩu cà phê, có office tại cả Việt Nam và Mỹ, hỗ trợ 24/7.
2. Mua bảo hiểm toàn diện: Bảo hiểm rủi ro 95-100% giá trị hàng hóa, bao gồm cả rủi ro từ chối nhập khẩu. Chi phí 1.5-2% giá trị hàng nhưng an tâm tuyệt đối.
3. Kiểm tra chất lượng độc lập: Kiểm tra aflatoxin, độ ẩm, thuốc trừ sâu tại phòng thí nghiệm quốc tế trước khi xuất khẩu. Chi phí 300-500 USD nhưng tránh được rủi ro hàng tỷ đồng.
4. Ký hợp đồng chi tiết và rõ ràng: Quy định cụ thể về chất lượng, thời gian giao hàng, trách nhiệm các bên, điều kiện thanh toán. Có điều khoản bất khả kháng để xử lý tình huống bất khả kháng.

Tầm quan trọng của việc chọn đơn vị uy tín không thể phóng đại. Trong ngành logistics cà phê, kinh nghiệm và mạng lưới quan hệ quyết định thành bại. Tín Phát Express với 5 năm chuyên sâu về cà phê xuất khẩu, đã xử lý thành công 98.5% lô hàng, luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam chinh phục thị trường Mỹ.

Gửi cà phê sang Mỹ là cơ hội kinh doanh tuyệt vời nhưng cũng đầy thách thức. Với thị trường trị giá 45 tỷ USD và nhu cầu cà phê Việt Nam ngày càng tăng, việc nắm vững quy trình và quy định là chìa khóa thành công.

Những điểm quan trọng cần nhớ:

• Tuân thủ nghiêm ngặt quy định FDA là bắt buộc
• Đầu tư vào chất lượng và đóng gói chuyên nghiệp
• Chọn đối tác vận chuyển có kinh nghiệm chuyên biệt
• Chuẩn bị kỹ càng giấy tờ và thủ tục pháp lý

Tín Phát Express cam kết đồng hành cùng bạn trong hành trình xuất khẩu cà phê sang Mỹ. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, mạng lưới đối tác uy tín và dịch vụ hỗ trợ toàn diện từ A-Z, chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và đạt được thành công bền vững.

Liên hệ ngay với Tín Phát Express:

• Hotline: 1900 4642
• Email: tinphatquocte.com@gmail.com
• Chi nhánh HCM: 43/45 Nguyễn Minh Hoàng, P.12, Q.Tân Bình
• Chi nhánh Đà Nẵng: 20 Lý Nhân Tông, Cẩm Lệ
• Chi nhánh Hà Nội: 51 Ngõ 389 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy