Cách nhận hàng từ nước ngoài gửi về qua FedEx

Bạn đang chờ đợi món hàng từ nước ngoài? Việc nhận hàng qua FedEx có thể trở nên đơn giản hơn nhiều khi bạn nắm rõ quy trình. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từ A đến Z cách nhận hàng từ nước ngoài gửi về về FedEx ngay dưới đây nhé!

Tổng quan về quy trình nhận hàng FedEx quốc tế

FedEx đã hoạt động tại Việt Nam từ năm 1994 và hiện chiếm khoảng 25% thị phần dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế. Với hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ được phủ sóng, FedEx mang đến sự tin cậy cho hàng triệu lô hàng mỗi năm.

Quy trình nhận hàng FedEx diễn ra qua 5 giai đoạn chính. Đầu tiên, hàng hóa rời khỏi nước ngoài và được vận chuyển qua mạng lưới toàn cầu. Tiếp theo, hàng đến Việt Nam và trải qua kiểm tra hải quan. Sau đó, bạn nhận thông báo về việc hàng đã đến và cần làm thủ tục. Bước thứ tư là hoàn tất các giấy tờ và thanh toán phí. Cuối cùng, bạn nhận hàng theo phương thức đã chọn.

Hướng dẫn theo dõi và kiểm tra trạng thái đơn hàng

Việc theo dõi đơn hàng giúp bạn chủ động chuẩn bị giấy tờ và sắp xếp thời gian nhận hàng. Thay vì chờ đợi thông báo, bạn có thể kiểm soát toàn bộ quá trình vận chuyển.

Cách sử dụng mã tracking number hiệu quả

Mã tracking FedEx có cấu trúc 12 chữ số, bắt đầu bằng số 1 hoặc 9. Ví dụ: 123456781234 hoặc 987654321098. Để tra cứu, bạn truy cập fedex.com/vn hoặc tải app FedEx trên điện thoại.

Khi nhập mã, hãy chắc chắn không có dấu cách hoặc ký tự đặc biệt. Nếu không tìm thấy thông tin, hãy đợi 24 giờ vì hệ thống cần thời gian cập nhật. Mẹo nhỏ: lưu mã tracking vào notepad điện thoại để tra cứu nhanh chóng.

Đọc hiểu thông tin trạng thái vận chuyển

Khi trạng thái hiển thị “Clearance in Progress”, bạn cần chuẩn bị giấy tờ ngay. Đây là lúc hàng đang được kiểm tra tại hải quan và cần thông tin từ bạn để tiếp tục quy trình.

Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ cần thiết

Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ quyết định 80% thành công trong quá trình nhận hàng. Thiếu bất kỳ giấy tờ nào cũng có thể khiến hàng bị giữ lại và phát sinh thêm chi phí lưu kho.

Giấy tờ bắt buộc cho cá nhân

• CMND/CCCD/Hộ chiếu: Phải là bản gốc và còn hiệu lực. Photocopy không được chấp nhận trong hầu hết trường hợp. Nếu bạn ủy quyền cho người khác nhận, cần có giấy ủy quyền có chứng thực.
• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Đây là giấy tờ quan trọng nhất, chứa thông tin về giá trị hàng hóa, mô tả chi tiết và thông tin người gửi-nhận. Kiểm tra xem tổng giá trị có khớp với số tiền bạn đã thanh toán không.
• Packing List: Danh sách đóng gói cho biết chi tiết từng món hàng, số lượng và trọng lượng. Đối chiếu kỹ với Commercial Invoice để tránh sai sót.
• Giấy ủy quyền: Nếu không thể nhận hàng trực tiếp, bạn cần viết giấy ủy quyền có xác nhận chữ ký và ghi rõ thông tin người được ủy quyền.

Hồ sơ bổ sung cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần thêm Giấy phép kinh doanh còn hiệu lực và Giấy ủy quyền của công ty có đóng dấu đỏ. Một số mặt hàng đặc biệt như thiết bị y tế, thực phẩm chức năng cần thêm giấy phép chuyên ngành từ Bộ Y tế.

Xử lý khi thiếu giấy tờ

Nếu thiếu giấy tờ, hãy liên hệ ngay với người gửi để bổ sung qua email. FedEx cho phép gửi tài liệu bổ sung qua email trong một số trường hợp. Tuy nhiên, điều này có thể kéo dài thời gian xử lý thêm 2-5 ngày làm việc.

Thủ tục hải quan chi tiết từng trường hợp

Hệ thống hải quan Việt Nam áp dụng quy trình khác nhau cho cá nhân và doanh nghiệp. Hiểu rõ điều này giúp bạn chuẩn bị đúng hồ sơ và tiết kiệm thời gian.

Quy trình hải quan cho hàng cá nhân

Cá nhân sử dụng tờ khai giấy và được hưởng mức miễn thuế 1 triệu VND cho mỗi lô hàng. Quy trình bao gồm 4 bước: nộp hồ sơ tại Chi cục Hải quan Nội Bài/Tân Sơn Nhất, chờ kiểm tra (1-2 ngày), thanh toán thuế (nếu có), và nhận hàng.

Thời gian xử lý trung bình là 2-5 ngày làm việc, tùy thuộc vào độ phức tạp của hàng hóa. Hàng đơn giản như quần áo, sách vở thường được xử lý nhanh hơn hàng điện tử hay thực phẩm.

Thủ tục hải quan cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp sử dụng hệ thống VNACCS (Vietnam Automated Cargo Clearance System) với tờ khai điện tử. Bạn cần có chữ ký số và tài khoản truy cập hệ thống.

Quy trình gồm: đăng nhập VNACCS, kê khai tờ khai, nộp hồ sơ điện tử, chờ thẩm định (4-6 giờ), thanh toán thuế online, và làm thủ tục thông quan. Ưu điểm là xử lý nhanh hơn và có thể theo dõi trạng thái real-time.

Xử lý hàng hóa đặc biệt

Hàng có giá trị trên 20 triệu VND cần thêm hồ sơ chứng minh nguồn gốc tiền và mục đích sử dụng. Hàng cấm/hạn chế như thuốc lá, rượu, mỹ phẩm cần giấy phép đặc biệt từ các bộ ngành liên quan.

Chi phí và cách tính thuế nhập khẩu

Hiểu rõ cấu trúc chi phí giúp bạn tính toán chính xác số tiền cần chuẩn bị và tránh bất ngờ khi thanh toán.

Các loại phí phải thanh toán

Công thức tính thuế cụ thể

Công thức tổng quát: Tổng chi phí = Giá trị hàng + Phí vận chuyển + (Giá trị tính thuế × Thuế suất) + ((Giá trị + Thuế) × VAT 10%) + Phí phụ

Lưu ý: công thức chỉ mang tính tham khảo, có thể thay đổi theo từng trường hợp cụ thể. 

Ví dụ 1: Hàng trị giá 500.000 VND

• Dưới mức miễn thuế → Chỉ trả phí xử lý 100.000 VND

Ví dụ 2: Quần áo trị giá 2.000.000 VND

• Thuế nhập khẩu: (2.000.000 – 1.000.000) × 20% = 200.000 VND
• VAT: (1.000.000 + 200.000) × 10% = 120.000 VND
• Tổng: 2.000.000 + 200.000 + 120.000 + 100.000 = 2.420.000 VND

Ví dụ 3: Điện thoại trị giá 10.000.000 VND

• Thuế nhập khẩu: (10.000.000 – 1.000.000) × 15% = 1.350.000 VND
• VAT: (9.000.000 + 1.350.000) × 10% = 1.035.000 VND
• Tổng: 10.000.000 + 1.350.000 + 1.035.000 + 200.000 = 12.585.000 VND

Phương thức thanh toán

Bạn có thể thanh toán bằng tiền mặt tại các văn phòng FedEx, chuyển khoản ngân hàng (miễn phí), hoặc thẻ tín dụng (phí 2-3%). Chuyển khoản được xử lý trong 2-4 giờ làm việc và là phương thức được khuyến khích nhất.

Các phương thức nhận hàng linh hoạt

FedEx cung cấp nhiều lựa chọn nhận hàng để phù hợp với lịch trình và nhu cầu của từng khách hàng.

Giao hàng tận nơi (Door-to-Door)

Đây là phương thức tiện lợi nhất với thời gian giao hàng từ 8:00-17:00 các ngày làm việc. Bạn cần có mặt để ký nhận và xuất trình giấy tờ tùy thân. Nếu không có mặt, nhân viên giao hàng sẽ để lại thông báo và hẹn giao lại.

Lưu ý rằng dịch vụ này chỉ áp dụng trong nội thành các thành phố lớn. Khu vực ngoại thành hoặc xa trung tâm có thể phát sinh phí giao hàng đặc biệt từ 100.000-300.000 VND.

Nhận hàng tại văn phòng FedEx

Bạn có thể đến trực tiếp văn phòng FedEx để nhận hàng trong giờ làm việc. Hàng được lưu miễn phí trong 5 ngày làm việc, sau đó tính phí lưu kho 50.000 VND/ngày.

Ưu điểm của phương thức này là được hỗ trợ trực tiếp từ nhân viên, kiểm tra hàng kỹ lưỡng trước khi nhận, và không lo ngại về việc giao hàng không thành công.

Dịch vụ Hold at Location

FedEx cho phép giữ hàng tại các điểm đối tác như bưu điện, cửa hàng tiện ích với phí 50.000-100.000 VND. Dịch vụ này phù hợp khi bạn không thể nhận hàng tại nhà hoặc văn phồng.

Kiểm tra và xác nhận hàng hóa

Việc kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký nhận là quyền lợi và cũng là trách nhiệm của bạn để bảo vệ quyền lợi của chính mình.

Quy trình kiểm tra trước khi ký nhận

Đầu tiên, kiểm tra bao bì bên ngoài xem có dấu hiệu rách, móp, ướt hay không. Chụp ảnh lại những vị trí bất thường làm bằng chứng.

Tiếp theo, đối chiếu với Commercial Invoice về số lượng, mô tả hàng hóa, và trọng lượng. Mở kiện hàng (nếu cho phép) để xác nhận chất lượng và đầy đủ các món hàng.

Cuối cùng, kiểm tra tình trạng từng sản phẩm, đặc biệt là hàng dễ vỡ như điện tử, thủy tinh, gốm sứ. Nếu phát hiện vấn đề, ghi chú lại trên biên bản giao nhận.

Xử lý khi phát hiện vấn đề

Nếu hàng bị hư hỏng hoặc thiếu, từ chối ký nhận và yêu cầu lập biên bản. FedEx có nghĩa vụ điều tra và xử lý khiếu nại trong vòng 10 ngày làm việc.

Đối với hàng có bảo hiểm, bạn có quyền được bồi thường theo giá trị khai báo. Thời hạn khiếu nại là 30 ngày kể từ ngày giao hàng, vì vậy hãy báo cáo ngay khi phát hiện.

Xử lý các tình huống đặc biệt

Trong quá trình nhận hàng, bạn có thể gặp phải những tình huống ngoài dự kiến. Biết cách xử lý giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Hàng bị giữ tại hải quan

Nguyên nhân thường gặp là thiếu hồ sơ, khai báo sai thông tin, hoặc hàng thuộc diện cần kiểm tra đặc biệt. Thời gian xử lý có thể kéo dài 5-15 ngày tùy tình huống.

Chi phí phát sinh bao gồm phí lưu kho (100.000 VND/ngày) và phí xử lý bổ sung (200.000-500.000 VND). Để tránh tình huống này, hãy chuẩn bị đầy đủ giấy tờ từ đầu và khai báo chính xác.

Thay đổi thông tin nhận hàng

FedEx cho phép thay đổi địa chỉ giao hàng hoặc người nhận với phí 200.000-400.000 VND. Bạn cần liên hệ hotline và cung cấp giấy ủy quyền có xác nhận.

Lưu ý rằng việc thay đổi chỉ được chấp nhận khi hàng chưa bắt đầu giao và phải trong cùng thành phố.

Hàng thất lạc hoặc trễ hẹn

Tỷ lệ thất lạc hàng của FedEx rất thấp (dưới 0.1%), nhưng nếu xảy ra, họ có trách nhiệm tìm kiếm trong 30 ngày. Nếu không tìm thấy, bạn được bồi thường theo giá trị khai báo hoặc tối đa 20 USD/kg.

Đối với trễ hẹn, FedEx hoàn lại phí vận chuyển nếu nguyên nhân từ phía họ và bạn có thể chứng minh thiệt hại cụ thể.

So sánh FedEx với các dịch vụ chuyển phát khác

Để giúp bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất, chúng ta hãy so sánh FedEx với các đối thủ chính tại thị trường Việt Nam.

FedEx vs DHL

DHL có ưu thế về tốc độ và dịch vụ khách hàng, nhưng FedEx thắng thế về giá cả và phạm vi phủ sóng. Nếu bạn ưu tiên tiết kiệm chi phí và hàng không quá cấp bách, FedEx là lựa chọn hợp lý.

FedEx vs EMS/ViettelPost

EMS và ViettelPost có giá rẻ hơn 30-50% so với FedEx nhưng thời gian giao hàng dài hơn (5-15 ngày). Thủ tục hải quan cũng phức tạp hơn do thiếu sự hỗ trợ từ nhân viên chuyên nghiệp.

FedEx phù hợp với hàng có giá trị cao, cần giao nhanh, trong khi EMS/ViettelPost thích hợp với hàng thông thường, không gấp.

Lưu ý quan trọng: Tín Phát Express hiện không cung cấp dịch vụ hỗ trợ nhận hàng FedEx. Tuy nhiên, chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ gửi hàng quốc tế với giá cước cạnh tranh, thời gian nhanh chóng và hỗ trợ tận tâm.

Nếu bạn cần gửi hàng từ Việt Nam đi Mỹ, Úc, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc và nhiều quốc gia khác, hãy liên hệ Tín Phát Express qua hotline 1900 4642 – 085 2311 096 hoặc email tinphatquocte.com@gmail.com để được tư vấn chi tiết về các gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn.